Аналитический и синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям

-       представительские расходы.

Аналитический учет по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами”  ведется по каждой авансовой выдаче.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер  № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71“Расчеты с подотчетными лицами”. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Работникам предприятия  выдаются из кассы предприятия наличные деньги на операционные, хозяйственные  и командировочные расходы. Средства на операционные и хозяйственные  расходы выдаются только ограниченному  распоряжением руководителя предприятия  кругу лиц в размерах и на сроки, определяемые руководителем по согласованию с учреждением банка, осуществляющим его кассовое обслуживание. С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности. Выдача денег под отчет оформляется и осуществляется расходным кассовым ордером. Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем предприятия.

Выдача из кассы подотчетным  лицам авансов на хозяйственные  расходы, служебные командировки и  на другие цели, а также возмещение работникам сумм расходов по проезду  в отпуск (при наличии льгот), расходов по переезду к новому месту работы и сумм причитающихся подъемных  в связи с этим оформляется  проводкой Дебет счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” Кредит счета 50 «Касса».

Зачисление в подотчет работнику стоимости полученной им чековой книжки оформляется проводкой  Дебет счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” Кредит счета 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами».

Списание стоимости переданных работникам - почтовых марок и марок  поисковым заявлениям в арбитраж или суд, транспортых путевок  или билетов, собственных акций, переданных для проведения операций по их реализации  оформляется проводкой Дебет счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” Кредит счета 56 «Денежные документы».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по Кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”  и Дебету счета 84 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 “Недостачи и потери от порчи ценностей”в  Дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”, если они могут  быть удержаны из заработной платы  работники или 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, когда они  не могут быть удержаны из заработной платы работника.

Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного  расчета по предыдущей подотчетной  сумме. После исполнения операции, для  которой были получены подотчет деньги, подотчетное лицо предоставляет  в бухгалтерию авансовый отчет  о расходах с приложенными к нему оправдательными документами, подтверждающими правильность расходов.

К авансовому отчету  при приобретении товароматериальных ценностей за наличные, прикладываются документы подтверждающие приобретение их и документы подтверждающие их оприходование на склад. Если материалы были сразу израсходованы в производстве (горюче смазочные материалы, канцтовары и другие), должны быть приложены требования с росписью получателей.

Выдача наличных денежных средств под отчет на командировки оформляется командировочным удостоверением  и расходным кассовым ордером, а так же оформлением приказа по предприятию .

Порядок расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам определен Инструкцией Минфина  СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС  “О служебных командировках в  пределах СССР”[19], письмом Минфина  РФ “О порядке возмещения командированным  работникам затрат за пользование постельными  принадлежностями в поездах”, письмом  Минфина РФ “ Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен”.

При командировке работников за границу им выдается аванс в  валюте страны командирования исходя из установленных законодательством  норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 “Касса” с Кредита счета 52 “Валютный  счет”. Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 “Касса” в  Дебет счета 71“Расчеты с подотчетными лицами”  и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте  по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением  оправдательных документов задолженность  подотчетных лиц списывают с  Кредита счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” в Дебет счета 26 “Общехозяйственные расходы” и других счетов (в зависимости  от вида расходов) по курсу на день представления  отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 “Прибыли и убытки”: положительную — на прибыль (Дебет счета 71 “Расчеты с  подотчетными лицами”, Кредит счета 80 “Прибыли и убытки”), отрицательную  — на убыток (Дебет счета 80 “Прибыли и убытки”, Кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”).

Бухгалтер, принимая авансовый  отчет, после логической и арифметической проверки должен проставить корреспонденцию  счетов. Авансовый отчет является первым накопителем проводок. Учитывая трудоемкость бухгалтерской обработки  авансовых отчетов в рыночных условиях к авансовому отчету прикладывается Справка-расшифровка.

Способ дальнейшей обработки  авансовых отчетов прямо зависит  от количества отчетов в течение  месяца. Если на предприятии большая  группа работников службы снабжения многократно в течение месяца получает из кассы наличные деньги в подотчет, то для получения оперативных данных о подотчетных суммах по каждому подотчетному лицу индивидуально открываются Карточки аналитического учета. По мере обработки кассовых отчетов суммы выданные отражаются в соответствующих карточках (по фамилии подотчетного лица) по Дебету счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” с Кредита счета 50 “ Касса ”, а по мере поступления авансовых  отчетов частные суммы из итоговой строки Справки-расшифровки заносятся в карточки с Кредита счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” в Дебет соответствующих счетов по строке соответствующей номеру авансового отчета. Списание согласно отчета задолженности подотчетного лица при наличии документов на оплату и приход оформляется проводками: Дебет счета 04 «Нематериальные активы» Кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” – нематериальных активов; Дебет счета 07 «Оборудование к установке» Кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”- оборудования; Дебет счета 10 «Материалы» Кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” – материалов; Дебет счета 12 «Малоценные и быстро-изнашивающиеся предметы» Кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” – малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в Дебет счетов: 50 “Касса”, 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках».

