Подготовка к разработке управленческого решения

Непрерывно  действующий  либо  с  интервалами,  диктуемыми характером  запланированных  мероприятий,  мониторинг  позволяет своевременно фиксировать наметившиеся отклонения в ходе реализации плана.

Причиной  необходимости  корректировки  плана  может  стать  и изменившийся прогноз развития ситуации. Изменения  условий  реализации  плана,  особенно  при  наличии анализа  чувствительности  к  наметившимся  изменениям,  должны  быть проанализированы с целью определения наиболее вероятных изменений, которые они могут вызвать при реализации намеченного плана.

Результатом такого анализа должна стать адекватная корректировка плана  управляющих  воздействий,  обеспечивающая  наименьшее отклонение от поставленных целей, а при более благоприятном развитии ситуации и более полное достижение целей. 

Анализ  результатов  развития  ситуации  после  управленческих воздействий. 

Реализованный  план  управленческих  воздействий  или  его фрагмент,  представляющий  интерес,  должны  быть  подвергнуты тщательному  анализу  с  целью  оценки  эффективности  принятых управленческих решений и их реализации. 

Такой анализ должен определить: [9]

-  слабые  и  сильные  места  принятых  решений  и  планов  их реализации;

-  дополнительные  возможности  и  перспективы,  открывающиеся  в результате произошедших изменений;

-  дополнительные  риски,  которым  может  быть  подвергнуто достижение намеченных целей.

Эффективный  управляющий  должен  сделать  соответствующие выводы и  учесть их при принятии последующих решений. Безусловно, лучше  учиться  не  на  собственных  ошибках.  Но  если  собственные ошибки  уже  сделаны,  то  не  научиться  на  них,  не  сделать соответствующих выводов вдвойне неразумно.

Анализ результатов управленческих воздействий помимо "науки на будущее" может послужить основанием для новой оценки возможностей организации, причем необязательно в сторону их уменьшения. Если  результаты  анализа  заставляют  серьезно  задуматься  о возможном  развитии  ситуации  и  возникают  сомнения  в  правильности поставленных  целей,  то  возможно  переосмысление  и  изменение стратегии организации.

 

 

3.1. Краткая история создания  организации «ООО «Инфра-Трейд»

 

Организация ООО «Инфра-Трейд» была организованная относительно недавно. Созданию этой фирмы предшествовала реорганизация других предприятий, таким образом можно считать, что компания в своем первозданном виде функционирует с начала 90-х годов.

Организация работает в сфере оптово-розничной торговли. В частности предприятие занимается импортом: пива, минеральной воды, сокосодержащих и мультивитаминных натуральных напитков, продукты для японской кухни. ООО «Инфра-Трейд» импортирует продукцию из таких стран, как: Германия, Англия, Китай, Индия, Япония и пр. Компания на рынке занимает сильные позиции по экзотическим сортам пива и постоянно ищет новые продукты для расширения своего ассортимента.

Свою продукцию организация реализует на территории города Москвы и через дистрибьюторов по регионам России. В Москве сбыт организуется через ресторан, магазины розничные и сетевые, оптовые компании, работающие на территории Москвы и области. 

Организация ООО «Инфра – Трейд» относится к предприятию малого или микро бизнеса, так как штат компании менее 50 человек. Для небольшого оборота компании, на данный момент времени, такое количество человек является оптимальным.

Организация для успешной работы должна ясно осознавать концепции своего бизнеса, т. е. иметь предоставление и видах будущей деятельности и долгосрочных конкурентных позициях.

Миссия - основная общая цель организации, причина её существования.

Миссия предприятия «Инфра – Трейд» заключается в создании обширной сытовой сети, в которую должны войти, как предприятия Москвы, так и регионов России. Создание штата сотрудников способных выполнять поставленные задачи в тяжелых рыночных условиях хозяйствования. Постоянное расширение ассортиментного перечня товаров предлагаемых компанией, поиск новых продуктов, которые могут быть востребованы на рынке.

