Аутсорсинг управленческого учета на примере ОАО «Ключи»

Традиционно считалось, что  на аутсорсинг следует передавать лишь второстепенные,         периферийные         функции,         некритичные         для конкурентоспособности компании, основная же деятельность (core competencies), дающая долгосрочное конкурентное преимущество, должна быть жестко контролируема и тщательно защищена. Распространено мнение, что никогда не следует передавать функции, базирующиеся на навыках и знаниях, такие дизайн продукта, создание услуг, разработка технологии, обслуживание клиентов, логистика. Компания должна оставлять в своей компетенции гибкие, долгосрочные основы, которые дают возможность к адаптации и эволюции; уникальные ресурсы в цепочке добавленной стоимости; деятельность, в которой компания доминирует; элементы, важные для взаимодействия с постоянными потребителями в долгосрочном периоде.

Однако существуют ситуации, когда аутсорсинг основных функций  может быть весьма полезен, а иногда и просто необходим. Например, если фирма существенно отстала от своих конкурентов, она может передать часть основной деятельности кому-то из них, чтобы приобрести необходимые знания. Или в случае, когда происходит технологический скачок и фирма не может самостоятельно успеть за развитием технологий. Может произойти и смещение источника получения прибыли в цепочке добавленной стоимости, тогда функции, рассматриваемые как ключевые, резко отодвинутся на периферию и могут быть переданы на аутсорсинг. Кроме того, может оказаться, что для выхода на развивающиеся рынки компания не обладает достаточным запасом ресурсов и необходимыми технологическими возможностями, и тогда тоже возможно взаимодействие с фирмами, работающими на том же рынке и рассматривавшимися до этого как конкуренты⁹.

Аутсорсинг бизнес-процессов (АБП) включает передачу сторонней фирме отдельных бизнес-процессов, которые не являются для компании основными. Например, бухгалтерский учет, управление персоналом, реклама, логистика и др. Так сложилось, что АБП является необычайно динамично развивающимся видом, причем наибольший рост проявляет аутсорсинг в сфере финансов и бухгалтерского учета. При передаче бизнес-процессов на аутсорсинг клиент интегрирует аутсорсера в свою организационную структуру. Это связано с переключением внутренних связей с другими подразделениями фирмы заказчика, внешних связей с его клиентами на фирму-аутсорсера. Например, в бухгалтерском аутсорсинге различается функциональный аутсорсинг и аутсорсинг бизнес-процессов. Функциональный аутсорсинг предполагает разовую подготовку финансовых документов. Услуги бухгалтерского сопровождения на условиях аутсорсинга бизнес-процессов уже включают ведение бухгалтерии, представительство, кадровое обеспечение. Оказание таких услуг предполагает тесную интеграцию бухгалтерских и других технологических процессов в бизнес-структуру клиентской компании¹⁰.

В российской предпринимательской  практике на аутсорсинг чаще всего  передаются такие функции, как ведение  бухгалтерского учета, ведение кадрового  учета, транспортные услуги, клиринг, поддержка  работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры.

Применительно к использованию  предприятиями внешних работников различают несколько видов аутсорсинга: аутсорсинг бизнес процессов и аутсорсинг персонала (HR-outsoursing). Эти два вида довольно часто отождествляются, хотя на самом деле имеют существенны е различия.

Аутсорсинг персонала (РО) предполагает либо аренду персонала (лизинг), либо вывод персонала за штат (аутстаффинг) предприятия. Аренда и аутстаффинг персонала осуществляются при «посредничестве» третьей стороны, в качестве которой выступает агентство занятости, если речь идет о внешнем аутсорсинге. В случае внутреннего аутсорсинга третьей стороной может выступать и отдельное подразделение предприятия (например, как это происходит в холдингах).

Общим для аутсорсинга  бизнес-процессов и аутсорсинга  персонала является то, что работники, привлекаемые предприятиями для  выполнения тех или иных функций, являются для них внешними работниками.

Различие между этими  видами аутсорсинга заключается  в разнице сторон, выступающих  для работника в качестве работодателя. Так, если при аутсорсинге персонала трудовые договора работники заключают с агентствами занятости, то при аутсорсинге бизнес-процессов – с фирмами, специализирующимися на выполнении бизнес-процессов. Таким образом, в случае аутсорсинга персонала стороной, представляющей и выполняющей функции работодателя, выступает агентство занятости, а в случае аутсорсинга бизнес-процессов –  фирма, специализирующаяся на выполнении бизнес услуг¹¹.

