Бухгалтерский учет использования наличных денег в кассе при расчетах

Предприятия могут иметь  в своих кассах наличные деньги в  пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Предприятия обязаны сдавать  в банк всю денежную наличность сверх  установленных лимитов остатка  наличных денег в кассе в порядке  и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут  быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в  объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для  перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с  обслуживающими их банками могут  расходовать ее на оплату труда и  выплату социально-трудовых льгот (в  последующем - оплата труда), закупку  сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Предприятия не имеют права  накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов  для осуществления предстоящих  расходов, в том числе на оплату труда.

Выдача денег из выручки  одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается  в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

Предприятия имеют право  хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов  только для оплаты труда, выплаты  пособий по социальному страхованию  и стипендий не свыше 3 рабочих  дней (для предприятий, расположенных  в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая  день получения денег в банке.

В штате предприятия предусмотрена  должность кассира. Кассир – должностное лицо, на которое возложена обязанность учета приема, хранения и выдачи денег из кассы

При назначении кассира на работу руководитель предприятия знакомит кассира с правилами ведения кассовых операций и заключает с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность денег в кассе. Кассир несет ответственность за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и из-за неосторожности. Кассиру запрещается передавать выполнение своих обязанностей другим лицам. В случае болезни и других случаев, когда кассир не может выполнять свои обязанности, исполнение обязанностей кассира по письменному распоряжению руководителя возлагается на другого работника.

Бухгалтера и другие работники, которые пользуются правом подписи  финансовых документов, не могут исполнять обязанности кассира.

Кассир обязан иметь личную печать. Все наличные деньги должны храниться в помещении кассы  в несгораемых металлических  шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются  печатью кассира. Ключи от металлических  шкафов и печати хранятся у кассира, причем эти ключи запрещается  оставлять в условленных местах, передавать посторонним лицам, изготавливать  их неучтенные дубликаты.

Перед открытием помещения  кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность  замков, дверей, оконных решеток  и печатей, убедиться в исправности  охранной сигнализации. [14, С 215]

В сроки, установленные руководителем  организации, а также при смене  кассиров производится внезапная ревизия  кассы с пересчетом денежной наличности. Остаток денежной наличности в кассе  сверяется с данными учета  по кассовой книге. Организация со своей  стороны должна создать кассиру  необходимые условия для выполнения его обязанностей, связанных с  высокой материальной ответственностью.

Для контроля движения наличных средств используются контрольно-кассовые машины (ККМ). Законодательством установлено  применение ККМ при осуществлении  денежных расчетов с юридическими и  физическими лицами по товарным операциям  или по оказанию бытовых услуг, так  как эти сферы деятельности связаны  с массовым наличным денежным оборотом. исключение составляют только те организации, которые в силу специфики используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки ККМ.

1.3 Первичная документация  по поступлению и расходованию  денежных средств

Унифицированные формы первичной  учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических  лиц всех форм собственности (кроме  кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и  юридических лиц), утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1.1

Основные первичные документы  по учету кассовых операций

Форма документа		Порядок применения
номер	Наименование документа
КО-1	Приходный кассовый ордер	Для оформления поступления  наличных денежных средств в кассу  организации
КО-2	Расходный кассовый ордер	Для оформления выдачи денежных средств из кассы организации
КО-3	Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов	Для регистрации Приходных  кассовых ордеров и Расходных  кассовых ордеров
КО-4	Кассовая книга	Для учета поступлений  и выдач наличных организации  в кассе
КО-5	Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств	Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу, а  также учета возврата наличных денег  и кассовых документов по производственным операциям

 

Поступление наличных денег  в кассу организации (индивидуального  предпринимателя) оформляется приходным  кассовым ордером (ПКО) по форме N КО-1 (Приложение 1), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Он состоит из двух частей: собственно самого приходного кассового ордера и отрывной квитанции к нему.

