Организация и совершенствование ключевых бизнес-процессов организации

- создание полных и  согласованных моделей бизнес-процессов;

- автоматическое документирование  процессов;

- возможность использования  информации в других проектах, таких как реинжиниринг бизнес-процессов,  глобальное управление качеством,  проектирование корпоративных информационных  систем, функционально-стоимостной  анализ, имитационное моделирование  и др.;

- создание и управление  корпоративными знаниями и опытом.

Предприятия – лидеры российской экономики, использующие методологию  ARIS для описания, анализа и совершенствования деятельности: Автобанк, АгроХолдинг, Альфа-банк, Барклай-Холдинг, Белгородэнерго, Вымпелком, ДСК-2, ДОК-Тюмень, Лукойл, Лукойл Пермь, Лукойл ПермНефть, Лукойл ПермНефтеОргСинтез, ММБ, МСС, Никойл, ОЭМК, Пермская ГРЭС, ПНППК, Протек, Росбанк, РОСМЭН, Росуглесбыт, Русский Алюминий, Северная казна, Северсталь, Сибнефть, СибУр, СУАЛ, Сургутнефтегаз, СЦС, Собинбанк, Совинтел, ТД «Перекресток», ТНК, Тюменьэнерго, Шатура-Мебель, Энгельская мебельная фабрика, Энергомашкорпорация, Эрикссон Интернейшнл АБ, Юкос, Юнитранс, AVON / Россия, East Line и другие.

Таким образом использование таких специализированных инструментальных средств, как семейство ARIS, позволит эффективно применять процессный подход для разработки и совершенствования процессно-ориенированной системы управления предприятия, соответствующей нормам международных стандартов, таких как серия ИСО 9000, а также для автоматизации действий на предприятии [6].

Необходимо рассчитать эффективность  внедрения процессного подхода  на предприятии.

Следует выяснить не только стоимость покупки программы, но и затраты на ее установку, на подготовку необходимого компьютерного оборудования, а также дальнейшее обучение и  пользование.

Компанией разработчиком  представлены системные требования для установки программы.

 

Таблица 3 [22]

Системные требования для  установки программного обеспечения  ARIS Toolset 7.0.2.276433

Параметры	Требования
Платформа	Winall
Системные требования	Microsoft Windows NT / 2000 / XP Intel Pentium III 1 Ghz 256 MB RAM
HDB	200 MB
Язык интерфейса	Только английский
Язык моделирования	Английский, русский

 

На предприятии уже  установлена необходимая компьютерная техника, затраты на приобретение которой  уже были окуплены в июле 2008 года.

Представители компании-разработчика в России предоставляют услуги по обслуживанию данного программного обеспечения. Техническая поддержка  включает техническое сопровождение  установленных программных продуктов  семейства ARIS и информационно-методическое содействие сотрудникам предприятия  с целью обеспечения максимально  эффективного использования технологий ARIS.

Техническое сопровождение ARIS включает:

• Поставку в рамках оплаченного срока за техническую поддержку (обычно год) новых версий и релизов программных продуктов ARIS, приобретенных клиентом у компании-представителя или ее партнеров в соответствии со спецификацией.
• Предоставление предприятию, ответственному за эксплуатацию приобретенного программного обеспечения, телефона «горячей» линии для консультаций по вопросам эксплуатации ARIS. Консультации по телефонам «горячей» линии предоставляются в рабочие дни с 10 до 18 часов московского времени.
• Консультации представителей предприятия в офисе компании по вопросам эксплуатации программных продуктов ARIS.
• Доступ на FTP-сервер компании для получения новых версий, релизов, патчей.
• Получение представителями предприятия, ответственными за функционирование ARIS, консультаций по каналам электронной почты.
• Рассылка клиентам информационных сообщений о новых версиях и релизах программного продукта ARIS
• Также доступны новости по продуктам ARIS и ответы на часто задаваемые вопросы [22].

Оплата технической поддержки  производится раз в год на сумму 75000 рублей.

Таким образом покупка программного обеспечения будет стоить предприятию 280000 рублей, установка в соответствии с прайсом представителя – 12000 рублей, техническая поддержка (за год) – 75000 рублей. Затраты составят 367000 рублей в первый год, и далее по 75000 рублей в год.