Цели вырабатываются для осуществления миссии. Различают цели общие, разрабатываемые для организации в целом, и специфические, разрабатываемые по основным видам деятельности на основе общих целей.

 

3.2. Разработка рекомендаций по совершенствованию технологий ПРУР в ООО «Инфра-Трейд»

 

В понятие «технология принятия решения» входят следующие элементы: 1) для чего делать (реализация идеи, решение проблемы); 2) что именно (количество и качество объекта); 3) с какими затратами (ресурсы); 4) как (по какой технологии); 5) кому (исполнители); 6) сроки (точное время реализации решения); 7) для кого (потребитель конечного результата решения); 8) кому (место, рынок на котором будет реализовано решение); 9) что это даст (экономический, социальный, экологический, технический эффект)? [рис. 3.1] [1] (Алгоритм технологии принятия решения)

 

Если в ходе выработки решения мы дадим на все эти вопросы, дав их количественную оценку, и увязать элементы в пространстве, во времени, по ресурсам и исполнителям, только в этом случае получится технология принятия решения. При этом нужно учесть требования и применить методы, рассмотренные ранее.

Технология – это совокупность методов и средств преобразования исходных материальных ресурсов, информации и других компонентов входа системы в товар и другие компоненты ее выхода. Основной ответ на который дает технология, - как делать, какими способом. Применительно к системе разработки управленческого решения на входе этой системы будут:

- совокупность  научных подходов:

- методы  анализа, прогнозирования, оптимизации  и экономическое обоснование  решения;

- требования  к качеству решения;

- информация, характеризующая необходимые для  принятия решения особенности  проекта, внешней среды и другие  данные.

 

На выходе системы разработки управленческого решения будет зафиксированное на каком-либо информационном носителе утвержденное решение, отвечающее требованиям входа. Процесс разработки управленческого решения является содержанием «черного ящика» - системы разработки решения. К процессу предъявляются следующие требования:

- качество  процесса, определяемое профессионализмом  лиц, принимающих решения (ЛПР), качеством  технических средств для принятия  решения, должно быть не ниже  качества выхода системы;

- организация  процесса разработки УР должна  отвечать принципам пропорциональности, непрерывности, параллельности, прямоточности, автоматичности, ритмичности, специализации.

- длительность  и стоимость процесса разработки  управленческого решения должны  быть минимальными при условии  соответствия уровня качества  решения предъявляемым требованиям.

Процесс разработки УР относится к разряду управленческих процессов. Напомним, что аналогично производственным процессам на основные, вспомогательные и обслуживающие подразделяются и управленческие процессы. Только здесь в качестве предмета труда выступает управленческое решение, информация, нормативно-технический и управленческий документ. Если операция направлена на изменение любого параметра управленческого труда, то этот процесс будет основным. К обслуживающим управленческим процессам относят процессы по накоплению, контролю передаче предмета труда. К вспомогательным все те, которые создают нормальные условия для протекания основных и обслуживающих процессов: изготовления, приобретение или ремонт средств технического оснащения и т.п.

Проектирование процессов осуществляется на основе анализа и разработки мер по углублению межпроизводственной, внутрипроизводственной, технологической и функциональной специализации. Факторами углубления специализации являются унификация, типизация и стандартизация операций, процедур, методов, информации и других элементов системы управления.

 

 

• 3.3.  Применение инициативно – целевых технологий в организации.

• ООО «Инфра – Трейд»

 

В ходе написания этой работы мы определили, что для предприятий численность персонала которых менее 100 человек могут использоваться следующие технологии ПРУР: Инициативно целевая, Регламентная и программно-целевая, приоритеты по выбору той или иной технологии располагаются именно в этой последовательности.

Как уже было сказано ранее компания «Инфра-Трейд» работает на рынке оптово-розничной торговли и импортирует пиво в Россию, которое потом распространяет в Москве, области и регионах.