Квитанция к приходному кассовому  ордеру, оформленная с учетом требований пп. 13 и 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, регистрируется в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма № КО-3). В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются:

- по строке «Основание» - содержание хозяйственной операции;

- по строке «В том числе» - сумма НДС (записывается цифрами, а в случае если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)»);

- по строке «Приложение» - перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

- в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Кассир, получив из бухгалтерии  приходный ордер или заменяющий его документ, обязан проверить его, руководствуясь предписаниями п. 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. А  если деньги поступили из банка, то квитанцию прикладывают к банковским документам. Если организация продает  товары (выполняет работы, оказывает  услуги) за наличный расчет, то на всю  сумму выручки составляется один Приходный кассовый ордер. Делают это в конце рабочего дня или смены. [6]

Выдача наличных оформляется  расходным кассовым ордером (РКО) по форме № КО-2. Он представляет собой единый бланк без каких-либо отрывных квитанций. В целом расходный кассовый ордер похож на приходный кассовый ордер и заполняется аналогично.

В верхней части пишется  наименование ИП, далее номер и  дата ордера. Нумерация ордеров (приходных  и расходных) осуществляется раздельно  в течение года. С 1 января каждого  года она начинается заново.

В табличной части пишется  только сумма. Далее указываются  полностью Фамилия, Имя, Отчество лица, получающего деньги, основание (номер и дата документа), сумма прописью (копейки - цифрами), прилагаемые бумаги. Ниже, после подписей руководителя и главного, в строку "Получил" получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой укажет выданную ему сумму: рублей - прописью, копеек - цифрами. Он же строкой ниже ставит дату и подпись. То есть если расходный кассовый ордер составлен на компьютере, строка с указанием выданной суммы всегда будет написана от руки. Далее в строке "По" пишутся наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денег, чаще всего это паспорт. Расходный кассовый ордер оформляется в 1 экземпляре, печать на нем не ставится. [11]

Документ на выдачу денег  подписывается предпринимателем. Когда  на прилагаемых к расходному кассовому ордеру бумагах (например, заявление на выдачу денег от командированного сотрудника, счет) есть разрешительная надпись коммерсанта, его подпись на ордере не обязательна. Об этом сказано в правилах заполнения бланка, утвержденных тем же приказом, что и сами формы. Тем не менее, во избежание недоразумений и разногласий с контролерами будет лучше, если индивидуальный предприниматель поставит свою подпись на расходном ордере.

Деньги выдаются только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача осуществляется по доверенности, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение.

Заработную плату, пенсию, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы  не по кассовым ордерам, а по платежным  и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации  и главным бухгалтером. При получении  денег рабочие и служащие расписываются  в платежной ведомости. [12]

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные  кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены четко и  ясно чернилами или шариковой  ручкой или выписаны на пишущей машине. подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег  по кассовым ордерам могут производиться  только в день их составления. [17, С.172]

Пунктом 21 Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации  определено, что приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма № КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные  на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после  их выдачи.

В журнале регистрации  приходные и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные  ордера регистрируют в разделе «Приходный документ», расходные — в разделе «Расходный документ». По каждому документу отражается дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется с начала отчетного года в порядке возрастания отдельно по приходу и расходу.

Учет движения денег в  кассе ведется кассиром в кассовой книге (форма № КО-4). Каждая организация  ведет только одну кассовую книгу. Эта  книга должна быть прошнурована и  опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через  копировальную бумагу сразу же после  получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно  в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит  остаток денег в кассе на следующее  число и передает в бухгалтерию  второй отрывной лист кассовой книги, который является отчетом кассира (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами), под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера организации.

Если же в организации  есть операционные кассы для проведения наличных расчетов с покупателями или  заказчиками через Контрольно-кассовую машину (ККМ), то в главную кассу  сдается журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). Он служит для учета  контроля этих расчетов. ККМ печатает на ленте отрывные чеки, вручаемые  покупателям, и фиксирует их в  своей памяти. Ежедневные расчеты  через ККМ оформляются в журнале, а затем из них переносятся  в кассовую книгу организации. [26]

Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств (форма  № КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового  ордера, но и на основании платежной  или расчетно-платежной ведомости. Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации.

При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости  использовать:

- расчетно-платежную;

- расчетную;

- платежную.

Постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате" утверждены типовые формы:

- для расчетно-платежной  ведомости форма № Т-49;

- для расчетной ведомости  форма № Т-51;

- для платежной ведомости  форма № Т-53.

По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер. [8]

Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма  № Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет.

Организация может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные  нужды, командировочные, представительские  и тому подобные расходы.