Далее следует выяснить, какие показатели необходимо рассматривать  для оценки эффективности внедрения  программного обеспечения.

1. Показатели затрат ресурсов:

- времени (цикл, длительность, производительность, скорость выполнения  заказов);

- материальные (расходы средств,  материалов, бюджеты подразделений,  дебиторская и кредиторская задолженности,  объемы «замороженного» капитала  в виде складских запасов сырья  и неликвидов);

2. Затраты на брак:

- предупреждение на этапах  разработки производства;

- проведение альтернативных  расчетов, проектов и испытаний;

- отбраковка в процессе  производства;

- исправление, доработка  или переделка продукции (услуги), забракованной по результатам  контроля;

- замена и возврат брака,  компенсация потребителю понесенного  ущерба, а также транспортных  и таможенных расходов;

3. Затраты на обучение, подготовку, повышение квалификации  и аттестацию персонала;

4. Эффективность использования  ресурсов на единицу продукции:

- коэффициенты использования  оборудования, ресурсов, сырья, материалов, времени на проведение единицы  работ или услуг [16, стр. 247].

Основная сложность определения  эффективности внедрения заключается  в том, что для описания всех бизнес-процессов  предприятия требуется от 5 до 9 месяцев, так как каждый процесс представляет собой субъективный взгляд разработчика на его внутреннее содержание, и  соответственно, нет единого мнения об оптимальном конструкционном  составе и количестве процессов.

В то же время, следует отметить, что если рассматривать какой-то отдельно взятый простейший бизнес-процесс, то оценить его эффективность  представляется возможным.

Рассмотрим процесс «Снабжение лесосырьем». Он характеризуется следующими функциями:

- отслеживание складских  остатков;

- формирование обобщенных  заявок подразделений;

- организация закупки  лесосырья;

- организация доставки  лесосырья;

- отслеживание поставок;

- обобщение информации  и формирование отчетных документов.

В ходе этого процесса на основании заранее поданных заявок, формируется партия сырья. Подъемные  конструкции загружают его в  вагоны, машинист, управляющий вагонами, перегоняет сырье непосредственно  на завод, где такие же подъемные  конструкции выгружают лес прямо  на линию конвейера, движущегося  к необходимому оборудованию по сортировке и обработке сырья. При вывозе сырья со склада и при ввозе  на завод происходит проверка необходимой  документации. Приведем эти этапы  с указанием времени, нужного  для исполнения каждого из них, в  таблице.

 

Таблица 4

Операции и время выполнения процесса «Снабжение лесосырьем» на деревообрабатывающем заводе ЗАО «АВА Компани»

Название операции	Время на выполнение, мин.
Проверка новых заявок (за день до ее исполнения)	4,8
Проверка складских остатков	3,2
Подгон вагонов к подъемной  конструкции	6,5
Проверка документов об оплате (напечатать чек)	1,5
Работа подъемной конструкции  по загрузке вагонов	11,4
Перегон сырья по ж/д ветке	22,7
Проверка документов об объеме поставки	1,5
Работа подъемной конструкции  по разгрузке вагонов	12
Движение по конвейеру  до сортировочного аппарата	1,3
Сортировка полученного  сырья	14
Итого	79,9

 

Известно, что на складе применяется  компьютерная техника для обработки  документации, которая имеет прямое соединение с компьютерами на заводе, откуда и поступают заявки.

Сами заявки оформляются  персоналом по шаблону и отправляются по внутренней электронной почте  на склад.

При установке программы  ARIS Toolset на эти компьютеры больше не возникнет необходимости оформлять и посылать  заявки на склад. Программа предусматривает автоматический ежедневный пересчет всех ресурсов в каждом подразделении. Персоналу на складе не нужно будет смотреть заявки с завода, программа сама составит график необходимых поставок с указанием нужного количества. Разумеется, если мощность производства увеличится или уменьшится, в программу можно внести коррективы для расчета необходимого количества сырья.

