Аудит расчетов с подотчетными лицами в организации

Бухгалтерский учет осуществляется по журнально-ордерной форме учета с применение вычислительной техники и программных средств «1С: Предприятие 7.7. Бухгалтерский учет », в рублях и копейках.

В структурных подразделениях ответственность за оформление первичных учетных документов возлагается на начальника подразделения.

  Раздельному бухгалтерскому учету на предприятии подлежат следующие виды деятельности:

- основная деятельность - лесоводство, регламентированная Лесным кодексом Российской Федерации и Уставом ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз», финансируемая за счет доходов от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности;

- основная деятельность – лесозаготовки, регламентированная Лесным кодексом Российской Федерации и Уставом лесхоза, финансируемая за счет доходов от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Объем ежегодно выпускаемой продукции 58 тыс. м3, основными видами продукции являются пиловочник (еловый, сосновый, березовый), балансы (еловые, сосновые, березовые), дрова топливные.

Предприятие подлежит ежегодному обязательному аудиту, согласно распоряжения Министерства имущественных и земельных отношений Тверской области.

2.2. Организация бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз».

К командировочным расходам ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз» относятся следующие виды расходов:

— на проезд работника к месту командировки и обратно;

— наем жилого помещения (в том числе стоимость дополнительных услуг гостиниц, кроме расходов на обслуживание в барах, ресторанах и номере, затрат на пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

— оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

— суточные за каждый день нахождения работника в командировке на территории Российской Федерации в размере 100 рублей, а за пределами Российской Федерации в размере, установленном  подп. «б» п. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 93.

Перечень работ, профессий, должностей работников постоянная  работа  которых осуществляется в пути или имеет разъездной  характер указаны в учетной политике.  В течение отчетного года нормы командировочных расходов  могут  быть изменены особым распоряжением руководителя предприятия.

            Денежные средства на хозяйственные и прочие нужды ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз» выдаются под отчет на срок не более 30 дней должностным лицам по утвержденному перечню, который утверждается директором лесхоза. Денежные средства под отчет выдаются лицам, состоящим в штате лесхоза.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению директора лесхоза или уполномоченного им на это лица на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. О расходовании указанных сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет по установленной форме с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Неиспользованный остаток аванса должен быть возвращен подотчетным лицом не позднее трех дней после сдачи авансового отчета. Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выданного аванса.

В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов о расходовании подотчетных сумм или не возврата в кассу остатков неиспользованных авансов лесхоз производит удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством.

2.3. Планирование аудита  в ГУП «Весьегонский межрайонный  лесхоз».

Для качественного выполнения проверки в установленные сроки аудиторской организации необходимо составить продуманный план предстоящих работ.

Планирование аудита осуществляется с целью:

- установить объем проверяемой  информации, время проведения проверки, а также величину и состав  группы аудиторов, привлекаемых  для проверки;

- определить перечень  аудиторских процедур и методику их применения;

- определить состав информации, которую клиент должен предоставить  для установления возможности  применения выборочных методов  контроля.

В соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Планирование аудита» аудиторская организация должна согласовать с клиентом основные организационные вопросы, связанные с проведением проверки, до написания письма-обязательства и до заключения договора о проведении аудита. Поэтому предварительное планирование осуществляется еще на стадии определения объема аудита, то есть в процессе знакомства аудиторов с финансово-хозяйственной деятельностью клиента и оценки степени влияния на нее внешних и внутренних факторов.

Аудиторы должны получить необходимую информацию на основе личных бесед с руководством и специалистами предприятия, осмотра производственных помещений и мест хранения ценностей, изучения бухгалтерской и статистической отчетности, учредительных и различных других внутренних документов, материалов проверок налоговых органов, службы внутреннего аудита и т. д. Такая информация обобщается в рабочем документе «Основная информация о клиенте».

На этапе предварительного планирования осуществляется общее знакомство с системой внутреннего контроля. В соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита» в процессе такого ознакомления аудиторская организация получает общее представление о специфике и масштабах деятельности предприятия, системе его бухгалтерского учета, структуре службы внутреннего аудита и ее месте в системе управления, составе решаемых внутренними аудиторами задач, их профессионализме, регулярности и качестве проводимых ими проверок, принятых мерах по обеспечению сохранности имущества, надежности бухгалтерского учета и достоверности отчетности.

Затем формируется группа аудиторов и распределяются обязанности и ответственность между ними. В состав группы для проведения проверки включаются квалифицированные (старшие, ведущие) аттестованные аудиторы, назначаемые ответственными за выполнение отдельных разделов аудита, и аудиторы-ассистенты. Последние, как правило, не имеют аудиторских аттестатов и выполняют комплекс работ по сбору аудиторских доказательств, их документированию и анализу. При этом следует учитывать бюджет рабочего времени для каждого этапа аудита, предполагаемые сроки работы, количественный состав группы, должностной и квалификационный уровень членов группы. Указанные сведения обобщаются в рабочем документе «Состав аудиторской группы и распределение обязанностей внутри группы».

