Аудит учета основных средств

• при передаче основных средств в качестве взноса в уставный капитал должен быть приведен их перечень с указанием первоначальной стоимости, износа и цены соглашения при передаче. К перечню должны быть подложены вторые экземпляры актов приема - передачи, заверенные печатью передающей стороны, и вся техническая документация на передаваемые объекты;

• при приобретении основных средств должен быть оформлен договор купли - продажи с указанием первоначальной стоимости, износа и цены приобретения;

• при приобретении объектов основных средств в комплекте (например, мебель для офиса) в инвентарную карточку должна быть вписана расшифровка - перечень отдельных предметов, входящих в комплект;

• при приобретении объектов основных средств за иностранную валюту первоначальная стоимость объекта должна учитываться по пересчитанному курсу в рублях на момент приобретения;

• объекты капитального строительства, находящиеся во временной эксплуатации, до ввода их в постоянную эксплуатацию не включаются в состав основных средств, а учитываются как незавершенные капиталовложения;

• объекты основных средств, принятых в эксплуатацию на условиях текущей аренды, учитываются на забалансовом счете 001;

• при продаже основных средств должна быть установлена рыночная стоимость;

• при безвозмездной передаче основные средства подлежат обложению НДС у передающей стороны за исключением безвозмездной передачи основных средств, зачисленных ранее в основные средства с НДС (для непроизводственной сферы);

• для определения непригодности основных средств, невозможности или неэффективности проведения их восстановительного ремонта, а также для оформления необходимой документации по списанию на предприятии приказом руководителя должна быть создана постоянно действующая комиссия;

• если оборудование списывают в связи со строительством новых, расширением, реконструкцией и техническим перевооружением действующих предприятий, то перечень этого оборудования должен быть указан в плане расширения, реконструкции и технического перевооружения действующих предприятий; [23]

• все детали, узлы и агрегаты от разборки и демонтажа оборудования, пригодные для дальнейшего использования, должны быть оприходованы на склад, и эта операция отражается соответствующей записью в бухгалтерском учете (Дебет 10 – Кредит 01). [10]

2.1.3. Аудит начисления  амортизации основных средств.

     В ходе аудита необходимо установить, все ли объекты основных средств приняты в расчет при начислении амортизации; начисляется ли износ с учетом движения основных средств, правильно ли применяются нормы амортизации.

     Амортизация начисляется по всем видам основных средств, за исключением находящихся на консервации земельных и природных ресурсов, объектов жилищного фонда и внешнего благоустройства, библиотечного фонда, музейных и художественных ценностей, продуктивных животных, числящихся на балансе предприятия. [18]

     Амортизационные отчисления по объекту основных средств начинаются с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и начисляются до полного погашения стоимости этого объекта либо списания с бухгалтерского учета в связи с прекращением права собственности или иного вещного права.

     Амортизационные отчисления по объекту основных средств прекращаются с первого числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости этого объекта или списания его с бухгалтерского учета.

     Амортизационные отчисления по основным средствам отражаются в бухгалтерском учете отчетного периода, к которому они относятся, и начисляются независимо от результатов деятельности организации в отчетном периоде.

     Амортизационные отчисления по объектам основных средств отражаются в бухгалтерском учете путем накопления соответствующих сумм на отдельном счете. [19]

     В настоящее время могут применяться следующие варианты начисления амортизации:

   1) линейный способ;

   2) способ уменьшаемого остатка;

   3) способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования;

   4) способ списания стоимости пропорционально объему продукции (работ).

     В течение отчетного года амортизационные отчисления по объектам основных средств начисляются ежемесячно независимо от применяемого способа начисления в размере 1/12 годовой суммы. Важно установить правильность отнесения основных средств к соответствующей группе амортизационных отчислений. [5]

     Для проверки правильности отнесения износа по счетам затрат или других источников следует установить, к какому виду относятся основные средства: производственного или непроизводственного назначения.

     Проводя проверку начисления амортизации, аудитор должен обратить особое внимание на начисление амортизации по основным средствам, не относящимся к промышленно-производственным (например, объекты культуры), не включается ли она в себестоимость продукции. Делается это с целью снижения затрат по содержанию непромышленных объектов, и такие случаи при проверках выявляются. [9]

     В связи с тем, что в настоящее время многие предприятия простаивают или работают менее чем в две смены, находятся в резерве или законсервированы, важным элементом проверки является равномерность приостановки начисления амортизации или применение понижающих коэффициентов к действующим нормам (при этом необходимо помнить, что большинство норм начисления амортизации установлено исходя из двухсменной работы оборудования). [6]

     Важно проверить, не продолжается ли начисление амортизации по основным средствам, уже имеющим полный износ, не допускаются ли ошибки в определении норм амортизации, особенно по тем объектам основных средств, в документах которых не указаны шифры.

     При контроле начисления износа необходимо учесть, что некоторым предприятиям разрешено применять метод ускоренной амортизации активной части производственных основных фондов (например, малым и другим.). Ускоренная амортизация применяется и оформляется предприятием как элемент учетной политики.

     При проверке начисления  амортизации основных средств  необходимо проверить, как начисляется  амортизация по видам и амортизационным  группам в целях налогообложения  в соответствии со статьями 257 и 258 Налогового Кодекса Российской  Федерации. [2]

     При обнаружении аудитором ошибок необходимо довести их до сведения клиента, предложить их исправить и внести соответствующие исправления в регистры и отчетные формы.

