Аспекты организации бухгалтерского учета и анализа денежных средств

     Главная касса предприятия торговли может осуществлять прием денежной выручки из операционных касс, сдачу ее в банк, выдавать деньги работникам на оплату труда, на хозяйственные нужды и так далее. Наличные деньги, полученные в кассу, расходуются на цели, на которые они получены (на выплату заработной платы, командировочные и другие расходы). Предприятия торговли могут иметь в кассе наличные денежные средства в пределах лимита их остатка. Сверхлимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выплаты заработной платы на срок не более трех рабочих дней, включая день получения денежных средств в банке.

     Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита для осуществления предстоящих денежных расходов. Всю денежную наличность сверх лимита они обязаны сдавать в банк.

     Лимит рассчитывается в зависимости от объема поступления средств в кассу, периодичности сдачи наличных денег в банк и др. Ниже приведены две формулы расчета лимита денежных средств в кассе.

     При наличии поступлений выручки в кассу:

                                                        L=         где                         (1)

     L – лимит остатка наличных денег в рублях;

    V – объем поступлений наличных денег за проданные товары за расчетный период в рублях;

     P – расчетный период, который определяется организацией самостоятельно, за который учитывается объем поступлений наличных денег.

 

     При отсутствии поступлений выручки в кассу:

                                                        L=,    где                                    (2)

     R – объем выдачи наличных денег;

     Nn – период между днями получения наличных денег по денежному чеку в банке;

     P – расчетный период, который определяется организацией самостоятельно, за который учитывается объем поступлений наличных денег.

 

     При принятии на работу, кассир должен быть ознакомлен под расписку с правилами ведения кассовых операций. Кассиру запрещается хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие предприятию. Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения необходимых условий сохранности денежных и других ценностей.

     Для работы с наличной иностранной валютой предприятие может иметь отдельное помещение для кассы. Если обороты с наличной иностранной валютой невелики, то разрешается совмещение кассы по операциям с национальной и иностранной валютами. Однако для хранения наличной иностранной валюты должен быть в наличии отдельный шкаф.

 

1.3.Документальное оформление операций  на расчетном счете организации

 

 

     В расчетных документах должны содержаться реквизиты: наименование расчетного документа, его номер, число, месяц и год его выписки; вид платежа; наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (УНП); наименование и место нахождения банка плательщика (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета; наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (УНП); наименование и место нахождения банка получателя (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета; назначение платежа с выделением отдельной строкой налога, подлежащего уплате, либо с указанием того, что налог не уплачивается; сумма платежа, обозначенная прописью и цифрами.

     Платежное поручение - документ, оформляющий поручение организации своему банку перевести сумму, указанную в документе, на счет получателя либо произвести депонирование указанной суммы для последующего перечисления средств на счет получателя. Оно действительно в течение 10 дней со дня его выписки и оформляется в трех экземплярах при совершении операции в рамках одного кредитного учреждения, в остальных случаях - в четырех экземплярах.

     Особое внимание в платежном поручении необходимо обращать на выделение суммы НДС. Если платежная сумма подлежит обложению НДС, то указывается сумма НДС; если вид платежа не подлежит обложению НДС, то следует отметить «НДС не облагается».

     Платежное требование - расчетный документ, который содержит требование кредитора к должнику (плательщику) произвести уплату денежной суммы через банк в соответствии с основным договором. Применяется для оформления расчетов за товары, выполненные работы и услуги в соответствии с договором организации с поставщиком. В платежном требовании отмечаются условие оплаты, срок для акцепта, дата вручения плательщику документов в соответствии с договором, а также наименование товара (выполненных работ и услуг), номер и дата договора, номера приемо-сдаточных документов с указанием даты их составления, подтверждающих поступление товара или приемку выполненных работ и услуг.