Начиная разработку общего плана и программы аудита, аудиторская организация должна получить дополнительные сведения о проверяемом предприятии, которая обобщается в рабочем документе «Дополнительная информация о клиенте». В процессе подготовки общего плана и программы аудита дается предварительная оценка эффективности системы внутреннего контроля на предприятии, устанавливается приемлемый уровень существенности и аудиторского риска, позволяющие считать бухгалтерскую отчетность достоверной, выявляются значимые для аудита области, намечается объем и последовательность выполнения аудиторских процедур, выбираются методики контроля.

Достоверность бухгалтерской отчетности во всех существенных отношениях представляет такую степень точности ее показателей, при которой квалифицированный пользователь этой отчетности делает правильные выводы и принимает правильные экономические решения.

Аудиторы обязаны принимать во внимание две стороны существенности: качественную и количественную. С качественной точки зрения они должны использовать свое профессиональное суждение для определения того, существенны ли отмеченные в ходе проверки отклонения. С количественной точки зрения устанавливается, превосходят ли по отдельности и в сумме обнаруженные отклонения количественный критерий – уровень существенности.

Уровень существенности - это предельное значение ошибки бухгалтерской отчетности, начиная с которой ее квалифицированный пользователь с большой степенью вероятности делает неправильные выводы и принимает неправильные экономические решения.

Концепция существенности (материальности) используется как основа для планирования проверки при определении содержащих ошибки статей бухгалтерской отчетности, оценки материалов собственных исследований и принятия решений о содержании аудиторского заключения. В соответствии с нормативом аудиторской деятельности «Существенность и аудиторский риск» перед началом проверки аудиторская организация должна решить, какую общую сумму ошибки следует считать существенной. Такая предварительная оценка позволяет аудиторам организовать процесс сбора необходимых доказательств. При этом принимается допущение, что число аудиторских доказательств обратно пропорционально установленному уровню ошибки.

Поэтому на практике различные аудиторы по-разному решают проблему определения существенности. Некоторые прибегают к точным количественным критериям оценки, другие полагаются на свой опыт и интуицию, считая, что отклонение показателя до 5% будет незначительным, а свыше этой величины - существенным.

Аудит всегда связан с риском двух видов: предпринимательским и аудиторским.

Предпринимательский риск означает, что аудиторская организация может полностью или частично не получить оплату за выполненную работу независимо от ее результата из-за конфликта с клиентом, или к ней могут быть применены штрафные санкции. Он определяется рядом факторов: конкурентоспособностью аудиторской организации, финансовым состоянием клиента, характером операций клиента, компетентностью администрации и учетного персонала и др.

Аудиторский риск - риск неэффективности аудиторской проверки, то есть риск выдачи заключения о достоверности бухгалтерской отчетности при наличие в ней существенных ошибок и пропусков.

Программа аудита является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень содержания аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита. Программа служит подробной инструкцией для ассистентов аудитора, а для руководителей аудиторской организации и аудиторской группы — одновременно и средством контроля качества работы.

Аудиторскую программу следует составлять в виде программы тестов средств контроля и в виде программы аудиторских процедур по существу.

Программа тестов средств контроля — это перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета. Тесты средств контроля помогают выявить существенные недостатки средств контроля экономического субъекта.

Аудиторские процедуры по существу — это детальная проверка правильного отражения в бухгалтерском учете оборотов и сальдо по счетам. Программа аудиторских процедур по существу представляет собой перечень действий аудитора для таких детальных конкретных проверок. Для процедур по существу аудитору следует определить, какие именно разделы бухгалтерского учета он будет проверять, и составить программу аудита по каждому разделу бухгалтерского учета.

Выводы аудитора по каждому разделу аудиторской программы, документально отраженные в рабочих документах, являются фактическим материалом для составления аудиторского отчета и аудиторского заключения, а также основанием для формирования объективного мнения аудитора о бухгалтерской отчетности экономического субъекта.

2.4. Аудит расчетов с  подотчетными лицами  в ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз».

Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз» осуществляется сплошным методом.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявление на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетов с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставлять авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз», являются:

1. авансовые отчеты;

2. журнал регистрации  авансовых отчетов;

3. приказы о направлении  сотрудников в командировку;

4. список лиц, которым  разрешено получение наличных денег из кассы;

5. приказы об утверждении  смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

6. Главная книга организации, Журнал-ордер и ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты по счету 71.1, сальдо;

7. Баланс организации, строки 240, 625.

8. отчет о движении  денежных средств (форма №4);

9. журнал – ордер №7, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.