Существует несколько  вариантов аутсорсинга в сфере  HR.

Вариант первый (радикальный): аутсорсинг всего HR-отдела. В этом случае «на сторону» передаются все основные HR-процессы: подбор кадров, кадровое делопроизводство и расчет заработной платы. На практике этот вариант встречается редко и преимущественно в небольших компаниях, поскольку:

• трудно найти хорошего аутсорсера под все кадровые процессы одновременно;
• трудно обеспечить эффективное взаимодействие между различными аутсорсерами;
• в компании все равно должны быть люди, ответственные за разработку HR-стратегии и контроль действий аутсорсеров.

Как правило, данная лизинговая модель применяется для тех сотрудников, которые не выполняют профильных функций внутри организации и/или  занимаются ее обслуживанием. Самый  распространенный пример лизинга –  передача «на сторону» людей, которые  занимаются уборкой помещений.

Другой пример лизинга, который  также стремительно набирает актуальность, – это так называемая аренда персонала. «Как правило, в рамках аренды персонала  компания-заказчик на время заимствует сотрудников у организации-аутсорсера. Финансовая привлекательность аренды очевидна, поскольку заказчик не тратит ресурсы на поиск, обучение и увольнение новых сотрудников.

Вариант второй (классический): аутсорсинг HR-фронт-офиса.

Под фронт-офисом HR-подразделения в данном случае подразумеваются все процессы управления персоналом, в которых непосредственно задействован сам персонал. В группу этих процессов входит подбор персонала, а также повышение компетенции, тренинги и обучение. В подавляющем большинстве случаев именно фронт-офис HR-подразделения отдается на аутсорсинг. На сегодняшний день в  России такой тип рекрутинга получил наибольшее распространение.

Вариант третий (антирутинный): аутсорсинг HR-бэк-офиса.

Данном вариант не затрагивает рядовых сотрудников компании. Такие «бэк-офисные» процессы довольно часто отдаются на аутсорсинг, поскольку они состоят из стандартизированных, рутинных и в то же время затратных операций.

За рубежом практика аутсорсинга  кадрового делопроизводства и документооборота чрезвычайно популярна – так, например, аутсорсингом расчета заработной платы пользуется каждая шестая американская компания. Западные компании пользуются услугами специализированных провайдеров, чтобы не загружать своих HR-менеджеров скучной и рутинной бумажной работой. Благодаря такому подходу эти самые менеджеры получают значительно больше времени на выполнение своих основных функций, связанных с реализацией HR-стратегии компании.

Вариант четвертый (инновационный): аутсорсинг размещения ИТ-систем.

Последний вариант аутсорсинга  слабо освещается в специализированных СМИ во многом потому, что он лежит  на стыке HR-процессов и процессов  автоматизации предприятия. Дело в  том, что залогом успешности HR-стратегии  современной компании является функциональная HR-система, которая существенно упрощает все процессы, связанные с управлением  персоналом. Вполне логично, что эту  систему также можно отдать на аутсорсинг.

В данном случае речь не идет о заказных разработках – в  нынешних условиях написать систему  с нуля слишком трудно, да и к  тому же просто бессмысленно. Речь идет о том, чтобы отдать на аутсорсинг процессы размещения HR-системы, ее обновления и техподдержки. На Западе эта концепция чрезвычайно популярна – и даже продвигается под собственным акронимом SaaS (Software-as-a-Service, программное обеспечение как услуга)¹².

Аутсорсинг   информационных   технологий   (ИТ-аутсорсинг) –    это передача специализированной компании полностью или частично функций, связанных с информационными технологиями, а именно обслуживание сетевой инфраструктуры; проектирование и планирование автоматизированных бизнес-систем с последующим постоянным развитием и сопровождением; системная интеграция; размещение корпоративных баз данных на серверах специализированных компаний; создание и поддержка публичных web-серверов; управление информационными системами; приобретение в лизинг компьютерного оборудования, оффшорное программирование.

Предлагаемые ИТ-аутсорсинговыми компаниями (системными интеграторами, операторами связи и т.п.) услуги и решения можно разделить на три группы:

• поставка и внедрение бизнес-продуктов;
• аппаратные,  телекоммуникационные  и  системные  средства  для поддержания инфраструктуры в работоспособном состоянии;
• сопровождение готовых информационных систем.