     Расчеты платежными требованиями осуществляются с предварительным акцептом и без акцепта плательщика. Акцептованным считается то платежное требование, по которому покупатель не заявил обслуживающей его кредитной организации обоснованный отказ от платежа в течение трех рабочих дней, установленных для акцепта. Такое платежное требование подлежит оплате со счетов плательщика на следующий рабочий день после истечения срока акцепта при условии наличия денежных средств. безакцептное списание денежных средств имеет место в случаях, установленных законодательством, и если такой порядок расчетов предусматривается условиями договора банковского счета. При этом в платежном требовании получатель средств проставляет «без акцепта» и дает ссылку на основание, по которому осуществляется взыскание платежа.

     Операции по расчетному  счету отражаются в учете на  основе банковской выписки.

   Выписка с расчетного счета - это второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ему банком.

    Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом (погашено). Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на "счет 76". Расчеты с разными дебиторами и кредиторами - субсчет 2 "Расчеты по претензиям", а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений.

     Списание денежных средств в бесспорном порядке со счетов плательщиков оформляется инкассовым поручением. Используется оно в случаях, установленных законом, в том числе при взыскании денежных средств органами, выполняющими контрольные функции; для взыскания по исполнительным документам; в случаях, если договором банковского счета предусматривается право обслуживающего банка производить списание денежных средств со счета плательщика без его разрешения. В инкассовом поручении во всех случаях должна быть дана ссылка на основании взыскания денежных средств в бесспорном порядке со счетов плательщика.

     Взнос наличными денежных средств на расчетный счет оформляется объявлением на взнос наличными, которое означает приказ организации принять на ее расчетный счет наличные деньги. Используется оно при сдаче выручки на расчетный счет, оплате банковских услуг наличными деньгами, при взносе уставного капитала в соответствии с учредительными документами, при внесении депонентских сумм и других операциях. Объявление заполняют в одном экземпляре с указанием источника взноса денежных средств. Оно состоит из трех частей: верхняя - остается в банке, средняя (квитанция) - передается кассиру, нижняя (ордер) - возвращается кассиру, но только после проведения банком соответствующей операции и вместе с банковской выпиской. Таким образом, объявление на взнос наличными используется для оформления сдачи наличных денег из кассы в банк, что является основанием для отражения таких хозяйственных операций бухгалтерскими записями: Дебет счета 51 «Расчетный счет» Кредит счета 50 «Касса».

     Получение денежных средств с расчетного счета в кассу оформляется денежным чеком, в котором указываются цели данной операции: выдача заработной платы, пособий, командировочных расходов, на хозяйственные нужды и др. Денежный чек подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Реквизиты чека полностью повторяются в корешке, который остается для подтверждения записей по кассовым операциям в учетных регистрах. Чеки содержатся в специальной чековой книжке, которая выдается по заявлению владельца счета. Чековые книжки являются бланками строгой отчетности и хранятся в сейфе организации.

 

 

2.Учет денежных средств  в  организации

 

2.1.Учет кассовых операций

 

 

      Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, в чековых книжках и т.д. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.

     Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 по согласованию с Министерством финансов РФ и введены в действие с 1 января 1999 г.

     Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

     Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером.

     Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

     Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации. (Приложение 3).

     При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно формируется машинограмма "Отчет кассира".

     В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

     В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе.

     Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтетическом счете 50 "Касса". В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 "Касса" могут быт открыты субсчета:

50-1 "Касса организации";

50-2 "Операционная касса";

50-3 "Денежные документы" и  др.

     На субсчете 50-1 "Касса организации" учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

     На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор  и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

      На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

     Рассмотрим учет денежных средств по кассе  организации на условных примерах.

          Пример 1. С расчётного счета организации сняты денежные средства –120000 рублей – для выплаты заработной платы. Не выданная в установленный срок заработная плата в сумме 20000 рублей  возвращена в банк на расчетный счет.

     Бухгалтерские проводки  будут иметь следующий вид:

     Таблица 1. Журнал  хозяйственных операций

Наименование хозяйственных  операций	Сумма	Дебет	Кредит
1.Отражена сумма снятых  с расчетного счета денежных  средств	120000	50	51
2.Отражена сумма выданной  заработной платы	100000	70	50
3.Отражена сумма заработной  платы, списанной на депонент	20000	76	70
4.Сумма денежных средств  возвращена в банк	20000	51	50