Предположим, что компания собирается завести новый сорт пива, назовем условно назовем его «Фрух». Мы должны разработать технологию в условиям которой мы должны принять решение о том как организовать поставку пива и его реализацию. Для разработки технологии мы используем алгоритм разработки технологии ПРУР приведенный на рис. [3.1] [1].

Прежде всего рассмотрим процесс разработки с помощью инициативно целевой технологии ПРУР. Эта технология основана на выдаче заданий для разработки или реализации УР, без указания средств и методов их выполнения. Она рассчитана на инициативного и профессионального исполнителя, будь то менеджер или конкретный работник. Технология предусматривает разработку руководителем только конечной цели управления и сопутствующих ей задач, а также срока выполнения без указания механизма ее достижения. Для этой технологии свойственны следующие характеристики:

- управленческое  решение разрабатывается для  персонала компании численностью  не более 10 человек, чтоб возможные  неудачи не приносили больших  убытков компании;

- время  выполнения задания не должно  превышать одного месяца со  дня его выдачи, также во избежание  убытков;

- наличие  высокого уровня профессионализма  персонала или большого доверия  к нему со стороны руководителя;

- производство  новых товаров, услуг, информации  или знаний;

- наличие  устойчивых неформальных отношений  в коллективе, для ускорения получения  помощи в процессе выполнения  задания.

И так,   руководство компании приняло решение привести новый сорт пива.

Задачи:

-  выведение  нового бренда на уже существующий  рынок;

- обеспечить  представление этого сорта пива  в сетевых магазинах и сетевых  ресторанах;

- создание  положительного мнения о новом  пиве.

Используя инициативно – целевую технологию, руководство компании доводит эту цель до менеджеров, соответственно не сообщая каким образом поставленная цель-задача должна быть выполнена. В такой ситуации действия менеджера сводятся к разработке собственного процесса решения поставленных задач.

Моделируем ситуацию. Нам нужно начать работать с крупной сетью магазинов. Для этого менеджер самостоятельно разрабатывает план действий и реализует его. Предположим, что у нас есть два способа:

1. Выступить в непосредственные переговоры с руководством этой сети, что зачастую довольно проблематично.  И входе переговоров выбрать вариант сотрудничества, который устроил бы обе стороны.
2. Имея контакты с дружественными – партнерскими компаниями, у которых уже есть действующие контракты с сетями предложить новое пиво им, так как в такой ситуации мы теряем часть своих доходов, так как цена по которой мы отдаем пиво не на прямую в магазин, а через дистрибьютора  ниже, но получаем присутствие пива в сети магазинов, что и является нашей конечной целью.

Мы выбрали первый вариант и готовы самостоятельно вступить в переговоры с дирекцией сети магазинов. Для этого мы составляем предварительное коммерческое предложение, подготавливаем описание продукта с указанием его свойств и уникальных особенностей, возможно готовим образцы.

Если процесс переговоров прошел успешно, то мы выполнив цель начинаем заниматься вопросом контроля выполнения обязательств сторон.  Используя некоторые возможности марчендайзинга мы  отслеживаем движение продукта, его выкладку, проводим исследования потребительского спроса. Для улучшения качества продаж проводим рекламные компании и мероприятия по продвижению продукта на более обширный потребительский рынок.  

Таким образом, используя  инициативно – целевую технологию руководство данной компании («Инфра-Трейд») отдает решение задачи на откуп менеджеров. За счет своих профессиональных навыков менеджер самостоятельно моделирует ситуацию и ищет способы решения.

Ответственным за реализацию принятого решения в данной компании является менеджер, он определяет:

-  сроки  и параметры выполнения решения, при использовании инициативно  целевой технологии это время  ограничено месяцем;

-     ресурсы по средствам которых  будет реализован проект;

-     и наконец результат решения  должен полностью соответствовать  тем целям, которые были поставлены  начальством.