Анализ-контроль за формированием и состоянием запасов организации

Производственные запасы – запасы, находящиеся на предприятиях всех отраслей сферы материального  производства, предназначенные для  производственного потребления. Цель создания производственных запасов  – обеспечить бесперебойность производственного процесса

Товарные запасы – запасы готовой продукции у предприятий-изготовителей, а также запасы на пути следования товара от поставщика к потребителю, то есть на предприятиях оптовой, мелкооптовой и розничной торговли, в заготовительных  организациях и запасы в пути. 
Товарные запасы подразделяются, в свою очередь, на запасы средств производства и предметов потребления.

Производственные и товарные запасы подразделяются на текущие, страховые и сезонные.

Текущие запасы – основная часть производственных и товарных запасов. Они обеспечивают непрерывность  производственного и торгового  процесса между очередными поставками.

Страховые запасы – предназначены  для непрерывного обеспечения материалами  или товарами производственного  или торгового процесса в случае различных непредвиденных обстоятельств, например, таких как:

- отклонения в периодичности  и величине партий поставок  от предусмотренных договором;

- возможных задержек материалов  или товаров в пути при доставке  от поставщиков;

- непредвиденного возрастания  спроса.

Сезонные запасы – образуются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки.

Таким образом, можно заключить, что в настоящее время в  экономической литературе категория  запасов описана достаточно полно  и подробно. Однако необходимо выяснить насколько необходимы запасы для  предприятия, а также определить виды затрат, которые оно несет  в связи с содержанием запасов.

Политика накопления материальных запасов ведет к значительному  оттоку денежных средств предприятия из оборота. Зависимость эффективности производства от уровня и структуры запасов заключается в том, предприятие несет определенные затраты на обеспечение сохранности запасов.

В современных работах  по экономике предприятия и логистике  выделяют следующие основные виды затрат, связанные с созданием и содержанием  запасов:

 - коммерческие затраты – проценты за кредит; страхование; налоги на капитал, вложенный в запасы;

- затраты на хранение  – содержание складов (амортизация,  отопление, освещение, заработная  плата персоналу и т.д.); операции  по перемещению запасов;

- затраты, связанные с  риском потерь вследствие: устаревания,  порчи, продажи по сниженным  ценам, замедления темпов потребления  данного вида материальных ресурсов;

- потери, связанные с упущенной  выгодой от использования вложенных  в производственные запасы средств в другие альтернативные направления: увеличения производственной мощности; снижение себестоимости продукции; капиталовложения в другие предприятия.

Следует отметить тот факт, что анализ запасов многими учеными  сводится к анализу запасов сырья  и материалов. Однако общая величина запасов, отражаемых в разд. II баланса, включает запасы сырья и материалов, запасы готовой продукции и незавершенного производства.

Здесь следует сказать  о том, что Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально—производственных запасов" ПБУ 5/01 (п. 1.4) из категории  материально—производственных запасов исключается незавершенная производством продукции, между тем в балансе незавершенное производство отражается в качестве структурной составляющей категории "Запасы".

Международные стандарты  финансовой отчетности МСФО предлагают несколько другую интерпретацию классов материально—производственных запасов, так согласно МСФО 2 к запасам относятся: товары и другое имущество, предназначенные для перепродажи; готовая продукция, произведенная компанией; незавершенная продукция, включающая в себя сырье и материалы, находящиеся в производственном процессе.[7, с.80]

 Таким образом, следует отметить принципиальное различие в подходе к классификации материально—производственных запасов, принятой в международной и российской практике бухгалтерского учета, которое заключается в том, что сырье и материалы в классификации МСФО не выделяются отдельной категорией, в то время как в российской практике бухгалтерского учета сырье и материалы занимают особое место, чего нельзя сказать про незавершенное производство, которое ПБУ 5/01 не относит к материально—производственным запасам.

Таким образом, при многих положительных моментах создания запасов  предприятие несет значительные расходы по их формированию и содержанию. Для обеспечения бесперебойного процесса производства и реализации продукции при минимизации текущих  затрат по обслуживанию запасов осуществляется управление запасами.

1.2 Принципы формирования  запасов

Принципы формирования запасов:

• четкое определение нормативов по производственным запасам;
• минимум затрат на обслуживание текущих запасов;
• систематическое вовлечение запасов в годовой оборот;
• реальное отражение запасов в себестоимости продукции в условиях инфляции.

Также необходимо рассмотреть три  принципиальных подхода к формированию оборотных средств предприятия, в состав которых входят запасы – консервативный, умеренный и агрессивный.

Консервативный подход к формированию оборотных средств предусматривает не только полное удовлетворение текущих потребностей во всех их видах, но и создание высоких размеров их резервов на случай непредвиденных сложностей в обеспечении предприятия сырьем и материалами, ухудшения внутренних условий производства продукции и услуг и т.п. Такой подход гарантирует минимизацию операционных и финансовых рисков, но отрицательно сказывается на эффективности использования оборотных средств – их оборачиваемости и уровне рентабельности.

Умеренный подход к формированию оборотных  активов направлен на обеспечение  полного удовлетворения текущей  потребности во всех видах оборотных  средств и создание нормальных страховых  их размеров на случай наиболее типичных сбоев в ходе операционной деятельности предприятия. При таком подходе  обеспечивается среднее соотношение  между уровнем риска и уровнем  эффективности использования финансовых ресурсов.

