Аудит материально-производственных запасов

Система внутреннего контроля МПЗ в ОАО "Заречное"охватывает все виды запасов и все виды операций с ними.

Оценка системы внутреннего контроля (СВК)за поступлением и списанием материальных ценностей позволяет определить необходимые процедуры проверки и характер возможных нарушений.Слабая СВК требует проведения дополнительных процедур, в том числе и не учетного характера. Это позволит сформировать мнение аудитора о достоверности информации,касающейся материалов. [22]

3.2Документальная проверка своевременности и правильности оприходования производственных запасов

Аудит материально-производственных запасов начинается с проверки бухгалтерского учёта поступления этих запасов на предприятие.С этой целью проверяются все операции,совершённые организацией в отношении производственных ценностей.Операции могут быть трёх видов– по возмездной передаче материальных ценностей, по передаче ценностей организации в порядке бартера(делового обмена)и операции по безвозмездной передаче производственных запасов (дарения и передаче ценности в уставный капитал предприятия в качестве взноса).

При учёте поступления на предприятие МПЗ одновременно со счётом № 10,бухгалтером могут быть использованы счета 15 и 16. На предприятии ОАО "Заречное"предусмотрено использование только счета10 «Материалы».

Основными источниками информации для аудитора здесь служат доверенности,приходные ордера, накладные,в том числе и накладные на отпуск материалов на сторону,акты об оприходовании материально-производственных ценностей, а также лимитно-заборные карты, служащие для документарного отражения отпуска материалов,постоянно применяемых в производственном процессе. Данная документация должна быть проверена аудитором с целью подтверждения учётных данных об оприходовании и движении производственных запасов и на предмет выявления несоответствия требованиям,установленным законодательством РФ.

По общему правилу предприятие самостоятельно решает вопрос о выборе единицы бухгалтерского учёта МПЗ. Главным условием здесь выступает обеспечение возможности формирования полной и достоверной информации о МПЗ, и установление системы надлежащего контроля над их поступлением и расходованием.Запасы отражаются в финансовой отчетности в соответствии с их классификацией исходя из способа использования в производстве продукции,выполнения работ, оказания услуг либо для управленческих нужд организации.На конец отчетного года материально-производственные запасы отражаются в бухгалтерском балансе по стоимости,определяемой исходя из используемых способов оценки запасов. [18]

Особое значение в ходе проверки приобретает правильное документальное отражение хозяйственных операций. В ходе прослеживания проверяются операции, отраженные в первичном учете, в журналах-ордерах,ведомостях,Главной книге,бухгалтерской отчетности,для подтверждения правильности отражения в бухгалтерском учете поступления и расходования ТМЦ, полноты и своевременности их отражения в регистрах бухгалтерского учета, обоснованности их оценки используется проверка документов.

Все бухгалтерские записи необходимо составлять только на основании правильно оформленных первичных документов,которые должны содержать обязательные реквизиты,подтверждающие достоверность хозяйственной операции:наименование документа, дату составления,содержание операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении,наименование должностей ответственных лиц и их личные подписи, по необходимости расшифровку фамилий должностных лиц.

Особое внимание следует обратить на соответствие корреспонденции счетов, сумм оборотов и остатков в регистрах аналитического учета и синтетического учета.

При сопоставлении наличия ТМЦ в различные периоды, данных отчета о движении ТМЦ с данными бухгалтерского учета, оценке соотношений между различными статьями отчета и сопоставлении их с данными за предыдущие периоды можно применить аналитические процедуры. Под аналитическими процедурами подразумеваются анализ и оценка полученной аудитором информации,исследование важнейших финансовых и экономических показателей проверяемого экономического субъекта с целью выявления необычных и неверно отраженных в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности,а также выяснения причин таких ошибок и искажений.Аналитические процедуры можно использовать на этапе получения информации,чтобы собрать прямые доказательства ошибок, нарушений и ложных утверждений в финансовой отчетности.По мнению аудиторов,аналитические процедуры помогают выявить27 % ошибок. [24]

В ходе анализа применяемого порядка приобретения материалов должны получить ответы на приведенные в (Приложении8) вопросы, основываясь на следующих документах:хозяйственные договоры по материалам,принятым на ответственное хранение; договоры комиссии; приходные ордера; накладные;счета-фактуры,авансовые отчеты, акты приемки МПЗ;первичные документы складского учета.

