Аудит движения основных средств

Принятая организацией совокупность способов ведения бухгалтерского учета  основных средств должна быть отражена в учетной политике организации  для целей бухгалтерского учета.

Для целей бухгалтерского учета при определении состава  и группировки объектов основных средств следует руководствоваться  Общероссийским классификатором основных фондов (ОКОФ).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов, на счете 01 «Основные  средства» должны быть отражены все  основные средства организации, находящиеся  в эксплуатации, запасе, на консервации, в аренде, безвозмездном пользовании - ссуде, в доверительном управлении. [07]

При оценке сохранности и  проверке наличия основных средств  аудитор контролирует следующие моменты:

- имеется ли приказ  о назначении материально ответственных  лиц за сохранность основных  средств; 

- заключены ли договоры  о полной индивидуальной материальной ответственности;

- организована ли материальная  ответственность в отношении  арендованных основных средств; 

- установлены ли в помещениях  пожарно-охранные сигнализации;

- имеется ли приказ  о назначении постоянно действующей  инвентаризационной комиссии;

- закреплен ли в учетной  политике план проведения инвентаризаций основных средств;

- проводятся ли инвентаризации  основных средств при смене  материально ответственного лица.

В процессе работы аудитор  должен сформировать мнение об организации  сохранности основных средств. Основное внимание уделяется качеству проведения и оформлению результатов инвентаризаций, для чего проверяется соблюдение сроков подведения итогов, а также  оценивается качество подготовки инвентаризационных описей. Аудитору необходимо изучить  решения, принятые по результатам инвентаризации, и проверить правильность их отражения в учете.

При этом проверяющему следует  убедиться в соблюдении положений  по бухгалтерскому учету, регулирующих порядок и сроки проведения инвентаризаций. Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда осуществить  инвентаризацию обязательно. Оценивая достоверность данных о наличии  основных средств на дату проверки, аудитор может использовать, например, сверку описей карточек инвентарного учета с имеющимися в картотеке  инвентарными карточками. В ходе проверки он может наблюдать за процессом  проведения инвентаризации, принимать  участие в контрольном осмотре  основных средств, изучать, имеются  ли в наличии объекты основных средств, пришедшие в негодность и подлежащие списанию, а также  длительно не используемое имущество.

Проверка материалов инвентаризации необходима аудитору для того, чтобы  убедиться, насколько можно доверять результатам внутреннего контроля, чтобы скорректировать аудиторский  риск и аудиторские процедуры. Если в процессе инвентаризации не установлены  отклонения, то можно сделать вывод, либо о формальном характере инвентаризации, либо об эффективной системе внутреннего контроля. [15]

В процессе изучения учетных  данных аудитор устанавливает наличие  объектов основных средств по отдельным  классификационным группам (производственные, непроизводственные, собственные и  арендуемые и т.д.) и местам размещения (подразделениям и материально-ответственным  лицам). Выясняя правильность организации  аналитического учета основных средств, следует обратить внимание на наличие  инвентарных номеров, технической  документации, на сроки поступления  и оприходования основных средств. Эти данные сопоставляются с записями по счету 01 «Основные средства» и  информацией инвентарных карточек. При расхождении данных аналитического и синтетического учета определяются их причины, виновные лица и экономические  последствия.

Следующим направлением проверки со стороны аудитора являются инспектирование  первичных документов по движению основных средств, которое включает проверку документов по форме и по существу отраженных операций. Аудитор должен установить наличие первичных документов по учету основных средств: актов  о приемке-передаче основных средств, инвентарных карточек, накладных  на внутреннее перемещение, актов о  списании. [24]

 Документальное подтверждение  хозяйственных операций по основным  средствам - это процесс выбора  статьи, счета и прослеживания  в обратном порядке, т.е. поиск  исходных документов, подтверждающих  правильность учетной записи. По  основным средствам аудитор может  сделать выборку, чтобы установить  факт поступления, выбытия основных  средств, а также выявить статьи  ремонта, по которым были затрачены  значительные средства. [26]

Аудитору необходимо получить подтверждение того, что приобретенные  основные средства были правильно отражены в учете и представляют собой  стоимость реальных объектов, введенных  в эксплуатацию. Для реализации данной процедуры аудитору необходимо:

- получить информацию  о приобретенных объектах основных  средств (с указанием их количества  и стоимости) и сверить полученные  данные с регистрами бухгалтерского учета;

- провести выборочную  проверку наличия и правильности  оформления первичных документов.