Активное развитие ИТ-аутсорсинга во всем мире объясняется тем, что в связи со стремительным развитием технологий компаниям сложно самостоятельно отслеживать появление технологических новшеств и своевременно внедрять их, не имея большого штата технических специалистов. Оказывается, что компаниям, как правило, выгоднее привлекать опытные организации со штатом высококвалифицированных специалистов в области информационных технологий, чем создавать и расширять собственные специальные подразделения.

Основная отдача от ИТ-аутсорсинга состоит в значительном повышении эффективности финансового менеджмента, причем средством получения этой отдачи являются богатые технические возможности аутсорсеров и высокая квалификация персонала; кроме того, наблюдается тенденция роста числа контрактов, заключаемых сразу с несколькими поставщиками с целью дополнительного снижения издержек¹³.

Рассмотрим основные формы  ИТ-аутсорсинга, представленные в Таблице 1.

Таблица 1. Формы ИТ-аутсорсинга.

1.3 История    развития аутсорсинга в России. Нормативно-правовое регулирование аутсорсинга.

Хотя аутсорсинг часто  называют «феноменом двадцатого века», а также «величайшим открытием  бизнеса последних десятилетий», однако только с 1980-х годов аутсорсинг принимает стратегическое значение в сфере управления компанией и получает широкое распространение в мировой практике.

Интересен тот факт, что  бухгалтерский аутсоринг существовал и в период социализма. Формы бухгалтерского аутсорсинга были следующие.

1. Передача за пределы  организации функции бухгалтерии  в области расчетов с персоналом  по оплате труда. Это было  обусловлено определенными экономическими  причинами. В 70-е годы еще  не было персональных компьютеров.  Вычислительная техника была  представлена перформационно-клавишным оборудованием или вычислительными машинами, которые были в специализированных вычислительных центрах. Организации, не имеющие вычислительной техники, обращались в вычислительные центры для расчета заработной платы и удержания налогов.

2. Частичный вывод контрольной  функции за пределы организации.  Всесторонне практиковалось проведение  ревизий сторонними специалистами.  Как правило, предприятия, управляемые  одним главком должны были  быть проверяемы один раз в  год. Существовала система так  называемых перекрестных проверок. Ревизия проводилась не специализированной  фирмой. Специалисты одного предприятия  проводили ревизию на другом. В результате таких ревизий  происходил обмен опытом. У руководителя  и главного бухгалтера была  уверенность в правильном ведении  учета. 

Появление современного предпринимательства  в России в начале 90-х гг. XX века происходило в весьма сложных  условиях, в которых надо было уберечь  не только свой бизнес, но и собственную  жизнь. В это время начали образовываться, так называемые частные охранные предприятия, которые стали первыми  аутсорсинг-компаниями в России. Со временем бизнес приобретал все более цивилизованный вид. Большое внимание отдавалось различным формам рекламы, в связи с этим стали появляться различные рекламные агентства и PR-агентства. В середине 90-х гг. в России произошел Интернет бум – за два года количество сайтов увеличилось в 5 раз и создание достойного web-представительства стало большой проблемой. Это была огромная бизнес-возможность для развития хостинговых компаний, самые крупные из которых и сейчас удерживают свое лидерство на рынке. Относительно стабильная рыночная ситуация в России способствовала появлению новых услуг на рынке аутсорсинга – ИТ-аутсосинг, кадровый аутсорсинг и аутсорсинг бухгалтерии.

Значительным толчком  для  развития аутсорсинга послужил кризис 1998 года, когда предприниматели вынуждены были экономить на своих расходах и всерьез обратили внимание на существующий опыт экономически развитых стран. Лозунг «заниматься только тем, чем ты можешь заниматься лучше других, и не тратить сил и средств на то, что с успехом могут сделать другие» сразу привлек внимание множества руководителей отечественного бизнеса. Принцип повышения эффективности за счет разделения труда понятен многим, и его приложение к деятельности российских компаний не заставило себя долго ждать. Все большее количество предпринимателей стало активно искать возможности отказаться от трудностей, связанных с обеспечением чисто технических функций¹⁴.

С юридической точки зрения аутсорсинг является договором об оказании определенного вида услуг исполнителем, располагающим необходимыми для  этого ресурсами, на основе долгосрочного  соглашения, который обязуется по заданию заказчика оказывать  услуги (совершать определенные действия или осуществлять определенную деятельность), а заказчик обязуется своевременно оплачивать эти услуги. Во многих случаях  оказание услуг аутсорсинга регулируется нормами договора возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ), по которому исполнитель (организация- аутсорсер) обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (п. 1 ст. 779 ГК РФ).