Таким образом, процесс занимающий 1,3 часа с помощью программного обеспечения  сократится на 8 минут или на 10%. Если предположить, что оформление документов и заявок некоторых процессов  на предприятии происходит вручную, то общие затраты по времени сократятся примерно на 10% при внедрении процессного  подхода, а с ним и нового программного обеспечения ARIS Toolset.

В рамках данной работы невозможно описать все бизнес-процессы предприятия  и оценить эффективность внедрения  процессного подхода по каждому  из них по существующим показателям  эффективности. Но на основании рассмотренного примера можно сделать вывод, что при внедрении программы  часть ресурсов времени удастся  сэкономить. Если учесть, что программа включает в себя и другие модули, подходящие для анализа всей деятельности предприятия, то она станет со временем незаменимой для руководителей, ведь проследить динамику за любой период по любой деятельности предприятия на основе более простых программ невозможно, тем более данная программа представит результаты анализа деятельности в графическом виде более наглядно, чем какая-либо другая.

Механизм оптимизации  бизнес-процесса

3. Моделирование потоков и построение схем процессов «TO-BE».

Исходя из описанных факторов, реорганизация  складского хозяйства была также  ориентирована в нескольких направлениях.

Регламентирование бизнес-процессов.

Так как к данному этапу уже  доступен список бизнес-процессов и известны среднестатистические нагрузки, приходящиеся на каждый процесс, то путем варьирования допустимых интервалов времени каждого процесса можно получать теоретический график общей загрузки. Моделирование осуществлялось средствами программы, написанной специалистами технической службы. В итоге численного моделирования были найдены оптимальные допустимые интервалы времени для каждого процесса, при которых минимизировался «пик» графика общей загрузки.

Изменение процедур поставки и отгрузки.

Провести выделение зон разгрузки, приемки, основного хранения, комплектации заказа и отгрузки.

Провести изменения в информационной системе (соединяющей склад и офис), а для сбытовых подразделений введена обязательная функция – указание планируемой даты и времени отгрузки заказа клиента. Теперь персонал склада, получив информацию о планируемых расходах, должен комплектовать заказ в зоне комплектации задолго до приезда клиента (и в большей степени во время низкой загруженности), таким образом, исключая время на поиск товара во время самой отгрузки.

Отдел снабжения нужно оязать информировать о планируемых сроках и объемах закупок и ежедневно корректировать данную информацию. Персонал склада, получив информацию о планируемых поставках, подготовит складские помещения под приемку груза, тем самым, исключая встречные потоки на одном складе.

Рис. 4.

Кроме того, так как задачу оптимизации  ставила служба маркетинга, то, как  и следовало ожидать, после внедрения  изменений в СМИ последовала  реклама, позиционированная на высоком  качестве обслуживания клиентов.

Таким образом, можно говорить о  том, что проблема, связанная с  двумя разными, но взаимосвязанными процессами: организация товародвижения и распределение товаров; изучение спроса на базе распределительного и  информационного подходов к маркетингу может быть решена при внедрении  и использовании эффективных  вариантов размещения, хранения и  транспортировки товаров с учетом требований конкретных рынков.

Исходя из вышеизложенного материала, можно сформулировать концепцию  модели взаимодействия маркетинга и  логистики как интегрированной  системы планирования и организации  предоставления в соответствующие  подразделения компании необходимого количества товаров нужного вида, в количестве, на которое предъявляется  обеспечивающий прибыль спрос, в  нужное время и место по оптимальным  ценам, охватывает все виды движения товаров.

Как следствие, модель является составной  частью концепции маркетинга и может  оказывать влияние на все сферы  бизнеса. Только при этом условии  она становиться эффективным  инструментом, регулирующим закупки, производство и распределение с позиций  рынка. Предпосылками для этого  являются:

1. Ориентирование предприятия на рынок.
2. Рассмотрение маркетинга как нормативной функции предприятия.
3. Организационное и функциональное объединение всех инструментов маркетинга.
4. Модель, как системное понятие, действует как единое целое,  и с учетом других функций маркетинга позволяет добиться:
5. Оптимального соотношения между расходами и повышением производительности, ориентируемым на рынок.
6. Обеспечить больший уровень надежности при определении уровня сервиса.