В соответствии с п.2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» к  учету принимаются первичные  документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства (наличие  обязательных реквизитов). В то же время  требование документального оформления фактов хозяйственно-финансовой деятельности содержится в ст.252 Налогового кодекса  РФ. В соответствии с этой статьей  одним из критериев признания  затрат является наличие документального  оформления, а ввиду того что для  многих предприятий регистры бухгалтерского учета являются одновременно регистрами налогового учета, несоблюдения норм законодательства может иметь весьма негативные последствия  для предприятия. При этом не следует  проверять весь объем первичной  документации, целесообразно провести выборочную проверку первичных документов с учетом оценки системы внутреннего  контроля и рассчитанного уровня существенности.

В качестве единицы бухгалтерского учета основных средств должен быть принят инвентарный объект, предназначенный  для выполнения определенных самостоятельных  функций. Инвентарным объектом может  быть как обособленный предмет, так  и обособленный комплекс конструктивно  сочлененных предметов, каждый из которых  может выполнять свои функции  только в составе комплекса. Если же входящие в комплекс предметы (совокупности предметов) имеют разные сроки полезного  использования, то каждый такой предмет (совокупность предметов) должен учитываться  как отдельный инвентарный объект.

Неправильное формирование инвентарных объектов может привести к необоснованному списанию основных средств, ошибочному исчислению амортизации, занижению налога на имущество и  т. д. Правильность формирования инвентарных  объектов может быть оценена аудитором  путем проверки инвентарных карточек учета основных средств (форма ОС - 6) и актов приемки-передачи основных средств (форма ОС-1). [11]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Аудиторская  проверка движения основных средств

2.1 Предварительное  планирование движения основных  средств

Наиболее простым и  эффективным способом получения  предварительной (необходимой) информации о состоянии внутреннего контроля основных средств является тестирование по вопросам, приведенным в последующей  таблице:

№ п\п	Содержание вопроса	Вариант ответа			Примечание
		Да	Нет	Нет ответа
1	Соответствует ли структура  бухгалтерии масштабам организации  и особенности ее деятельности?	+
2	Определены ли сроки проведения инвентаризации основных средств в  приказе по учетной политике		+
3	Использует ли организация  унифицированные формы первичных  документов	+
4	Произведена ли классификация  основных средств	+
5	Сверяются ли данные аналитического учета с регистрами синтетического учета	+			Да. При составлении годового баланса
6	Фиксируются ли в учете  места размещения и эксплуатации основных средств и за кем они  закреплены?		+		В карточке основного средства фиксируется материально ответственное  лицо
7	Проводится ли периодическая  инвентаризация основных средств?	+			Инвентаризационные описи
8	Застрахованы ли объекты  основных средств на случай стихийных  бедствий?		+
9	Подписываются ли главным  бухгалтером и утверждаются ли руководителем  акты приема-передачи и списания основных средств?	+
10	Выбран ли вариант (способ) начисления амортизации основных средств  в учетной политике?	+			Используется линейный способ
11	Проверка наличия на объектах ОС металлического жетона, нанесения  краской или иным способом номера.	+			Осмотр объектов основных средств
12	Назначаются ли материально-ответственные  лица на должность приказом руководителя организации?	+			Выборочный просмотр приказов.
13	Заключены ли договоры о  полной индивидуальной материальной ответственности  с материально-ответственными лицами	+			Выборочный просмотр договоров  о полной индивидуальной материальной ответственности.
14	Вся ли информация об объекте основного средства есть в инвентарных карточках?: СПИ, способ начисления амортизации, освобождение от амортизации (если имеет место), индивидуальные особенности объекта.	+			Выборочный просмотр инвентарных  карточек ОС (форма ОС-6)
15	Использует ли организация  арендованные объекты основных средств		+

Таблица № 2 «Тестирование состояния внутреннего контроля ГКУЗ ЯО «ОСДР №1»»

2.2 Аудиторские доказательства и процедуры при проверке основных средств

Для выражения своего мнения о правильности ведения бухгалтерского учета и достоверности бухгалтерской  отчетности аудитор должен получить достаточные для этого аудиторские  доказательства.

