Бухгалтерский учет денежных средств

Для осуществления платежей в пользу получателя средств, кроме расчетного счета еще использует счет 55 «Специальные счета в банке»; в частности расчеты аккредитивами.

На субсчете «Аккредитивы» учитывается  движение средств, находящихся в  аккредитивах. Зачисление денежных средств  в аккредитивы отражается по дебету счета 55.1 и кредиту счета 51.

Средства в аккредитивах списываются  по мере их использования (согласно выпискам кредитной организации), как правило, в дебет счета 60.

Аналитический учет по субсчету «Аккредитивы»  ведется по каждому выставленному  организацией  аккредитиву.

Например, у организации открыт непокрытый (гарантированный) аккредитив он заключатся в том, что банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета банка-эмитента в пределах суммы аккредитива либо указывает в аккредитиве иной способ возмещения исполняющему банку сумм, выплаченных по аккредитиву в соответствии с его условиями. Порядок списания денежных средств с корреспондентского счета банка-эмитента по непокрытому (гарантированному) аккредитиву, а также порядок возмещения денежных средств по непокрытому (гарантированному) аккредитиву банком-эмитентом исполняющему банку, определяется соглашением между банками. Порядок возмещения денежных средств по непокрытому (гарантированному) аккредитиву плательщиком банку-эмитенту определяется в договоре между плательщиком и банком-эмитентом.

 

Глава III. Движение денежных средств.

3.1 Документальное оформление операций по движению денежных средств.

 

Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях  информации. Следовательно, документ –  любой носитель информации, с помощью  которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Форма документа определяется совокупностью показателей и  их расположением в документе. Наименование показателей и их число в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не предоставляется  возможным – непосредственно  по окончанию операции. Своевременное  и достоверное создание первичных  документов, передача их в установленные  сроки и порядке для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота ³.

Документооборот движения денежных средств осуществляется по двум направлениям проведения хозяйственных операций связанных с денежными средствами: наличный оборот денежных средств и  безналичный оборот денежных средств (Рис. 1).

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Формы движения денежных средств

 

Все хозяйственные операции совершенные и наличным и безналичным  путем имеют документальное подтверждение.

Кассовые операции осуществляет бухгалтер-кассир, являющийся должностным  лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и денежных документов. Все  хозяйственные операции совершенные  через кассу организации имеют  документальное оформление в определенной последовательности. Документооборот  кассовых операций представлена на рисунке 2.

 

 

 

 

 

Рис. 2. Документооборот по учету кассовых операций

 

Прием наличных денег в  кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам (ф. №КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным руководителем. О приеме денег выдается квитанция к приходному ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре. В приходном кассовом ордере и квитанции к нему по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога НДС» ⁴.

Выдача наличных денег  из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам (ф. №КО-2) или надлежаще оформленным другим документом (платежным ведомостям и т.д.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. При получении денег по платежной ведомости сумма прописью не указывается. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе, производится по расходным ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости на основании заключенных договоров. Кассир выдает деньги только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Приходные кассовые ордера и  квитанции к ним, а также расходные  кассовые ордера должны быть заполнены  бухгалтером четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине. Подчистки, помарки или исправления  в этих документах не допускаются. Прием  и выдача денег по кассовым ордерам  может производится только в день их составления. В приходных и  расходных ордерах указывается  основание для их составления, и  перечисляются прилагаемые к  ним документы. Выдача приходных  и расходных ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается .

Приходные и расходные  кассовые ордера до передачи в кассу  регистрируются в бухгалтерии в  журнале регистрации приходных  и расходных документов (ф. №КО-3). Для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных (расчетно-платежных) ведомостей) до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда, регистрируются после их выдачи.

Все операции по поступлению  и расходованию денежных средств  кассир записывает в кассовую книгу  ф. – №КО-4. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей, одна из них (с горизонтальными линиями) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линий) заполняется как второй экземпляр с обеих сторон под копирку. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры остаются в кассовой книге, вторые должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег  в кассе на следующее число  и передает в бухгалтерию в  качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и  расходными кассовыми документами  под расписку в кассовой книге. Подчистки  и неоговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего .

