Аудит кассовых операций

По истечении  установленного в организации срока  для выдачи заработной платы и  прочих выплат кассир обязан в конце  платежной ведомости указать  итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим  итогом, подписать ведомость и  записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер. При сдаче денег на расчетный счет составляется заявление на взнос наличными. Для подтверждения приема банк выдаст квитанцию, которая прикладывается к расходному кассовому ордеру.

В аналогичном  порядке могут оформляться и  разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни  и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Платежные ведомости  регистрируются в специальном журнале (форма N Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный  год и хранится в организации 5 лет.

Все приходные  и расходные кассовые документы  должны быть заполнены ответственными за это лицами четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на машинке (пишущей, вычислительной). Никаких  подчисток, помарок или исправлений, даже и оговоренных, в этих документах не допускается.

Выдавать  приходные и расходные документы  на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может  производиться только в день их составления.

Приходные и  расходные кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные  к ним документы погашаются штампом  или надписью «Оплачено» с указанием  числа, месяца, года.

3) Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). До передачи в кассу кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (каждому присваивается соответствующий номер). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их исполнения.

4) Кассовая книга (форма № КО-4). Сразу же после получения или выдачи денег данные приходных и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью, а количество листов заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Кассовая книга является регистром аналитического учета к счету 50 «Касса».

На предприятии  должна быть только одна книга, и записи в ней ведутся кассиром в двух экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Каждый лист кассовой книги  состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как  второй экземпляр. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в  кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом  кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне  неотрывной части листа после  строки "Остаток на начало дня".

Ежедневно в  конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит  остаток денег на следующее число  и передает в бухгалтерию отчет  вместе с приложенными к нему документами  под расписку на первом экземпляре кассовой книги.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы  формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после  получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения  сохранности и удобства использования  машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Полученные  бухгалтерией кассовые отчеты и документы  обрабатываются. Каждая запись проверяется  по существу, сверяется с первичным  документом, после чего проставляется  в отчете шифр корреспондирующего со счетом 50 «Касса» синтетического счета  и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира бухгалтер сверяет с остатком денег на конец дня, показанным в предыдущем отчете, и проверяет правильность выведенных оборотов и остатка.

Контроль  за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег  из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его  документе, в оправдание остатка  наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход  предприятия.

Приходные и  расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров, а также кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.

В бухгалтерском  учете движение наличных денежных средств  и денежных документов учитывается  на активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы денег и денежных документов в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету – суммы и документы, поступившие в кассу, а по кредиту – выданные суммы и документы, т.е. счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

При ведении  бухгалтерского учета в журнально-ордерной форме кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в  журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в соответствующих  журналах-ордерах и в ведомости  №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. Способы обработки кассовых отчетов в бухгалтерии зависят  от количества кассовых операций в  день и от частоты сдачи отчетов. Если число операций невелико, то данные отчетов после группировки их по корреспондирующим счетам заносятся  в учетный регистр по счету 50 «Касса», а если в день выполняется 3-15 операций, то по этому счету открывается  оборотно-сальдовая ведомость. Если в день выполняется более 15 операций, причем по нескольку операций на один корреспондирующий счет, к отчету прикладываются расшифровки, в которых общим итогом показываются суммы поступивших и выданных средств по данному счету. Информация расшифровок заносится в оборотно-сальдовую ведомость донной строкой.

К счету 50 «Касса»  могут открываться при необходимости следующие субсчета:

• 50-1 «Касса организации»;
• 50-2 «Операционная касса»;
• 50-3 «Денежные документы»;
• 50-4 «Касса в иностранной валюте»;
• 50-5 «Касса филиала».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются  денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются  средства, получаемые организацией при  расчетах с населением, т.е. используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, товарных контор и эксплуатационных участков отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и т.д.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются  находящиеся в кассе организации  денежные документы, ценные бумаги (оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки и др.), приобретенные на стороне.

Субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте»  предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при  осуществлении внешнеэкономической  деятельности, в том числе при  направлении работников в заграничные  командировки.

Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета  кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс.

Счет 50 по дебету корреспондирует с кредитом счетов: 90 «Продажи» - на поступившие в кассу  наличные деньги за реализованную продукцию, работы и услуги; 51 «Расчетный счет» - на суммы, полученные из учреждений банка  на различные цели; 99 «Прибыли и убытки» - на излишки денег в кассе, выявленные инвентаризацией; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на возвращенные ими в кассу  остатки неиспользованных подотчетных  сумм; 76 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - на внесенные в кассу платежи в порядке погашения долгов; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на поступление денег за купленные товары в кредит, в счет погашения займов и рядом других счетов.

По кредиту  счет 50 «Касса» корреспондирует  с дебетом счетов: 51 «Расчетный счет» - на внесенные в банк наличные деньги; 69 «Расчеты по социальному страхованию  и обеспечению» - на выплаты из фонда  социальной защиты; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на выданную наличными  зарплату, премии; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на выданные авансы в подотчет; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на выплаты наличными  по исполнительным листам, депонентских сумм и т. д.

В кассах предприятий, как правило, хранятся бланки документов строгой отчетности: квитанционные  книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товаросопроводительных документов и т. п. Перечень документов, относящихся  к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования  устанавливаются предприятием. Для  их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет их ведется по каждому виду бланков и местам хранения.

II. Аудит  кассовых операций

2.1 Основные законодательные и  нормативные документы, регулирующие  объект проверки. Этапы аудита  кассовых операций

Денежные  средства являются подвижными и легко  реализуемыми активами. Наибольшую активность имеют наличные деньги. Их движение совершается посредством кассовых операций. При аудите в этой области  следует руководствоваться основными  документами:

1. Порядок  ведения кассовых операций в  Российской Федерации, утвержденный  решением совета директоров Банка  России от 22.09.93 г. N 40;

2. Положение  Банка России от 5.01.98 г. N 14-П "О  правилах организации наличного  денежного обращения на территории  Российской Федерации", утвержденное  Банком России 19.12.97 г (с изменениями  и дополнениями от 22.01.99 г.);

3. Методические  указания по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденные  приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49.

4. Письмо  Минфина России от 20.04.95 г. N 16-00-30-35 "Об утверждении форм документов  строгой отчетности";

5. Федеральный  закон от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" (с изменениями и дополнениями);

6. Федеральный  закон от 22.05.03 г. N 54-ФЗ "О применении  контрольно-кассовой техники при  осуществлении наличных денежных  расчетов и (или) расчетов с  использованием платежных карт";

7. Письмо  Минфина России от 30.08.93 г. N 104 "Типовые  правила эксплуатации контрольно-кассовых  машин при осуществлении денежных  расчетов с населением";

8. Указания  Банка России от 14.11.01 г. N 1050-У "Об  установлении предельного размера  расчетов наличными деньгами  в Российской Федерации между  юридическими лицами по одной  сделке";

9. Постановление  Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88 "Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету кассовых операций, по  учету результатов инвентаризации" (с изменениями и дополнениями).