Аудит учета МПЗ в ОАО"Заречное"показал, что материально-производственные запасы учитываются на складе кладовщиками и в бухгалтерии.

По мере совершения хозяйственных операций материально ответственное лицо производит записи в карточки складского учета материалов;при этом после каждого факта их движения выводится количественный остаток.

В ходе документальной проверки своевременности и правильности оприходования производственных запасов аудитор осуществляется такие процедуры как:

-Проверка документов.Проверка документов заключается в том, что аудитор должен убедиться в реальности первичного документа. Для этого рекомендуется выбрать определенные записи в бухгалтерском учете и проследить отражение операции в учете вплоть до того первичного документа,который должен подтверждать реальность и целесообразность выполнения этой операции.

-Прослеживание(трассирование)осуществляется в противоположном направлении.Аудитор отбирает первичный документ и проверяет системы учета и контроля,чтобы найти заключительную бухгалтерскую запись операции.С помощью прослеживания аудитор может определить,все ли операции учтены, и дополнить информацию,полученную в ходе аудита.Однако необходимо учитывать возможность того, что некоторые события не отражены в первичной документации и системе учета.

При проверке правильности оформления первичных документов по учету материалов,аудитор использует формы нетиповых первичных документов,утвержденные приказом об учетной политике;график документооборота;первичные документы по учету МПЗ (накладные,требования,приходные и расходные ордера, лимитно-заборные карты и т.д.);регистры аналитического учета. Проводится просмотр и пересчет числовых данных в первичных документах по операциям,попавшим в выборку. [26]

Осуществляя просмотр первичных документов предприятия ОАО "Заречное",можно сказать о трудночитаемости информации(не разборчиво,поскольку в основном вся первичная документация по материальным ценностям заполняется рукописно). При заполнении документов прописываются все реквизиты(в некоторых случаях за исключением цены), и правильность арифметических подсчетов.

При выявлении в ходе аудита материалов фактов отсутствия обязательных реквизитов документа каждое нарушение необходимо рассматривать отдельно, с точки зрения правомерности принятия документа к учету. Все нарушения и результаты анализа оформляют в рабочем документе аудитора.

При проверке полноты оприходования материалов аудитору следует учитывать условия и формы расчетов с поставщиками,выбранный вариант оценки,порядок возмещения НДС по приобретенным ценностям. В ходе аудита учета материалов аудитор проверяет порядок отражения в учете НДС по поступающим ценностям.Необходимо отметить предприятие ОАО "Заречное"находится на специальном налоговом режиме – единый сельскохозяйственный налог, в соответствии с которым предприятие освобождается от уплаты налога на добавленную стоимость, при этом сумма выставленного НДС включают в стоимость приобретения производственных запасов на счете 10 «Материалы».

На предприятие ОАО "Заречное"проводится постоянный внутренний аудит по учету и использованию материалов.Так поступление и учет материалов:на складе кладовщик осуществляет прием, размещение на складе и отпуск товарно-материальных ценностей;проверку принимаемых на склад и отпускаемых со склада ценностей на соответствие их товарно-сопроводительным документам по количеству,ассортименту,качеству,комплектности,а также по иным характеристикам,в зависимости от конкретных ценностей;ведение складского хозяйства,поддержание складских помещений,складского оборудования,инструментов и инвентаря в надлежащем и работоспособном состоянии;ведение необходимой складской и иной документации(первичные документы,учетные документы,товарно-сопроводительные документы, и др.). Далее при поступлении документации в бухгалтерию бухгалтер осуществляет прием, обработка,контроль документации по учету материалов. [22]

3.3Проверка фактического наличия производственных запасов приемами аудита

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию материалов,в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их фактическое наличие, состояние и оценка.

Основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества(как собственного,так и не принадлежащего организации,но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности,а также выявление неучтенных объектов;

определение фактического количества материально-производственных ресурсов,использованных в процессе производства;

сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств,а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния

проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных ценностей.