Агрессивный подход к формированию оборотных средств заключается  в минимизации всех форм страховых  резервов по отдельным видам этих средств. При отсутствии сбоев этот подход обеспечивает наиболее высокий  уровень эффективности их использования. Однако любые сбои, вызванные действием  внутренних или внешних факторов, приводят к существенным финансовым потерям.

Таким образом, избранные подходы  к формированию оборотных средств предприятия, отражая различные соотношения уровня эффективности их использования и риска, в конечном счете, определяют сумму этих активов и их уровень по отношению к объему операционной деятельности.

Оптимизация объема запасов должна исходить из избранного типа политики формирования оборотных средств, обеспечивая  заданный уровень соотношения эффективности  их использования и риска. Процесс  оптимизации объема оборотных средств  состоит из трех этапов.

На первом этапе с учетом результатов  анализа оборотных средств в предшествующем периоде определяется система мероприятий по реализации резервов, направленных на сокращение продолжительности операционного, а в его рамках – производственного и финансового циклов предприятия.

На втором этапе на основе избранного типа политики формирования оборотных  средств, планируемого объема производства, реализации отдельных видов продукции  и вскрытых резервов сокращения продолжительности  операционного цикла оптимизируется объем и уровень отдельных  видов этих активов. Средством оптимизации  выступает нормирование периода  их оборота и суммы.

Основными из таких нормативов являются:

- система нормативов оборачиваемости  основных видов оборотных средств  и продолжительности операционного  цикла в целом;

- норматив собственных оборотных  средств предприятия;

- система коэффициентов ликвидности  оборотных средств;

- нормативное соотношение отдельных  источников финансирования оборотных  средств и другие.

На третьем этапе определяется общий объем оборотных средств предприятия на предстоящий период.

Потребность в отдельных видах  оборотных средств и их сумма  в целом существенно колеблется в зависимости от сезонных особенностей осуществления операционной деятельности, например когда в зимний период повышена потребность в оборотных средствах в форме запасов сырья. Поэтому в процессе управления оборотными средствами следует определять их сезонную составляющую, которая представляет собой разницу между максимальной и минимальной потребностью в них на протяжении года.

Хотя все виды оборотных активов  в той или иной степени являются ликвидными, общий уровень их срочной  ликвидности должен обеспечивать необходимый  уровень платежеспособности предприятия  по текущим финансовым обязательствам. В этих целях с учетом объема и  графика предстоящего платежного оборота должна быть определена доля оборотных активов в форме денежных средств, высоко- и среднеликвидных активов.

Отдельные виды оборотных активов  способны приносить предприятию  прямой доход в процессе финансовой деятельности в форме процентов  и дивидендов (краткосрочные финансовые вложения). Поэтому составной частью разрабатываемой политики является обеспечение своевременного использования  временно свободного остатка денежных средств для формирования эффективного портфеля краткосрочных финансовых вложений.

Все виды оборотных активов в  той или иной степени подвержены риску потерь. Так, денежные средства подвержены риску инфляционных потерь, краткосрочные финансовые вложения – риску потерь части дохода в  связи с неблагоприятной конъюнктурой финансового рынка, дебиторская  задолженность – риску невозвратности, запасы товарно-материальных ценностей  – потерям от естественной убыли  и т.п. Поэтому политика управления оборотными средствами должна быть направлена на минимизацию риска их потерь, особенно в условиях действия инфляционных факторов.

В зависимости от менталитета менеджеров сформированные принципы могут определять широкий диапазон подходов к финансированию оборотных активов – от крайне консервативного до крайне агрессивного.

Также особую роль играют принципы формирования фактической себестоимости поступивших материалов в соответствии с ПБУ 5/2001 ``Учет материально-производственных запасов''.

 

Таблица 1 Принципы формирования себестоимости запасов

№ п/п	Источник приобретения материалов	Документы	Правила определения фактической себестоимости
1	Приобретение за плату	Договоры, подтверждающие передачу прав собственности и факт их отчуждения	Исходя из суммы фактических  затрат организации на приобретение за исключением налога на добавленную  стоимость и иных, возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации)
2	Изготовление на предприятии	Документы, подтверждающие плановые и фактические расходы	Исходя из фактических  затрат, связанных с производством  данных запасов. Учет и формирование затрат на производство материальных ценностей осуществляются организацией в порядке, установленном для  определения себестоимости соответствующих видов продукции
3	Вклад в уставный капитал	Учредительный договор, документы, подтверждающие собственность и  факт ее отчуждения	Исходя из денежной оценки материалов, согласованной с учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством  Российской Федерации
4	Приобретение по договорам, предусматривающим исполнение обязательств неденежными средствами	Договоры, подтверждающие передачу прав собственности и факт их отчуждения	Исходя из стоимости товара, переданного или подлежащего  передаче организацией, установленной  на основе цены, по которой в сравниваемых обстоятельствах определяется стоимость  аналогичных товаров
5	Безвозмездное поступление	Договоры, подтверждающие передачу прав собственности и факт их отчуждения	Исходя из рыночной стоимости на дату оприходования материалов

В условиях инфляции выработана практика расчетов запасов FIFO (первый пришел, первый ушел) - стоимость запасов оценивается по ценам первичных закупок, тем самым себестоимость продукции несколько снижается, а прибыль получается выше.

1.3 Оптимизация запасов

Управление запасами заключается в решении двух основных задач:

• определение размера необходимого запаса, то есть нормы запаса;
• создание системы контроля за фактическим размером запаса и своевременным его пополнением в соответствии с установленной нормой.