Анализ дебиторской и кредиторской задолженности

Проведение инвентаризаций осуществляется в порядке, предусмотренным Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь от 05.12.1995г. №54

В целях обеспечения контроля над сохранностью материальных и денежных средств и в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности инвентаризация производится в заранее определенные сроки.

Учет и использование бланков строгой отчетности ведется в соответствии с Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденного постановлением Минфина Республики Беларусь 21.02.2002 года № 21. Для этого в УКП разработаны и утверждены Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности и ответственные за сохранность и использования  бланков строгой отчетности. Контроль правильности оформления документов и соблюдения сроков представления внутренней отчетности возлагается на руководителей структурных подразделений.

В целях организации эффективного управления предприятием, повышения его финансовой деятельности на основе совершенствования действующей системы бухгалтерского учета, во исполнение статьи 6 Закона Республики Беларусь от 18.10 1994 года № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности (с изменениями и дополнениями), постановления Министерства Финансов Республики Беларусь от 17 апреля 2002 года № 62 «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», а также с учетом норм Типового плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 года № 50, Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина от 30.09.2011 года № 102, других актов законодательства по бухгалтерскому учету, отчетности и налогообложению, рекомендующих вопросы вариантного учета хозяйственных операций ввести в действие учетно-экономическую политику на 2012 год с 1 января 2012 года.

Учетная политика УКП ТЦ «Потсдам» в течение отчетного года изменениям не подлежит. При изменении в течение года действующего законодательства изменения в учетной политике происходит автоматически.   

Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц, принимающих решение. Иными словами, основой для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Первичный документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом, и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

• своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
• простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
• рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

 Создание носителей  первичной учетной информации (документов)- это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Внедрение в бухгалтерский учет автоматизации требует расширить представление о документе.

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;
2. дату составления документа;
3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
4. содержание хозяйственной операции;
5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7. личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств автоматизации, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций, включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе. В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем, или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий.

В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственных операций, а также контролирующий орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

при ручной обработке – дату записи в учетный регистр;

при обработке на вычислительной установке – оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

арифметически (подсчет сумм);

по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

Арифметическая проверка определяет правильность расчетов, произведенных в документах.

При проверке по содержанию проверяется законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники;

по месту возникновения – в тексте или в цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Неотъемлемым элементом учетной политики являются правила документирования операций, ведения учетных регистров, организации документооборота.

Документооборот – это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается применением наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижения первичной информации к месту ее обработки, а также предварительным планированием документооборота.

Для этого в УКП ТЦ «Потсдам»  разрабатывается и утверждается план документооборота, который содержит следующие разделы:

• формы первичного учета по труд и его оплате
• первичные документы по чет предметов труда и готовой продукции
• первичные документы по чет кассовых и расчетных операций

С целью обеспечения сохранности имущества, выявления внутрихозяйственных резервов, устранения причин и условий, способствующих хищениям и бесхозяйственности, целевого использования средств, соблюдения законности при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности, на предприятии организован внутрихозяйственный контроль.

Внутрихозяйственный контроль - составная часть ведомственного контроля, осуществляется ежедневно, непрерывно всеми должностными лицами предприятий в пределах их компетенций за обеспечением сохранности имущества, выявлением внутрихозяйственных резервов, устранением причин и условий, способствующих хищениям и бесхозяйственности, целевым использованием средств, соблюдением законности при осуществлении финансово - хозяйственной деятельности.

В УКП ТЦ «Потсдам» разрабатывается  Положение о внутрихозяйственном контроле в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 25 мая 2000г. №293 «О мерах по усилению ведомственного контроля в Республике Беларусь» в целях усиления оперативного контроля за деятельностью производственных подразделений сельскохозяйственных предприятий, успешного их функционирования, увеличения производства продукции и снижения ее себестоимости.

Ответственность за состояние внутрихозяйственного контроля возлагается на руководителя предприятия. Организатором внутрихозяйственного контроля в УКП ТЦ «Потсдам» является главный бухгалтер.

Как было установлено, основным приемом внутрихозяйственного контроля на данном предприятии является инвентаризация.

Система внутреннего контроля за сохранностью и оценкой товарно-материальных ценностей в УКП ТЦ «Потсдам» организована на должном уровне. Так, визуальное наблюдение за учетными работами в бухгалтерии позволили установить, что главный бухгалтер производит взаимную сверку учетных регистров между собой, контролирует правильность составления документов.