Наблюдая за проведением инвентаризации,аудитор должен убедиться в том, что в организации установлены:порядок и сроки проведения инвентаризации,утвержден состав инвентаризационной комиссии; организация процесса инвентаризации позволяет обеспечить достоверность подсчета количества материалов;материальные ценности, принятые организацией на ответственное хранение (товары,принятые на комиссию, материалы,принятые в переработку,и т.п.), вносятся в отдельные инвентаризационные описи.

В случае если аудитор не смог наблюдать за проведением инвентаризации на отчетную дату, в ходе проверки должна быть проведена выборочная контрольная инвентаризация. [22]

При инвентаризации аудитор может выбрать для проверки отдельные статьи МПЗ,самостоятельно провести контрольный подсчет и убедиться в том, что данные подсчета правильно отражены в инвентаризационных описях. Далее необходимо сверить данные проведенных подсчетов с данными, отраженными в бухгалтерском учете и отчетности организации.Необходимо провести и обратную процедуру:выбрать по регистрам бухгалтерского учета определенное количество статей материальных ценностей и при инвентаризации путем подсчета удостовериться в том, что они действительно существуют.В качестве рабочего документа целесообразно применять типовую форму инвентаризационной ведомости(форма №ИНВ 3).

В ОАО "Заречное"инвентаризация материальных запасов проводится:полная - один раз в ноябре или при смене материально-ответственного лица; выборочная- ежемесячно,в конце месяца;при смене МОЛ,если были выявлены факты хищения ТМЦ; инвентаризируются участки в конце каждого месяца.

Инвентаризация проводится на основании приказа руководителя предприятия,в котором прописываются направления проведения инвентаризации,состав комиссии,сроки проведения инвентаризации.Инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом руководителя.В состав включается представитель администрации,бухгалтерии,другие специалисты,способные оценить состояние ТМЦ.

Результаты инвентаризации отражают в инвентаризационной описи ТМЦ (форма№ ИНВ-3), которая составляется не менее чем в 2-х экземплярах,в нее заносятся сведения о фактическом наличии имущества.Если данные описи или акта отличаются от данных бухучета,то составляется сличительная ведомость (ф.№ ИНВ-19). Также заполняется ведомость учета результатов,выявленных инвентаризацией,в которую заносятся сведения о факте излишков или недостачи ТМЦ, порчи имущества или акт (при наличии, например,зерна). Из общей суммы недостач и потерь часть может быть зачтена по пересортице,отнесена на виновных лиц,списана в пределах норм естественной убыли, списана сверх норм естественной убыли.

Недостачи ТМЦ, выявленные при инвентаризации,учитываются по дебету счета94: Дт 94 - Кт 10 – выявлена недостача.

Списание недостач отражается по кредиту счета 94:

Дт20 - Кт 94 – списана недостача в пределах норм естественной убыли;

Дт73/2 - Кт 94 – недостача сверх норм естественной убыли отнесена на виновных лиц;

Дт91/2 - Кт 94 – списана недостача сверх норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц.

Если в ходе инвентаризации обнаружены неучтенные ТМЦ, их оприходуют:Дт 10 - Кт 91/1 – оприходованы неучтенные материалы(товары), выявленные при инвентаризации.[25]

На конец 2009 г. остаток запасов в стоимостном выражении составил 5816 тыс.руб., из них большая часть – остатки сырья и материалов на складах предприятия– 3380 тыс. руб. Согласно отчета о движении денежных средств в ОАО "Заречное"было потрачено на приобретение товаров, работ и услуг примерно3883 тыс. руб., что значительно ниже уровня2008 г. на 8823 тыс. руб.,то есть можно сделать вывод,что объема производства,а значит и заготовление ресурсов значительно сократилось.

Аудитор проводя проверку правильности проведения инвентаризации МПЗ и отражения ее результатов в бухгалтерском учете использует:приказы о порядке и сроках проведения инвентаризации;приказы о назначении состава постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий;инвентаризационные описи, акты инвентаризации,сличительные ведомости;протоколы заседания инвентаризационной комиссии; решения руководства по утверждению результатов инвентаризации;бухгалтерские регистры аналитического и синтетического учета, в которых отражены результаты проведенной инвентаризации;контрольные подсчеты аудитора.Перечень представленных документов,отметки о правильности их оформления и замечания аудитора фиксируются в рабочем документе РД-1.1, а выявленные ошибки обобщаются в отчетном документе ОД-1.1.