На предприятиях при условии  обеспечения полной сохранности  кассовых документов кассовая книга  может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы  формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные  формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах  осуществляется в порядке возрастания  с начала года. В машинограмме «Вкладной  лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически  печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а  последним за календарный год  – общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения  машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить  правильность составления указанных  документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами  в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В  целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и книга опечатывается ⁵.

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством  реквизитов. По кассовым операциям  журнал ордер открывается на месяц  на отдельный синтетический счет 50 «Касса». Каждому журналу-ордеру присваивается  определенный постоянный номер. Запись в журналы-ордера производят ежедневно  либо непосредственно с первичных  документов, либо с вспомогательных  ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных  документов. В журналы-ордера производятся только кредитовые записи счета 50, Операции, по которым счет «Касса» дебетуется, будут записаны в Главную книгу.

Одним из важнейших средств  проверки и контроля полноты и  правильности записей по счетам является оборотная ведомость, которая представляет собой сводку оборотов и остатков по счету за учетный период времени.

В соответствии Федеральным  Закон от 22.05.03 №54-ФЗ (ред. от 17.07.2009) «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» все организации при осуществлении ими торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации должны вести денежные расчеты с населением с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ).

Документальное оформление поступление денежных средств с  использованием ККМ показано на рисунке 3.

 

 

 

 

 

Рис. 3. Документооборот по поступлению денежных средств с использованием ККМ

 

Организация, осуществляющая денежные расчеты с населением с  применением ККМ, обязана выдавать покупателям (клиентам) чек или вкладной (подкладной) документ, напечатанный ККМ. На них должны отражаться такие реквизиты, как наименование организации, ИНН  организации, заводской номер ККМ, порядковый номер чека, дата и время  покупки (оказания услуги), стоимость  покупки (услуги), признак фискального  режима. Чеки действительны только в день их выдачи покупателю и погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием  услуг) с помощью штампов или  путем надрыва в установленных  местах [4]. При ошибочно пробитом кассовым чеком и для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, применяется акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.

Справка-отчет кассира-операциониста (Форма №КМ-6) применяется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день. Выручка за рабочий день определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам и подтверждается соответствующими подписями руководителей подразделений, в которых используются ККМ.

Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации  необходим для составления сводного отчета о показаниях счетчиков ККМ  и выручке организации за текущий  рабочий день и является приложением  к справке-отчету кассира-операциониста  за текущую дату.

Учет операций по приходу  и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ организации ведется  в журнале кассира-операциониста (Форма №КМ-4). Он является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера предприятия. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке⁶.

Контрольные ленты и  другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов должны храниться  в течении сроков, установленных  для первичных документов, но не менее 5 лет. Ответственность за хранение документов несет руководитель организации.

 

Прием и выдача денег  или безналичные перечисления производятся банком на основании документов специальной  формы, утвержденной им же, подтверждая  осуществление хозяйственной операции.

Документальное оформление учета денежных средств на расчетном  счете организации представлено на рисунке 4.

 

 

 

 

 

Рис. 4. Схема документального оформления учета денежных средств на расчетном счете

 

При внесении денег на счет банку представляется объявление на взнос наличными (ОВН). Оправдательным документом при этом является квитанция, заполняемая вместе с ОВН, отмеченная банком.

Денежные чеки представляются в банк при снятии средств со счёта  на выплату заработной платы, пенсии, пособия, командировочные и хозяйственные  нужды. Оправдательным документом при  этом является корешок, который остаётся в чековой книжке предприятия.

Платёжное поручение является распоряжением клиента на перечисление средств другому предприятию  или организации. Оно выписывается на основании счетов-фактур, договоров, актов выполненных работ, накладных, распоряжений бухгалтерии на перечисление налогов и сборов и др. По договоренности сторон платежные поручения могут быть срочными, досрочными и отсроченными. Срочные платежи совершаются: до отгрузки товара авансовый платеж, после отгрузки товара – путем прямого акцепта товара, при крупных сделках – частичные платежи. Досрочный и отсроченный платежи могут осуществляться в рамках договорных отношений без ущерба для финансового положения договаривающихся сторон.