     По всем фактам неправильного начисления амортизации определяются суммы излишне начисленной или недоначисленной амортизации. Устанавливают, как это повлияло на себестоимость продукции и финансовые результаты, выявляют причины нарушений и виновных в этом лиц, предлагают меры к недопущению подобных недостатков в будущем. [13]

2.2. Аудит первичной бухгалтерской документации по учету основных средств.

     Унифицированные формы по учету основных средств утверждены Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

     Перечень унифицированных форм учетной документации по учету основных средств приведен ниже:

Акт (накладная) приемки-передачи объекта основных средств	ОС-1
Акт  приемки-передачи здания (сооружения)	ОС-1а
Акт приемки-передачи групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)	ОС-1 б
Накладная на внутреннее перемещение объектов   основных средств	ОС-2
Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств	ОС-3
Акт на списании основных средств	ОС-4
Акт на списание автотранспортных средств	0С-4а
Акт на списание групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)	ОС-46
Инвентарная карточка учета основных средств	ОС-6
Инвентарная карточка группового учета основных средств	ОС-6а
Инвентарная книга учета основных средств	ОС-6б
Акт о приемке оборудования	ОС-14
Акт приемки-передачи оборудования в монтаж	ОС-15
Акт о выявленных дефектах оборудования	ОС-16

     Формы заполняются от руки или на компьютере. Если это необходимо, формы можно дополнить новыми реквизитами. Удалять существующие реквизиты нельзя. Размеры бланков, граф и строк можно изменять.

     Если предприятие внесло изменение в унифицированные формы, такие документы считаются самостоятельно разработанными. Их необходимо утвердить в учетной политике предприятия.

     Также на предприятии могут использоваться неунифицированные первичные документы (чаще всего для начисления амортизации). Особенность данного вида документов заключается в том, что они должны содержать обязательные реквизиты. Для начисления амортизации, например, можно за основу взять общепринятый вид бухгалтерской справки. [26]

2.2.1. Ответственность за неправильное оформление первичных учетных документов по учету основных средств.

     Отсутствие или неправильное оформление первичных учетных документов делает необоснованным отражение хозяйственной операции, описанной в этом документе, в бухгалтерском или налоговом учете (вспомним статью 252 НК РФ: «расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты... осуществленные налогоплательщиком »).

     Например, если акт приемки-сдачи выполненных работ оформлен неправильно (отсутствуют подписи, печати и тому подобное) или вообще отсутствует, то такие расходы не могут быть учтены в себестоимости ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете.

     Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета трактуется статьей 120 НК РФ как «грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Если правила нарушены в одном налоговом периоде, то предусмотрены штрафы.

     В случае отсутствия какого-либо документа на момент налоговой проверки к предприятию может быть применен штраф, предусмотренный статьей 126 НК РФ: «Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ».

     Помимо штрафа могут быть применены и меры административного воздействия к должностным лицам организации, ответственным за это. [2]

Поскольку в пункте 2 статьи 7 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано: «Главный бухгалтер... несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности», то и штрафные санкции будут в основном полагаться лично главному бухгалтеру. [3]

     Итак, в начале этого этапа проверки аудитор должен выявить состав унифицированных первичных документов, приведенных выше. Затем проводится формальная проверка первичных документов. Она включает:

- Проверка степени унификации проверяемой первичной документации;

- Проверка наличия в документах, не являющихся унифицированными, обязательных реквизитов;

- Проверка утверждения  неунифицированных форм;

- Проверка наличия утвержденных  руководителем организации перечня  лиц, имеющих право подписи первичных документов;

- Правильность заполнения обязательных реквизитов первичной документации;

- Правильность внесения  исправлений;

- Наличие подчисток и помарок (особое внимание к данным документам, так как скорее всего за ними скрываются намеренные злоупотребления работниками);

- Наличие отметки на  документах о дате записи информации  в учетный регистр;

- Наличие на первичных  документах подписи лица, ответственного  за обработку документа.

     Затем проводится арифметическая проверка. Она включает:

- Проверка правильности  таксировки (цена * штуку);

- Проверка правильности подсчета соответствующих итогов.

Все проверенные документы записывают в рабочие документы. Документы, по которым нет замечаний, записывают одним пакетом с отметкой «нарушений нет». Документы, по которым выявлены нарушения, описывают подробно. Сами документы помечают с разрешения базового предприятия и прилагают к отчетным документам. [27]

2.3.Порядок проведения и документирования процедуры проверки остальных документов, не относящихся к первичной документации.

     Как видно из программы, представленной в Приложении № 2, много пунктов посвящено именно этой проблеме. Аудитор изучает такие документы, как договоры купли-продажи основных средств, документы, разрешающие использование земельных участков, документы, подтверждающие государственную регистрацию недвижимости, транспортных средств, разрешения на строительство. Аудитор должен убедиться, что права на данные объекты не ограничены для организации третьими лицами, что может пересекаться с другой процедурой, а именно подтверждение. Такие ограничения могут возникать и в связи с договорами залога, лизинга и покупки основных средств с отсрочкой платежа. Хотя данный вид ограничения может быть, и выявлен в ходе аудита кредитов и займов, но проверяющему аудитору, также необходимо осуществить и эти операции. [28]