Аудиторские доказательства - это информация, полученная аудитором  при проведении проверки, и результат  анализа указанной информации, на которых основывается мнение аудитора.

Аудиторские доказательства должны быть достоверными и достаточными. Доказательства, полученные самой аудиторской  организацией, являются обычно более  достоверными, чем доказательства, предоставленные аудируемым лицом. [13]

При проверке учета основных средств аудиторская фирма может  применять различные способы  получения доказательств.

1. Проверка арифметических  расчетов - используется для подтверждения  достоверности расчетов сумм  начисленной амортизации по основным  средствам, налоговых расчетов, показателей  отчетности и т.д.

2. Инспектирование и наблюдение - необходимы для проверки фактического  наличия объектов основных средств.

3. Проверка соблюдения  правил учета - применяется при  проверке учета основных средств.  Аудитор проверяет, ведется ли  учет основных средств в соответствии  с Федеральным законом «О бухгалтерском  учете», Положениями ПБУ 6/01 «Учет  основных средств», ПБУ 9/99 «Доходы  организации», ПБУ 10/99 «Расходы организации»  и т.д., с применяемой экономическим  субъектом корреспонденцией счетов, Инструкцией по применению плана  счетов и другими законодательными  и нормативными документами. При  проверке соблюдения правил составления  отчетности аудитор проверяет  отчетность экономического субъекта  на предмет ее достоверности  и соответствия требованиям нормативных  и законодательных документов, например  ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность  организации». Проверять документы  можно для подтверждения правильности  отражения в бухгалтерском учете  достоверности оценки и переоценки  основных средств.

4. Подтверждение - применяется  для установления фактической  передачи и приема вкладов  основных средств в совместную  деятельность, уставные капиталы  других организаций и т.п.

5. Аналитические процедуры  - используются при сопоставлении  наличия основных средств в  разные периоды, данных отчета  об их движении, оценке соотношений  между разными статьями и формами  отчетности и т.д. [21]

Цель использования аналитических  процедур при проверке основных средств - изучить наличие, состав и структуру  основных средств, показатели их движения и состояния, определить обеспеченность организации основными средствами и оценить эффективность их использования.

В процессе аудита основных средств целесообразно использовать следующие аналитические процедуры:

1) анализ динамики состава  и структуры земельных угодий, находящихся в собственности  экономического субъекта;

2) анализ показателей  имущественного положения, поступления,  выбытия, изношенности основных  средств;

3) оценка обеспеченности  организации производственными  ресурсами и эффективности использования  основных средств.

Успешное функционирование производственного процесса любой  организации во многом определяется эффективностью использования всех факторов производства, и в первую очередь основных средств. [19]

При необходимости (резких и  значительных сдвигах, нехарактерных  тенденциях в динамике основных средств, недостаточном раскрытии соответствующих  разделов учетной политики и пояснительной  записки и т. д.) после оценки общей  ситуации с основными средствами аудитору следует провести пообъектный  анализ, выявить сущность и причины  вызывающих сомнение событий и их влияние на достоверность отчетности.

В ходе инвентаризации аудитору необходимо также оценить обеспеченность организаций основными средствами. Иначе ему придется выяснять, достаточно ли у организации таких активов, каковы их техническое состояние  и пригодность для выполнения бизнес-плана по выпуску продукции  и продажам. Результативность инвентаризации повышается при использовании аналитических  процедур пообъектной оценки состояния  активов. Для этого проверяется  соответствие фактического состояния  объектов техническим характеристикам, указанным в паспортах, формулярах и другой технической документации, а также способность объектов выполнять заданные функции с учетом фактического срока службы. Например, в акте обследования здания следует указать состояние его отдельных элементов и конструктивных частей: окон, дверей, кровли, установленного оборудования и т. д. Особое внимание уделяется оценке работоспособности активной части основных средств (машин, оборудования и транспортных средств), уровню их технического обслуживания и реальной загрузки в производственном процессе, для чего проверяющий пользуется внутренней информацией (документами, подтверждающими выполненный ремонт, отработанное время и др.).