По окончании отчетного  месяца подводятся итоги во всех открытых карточках. После этого данные строки “Итого за месяц” из каждой карточки заносят отдельной строкой в  сальдо-оборотную ведомость счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”  и подводят в ведомости общий  итог за месяц. Поскольку счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” пассивно-активный сальдо может быть одновременно и  по дебету и по кредиту. После этого  подводятся итоги по всем графам каждого  листа сальдо-оборотной ведомости  и выводятся итоги по всей сальдо-оборотной  ведомости (по каждой графе). Ежемесячные  данные строки “Итого за месяц” по сальдо-оборотной  ведомости переносятся в регистр  счета 71“Расчеты с подотчетными лицами”.

Операции по расчетам с  подотчетными лицами находят свое отражение  в следующих бухгалтерских регистрах:

-     журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

-     главная книга;

-     иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

Для обобщения информации о всех видов расчетов с персоналом предприятия по ссудам выданным работникам предприятия, по удержаниям за хищения  и недостачи, по подписке на акции  и другие, кроме оплаты труда - предназначен счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”.

Счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” - активный, учет ведется в журнале-ордере № 8. К  счету открывается необходимое  количество субсчетов: 73-1 “Расчеты за товары, проданные в кредит”, 73-2 “Расчеты по предоставленным займам”, 73-3 “Расчеты по возмещению материального  ущерба”.

По дебету счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” отражают задолженность работников за переданные им ценности и выданные ссуды, а по кредиту – списание этой задолженности.

На субсчете 73-1 “Расчеты за товары, проданные в кредит”  учитывают расчеты с работниками  организации за товары, проданные  в кредит. Порядок учета этих расчетов зависит от выбора источников погашения  кредитов за товары, проданные в  кредит.

Предприятия, на которых лица, купившие товары в кредиит, и которые полностью возмещают торговым организациям суммы предоставленного ими покупателям кредита за счет кредита банка, при оплате банком соответствующих расчетных документов дебетуют счет субсчет 73 “Расчеты за товары, проданные в кредит” в корреспонденции со счетом 93 «Кредиты банков для работников». По мере удержания с работников очередных платежей указанные предприятия дебетуют счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с субсчетом 73 “Расчеты за товары, проданные в кредит”, после чего удержанные с работников суммы перечисляют в погашение кредитов банка (Дебет счета 93 “Кредиты банков для работников”, Кредит счета 51 “Расчетный счет”). 

На субсчете 73-2 «Расчеты по предоставленным займам» учитывают  расчеты с работниками по предоставленным  им займам (на индивидуальное жилищное строительство, приобретение садового домика). По Дебету субсчета 73-2 «Расчеты по предоставленным займам» отражается сумма предоставленного работнику  займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетный счет». Если средства выданы работнику непосредственно  банком в счет предоставленного предприятию кредита (без предварительного зачисления этих средств на расчетный счет предприятия), то записи по Дебету субсчета 73-2 «Расчеты по предоставленным займам» производится в корреспонденции со счетом 93 «Кредиты банков для работников».

На сумму платежей, поступивших  от работника – заемщика, субсчет 73-2 «Расчеты по предоставленным займам»  кредитуется в корреспонденции  со счетами 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимости от принятого порядка  платежа). Погашение кредитов банка  отражается во всех случаях по Дебету 93 «Кредиты банков для работников»  и Кредиту счетов учета денежных средств, с которых были получены.

На субсчете 73-3 “Расчеты по возмещению материального ущерба”  учитывают расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате хищения и недостач товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

В Дебет субсчета 73-3 “Расчеты по возмещению материального ущерба”  относятся суммы, подлежащие взысканию  с виновных лиц, с Кредита счетов 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 83 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценности), 28 «Брак в производстве»   (за   потери   от   брака   продукции).   По   Кредиту   субсчета

73-3 “Расчеты по возмещению  материального ущерба” записи  производятся в корреспонденции  со счетами: 50 «Касса», 51 «Расчетный  счет» – на суммы внесенных  платежей; 70 «Расчеты с персоналом  по оплате труда» – на суммы  удержаний из заработной платы; 84 «Недостачи и потери от порчи  ценностей» – на суммы списанных  недостач при отказе во взыскании  ввиду необоснованности иска.

Аналитический учет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” ведется по работникам предприятия. Учет операций по счету  выполняется по принципу “двойной записи”.  Итоговые данные из регистра переносятся в сводную сальдо-оборотную ведомость.

Для учета различных расчетов по операциям некоммерческого характера (учебными заведениями, научными организациями), с транспортными организациями  за услуги, оплачиваемые чеками, по депонированной заработной плате, по суммам удержаний  из заработной платы в пользу организаций  и отдельных лиц по исполнительным документам предназначен счет 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”.

Счет 76 “Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами” - активно-пассивный, учет ведется в журнале-ордере № 8.

Организации, не пользующиеся кредитами банка для погашения  задолженности своих работников за приобретенные ими товары в  кредит, на основании выданных этими  работниками поручений-обязательств удерживают суммы очередных платежей из начисленной работникам заработной платы (Дебет счета 70 “Расчеты с  персоналом по оплате труда”, Кредит счета 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”). Перечисленные  торговым организациям суммы удержаний  списываются в Дебет счета 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” с Кредита счетов учета денежных средств.