Бухгалтерский учет использования наличных денег в кассе при расчетах

Срок, на который организация  может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может  и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом могут  быть утверждены перечень хозяйственных  операций; оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки  сдачи авансового отчета. В течение  трех рабочих дней после окончания  такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с приложением  документов, подтверждающих расходы, и/или  вернуть остаток неизрасходованных  денег, если таковой имеется).

Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник должен отчитаться за них также в  срок не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Форма авансового отчета № АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет".

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным  лицом и работником бухгалтерии  на бумажном или машинном носителе информации.

На оборотной стороне  формы АО-1 авансового отчета подотчетное  лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

При получении авансового отчета организацией бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Эта часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят бухгалтерией к проверке.

В бухгалтерии проверяются  целевое расходование средств, наличие  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а  также на оборотной стороне формы  указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые  дебетуются на эти суммы.

Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в  кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.

Если сотрудник обоснованно  израсходовал большую сумму, то сумма  перерасхода по авансовому отчету ему  возмещается. При этом кассир должен выписать расходный кассовый ордер.

Проверенный авансовый отчет  утверждается руководителем организации  или уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. Остаток  неиспользованного аванса сдается  подотчетным лицом в кассу  организации по приходному кассовому  ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Данные утвержденного  авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный  срок, может удерживаться из его  заработной платы (ст. 137 Трудового кодекса  Российской Федерации (далее - ТК РФ)). При  этом следует иметь в виду ограничения, установленные в ч. 1 ст. 138 ТК РФ: "общий  размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может  превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся  работнику".

Авансовый отчет должен храниться  в организации "в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет" (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Новая выдача денежных средств  под отчет работнику возможна только после полного погашения  прежней задолженности. [1]

 

ГЛАВА 2. УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ

2.1 Организация синтетического и аналитического учета движения денежных средств

Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном, балансовом счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

Сальдо счета указывает  на наличие свободных денежных средств  в кассе организации на начало и конец месяца. По дебету счета 50 отражается поступление денежных средств  и денежных документов в кассу  организации. По кредиту счета 50 отражаются выплата денежных средств и выдача денежных документов.

К счету 50 «Касса» могут  быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»

50-2 «Операционные кассы»

50-3 «Денежные документы»  и другие.

Выделение субсчетов к  счету 50 объясняется необходимостью формирования информации об обороте  наличных денежных средств в зависимости  от специфики функционирования организации.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в  кассе организации. Когда организация  производит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная  касса» учитывается наличие и  движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений  связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости. Этот же субсчет применяется торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов.

На субсчете 50-3 «Денежные  документы» учитываются находящиеся  в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических  затрат на приобретение. Аналитический  учет денежных документов ведется по их видам. [19]

Таблица 2.1

Счет 50 «Касса»

По дебету		По кредиту
№ счета	Название счета	№ счета	Название счета
50 51 52 55 57 60   62   66   67   71 73   75 76   79 80 86 90 91 98 99	Касса Расчетные счета Валютные счета Специальные счета в банках Переводы в пути Расчеты с поставщиками и  подрядчиками Расчеты с покупателями и  заказчиками Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам Расчеты по долгосрочным кредитам и займам Расчеты с подотчетными лицами Расчеты с персоналом по прочим операциям Расчеты с учредителями Расчеты с разными дебиторами и кредиторами Внутрихозяйственные расчеты Уставный капитал Целевое финансирование Продажи Прочие доходы и расходы Доходы будущих периодов Прибыли и убытки	50 51 52 55 57 58 60   62   66   68 69   70   71 73   75 76   79 80 81 94   99	Касса Расчетные счета Валютные счета Специальные счета в банках Переводы в пути Финансовые вложения Расчеты с поставщиками и  подрядчиками Расчеты с покупателями и  заказчиками Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам Расчеты по налогам и сборам Расчеты по социальному страхованию  и обеспечению Расчеты с персоналом по оплате труда Расчеты с подотчетными лицами Расчеты с персоналом по прочим операциям Расчеты с учредителями Расчеты с разными дебиторами и кредиторами Внутрихозяйственные расчеты Уставный капитал Собственные акции (доли) Недостачи и потери от порчи  ценностей Прибыли и убытки

 

Одним из основных источников поступления денежных средств в  кассу организации, являются расчетные  счета. В бухгалтерском учете  при поступлении денежных средств  с расчетного счета составляется запись:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 51 «Расчетные счета».

Поступление денежных средств  от покупателей в оплату за реализованный  товар является выручкой, отражение которой в бухгалтерском учете зависит от видов торговли: розничная или оптовая. При продаже товаров через розничную сеть выручка отражается записью:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 90-1 «Выручка».

Основанием для отражения  выручки в бухгалтерском учете  в оптовой торговле является предъявленный  покупателю счет на продажную стоимость  товара. В учете составляется запись:

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит 90-1 «Выручка».

Поступление денежных средств  от покупателей в оплату за товар  в данном случае отражается как погашение  задолженности покупателя за отгруженный  товар:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Расчеты за отгруженный покупателям  товар могут осуществляться за наличный расчет в форме предварительной  оплаты. Поступления от других юридических и физических лиц в порядке предварительной оплаты продукции в соответствии с п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 г. № 32н, не признаются доходами организации.

Согласно Плану счетов сумма поступившей в кассу  организации предварительной оплаты в счет предстоящей поставки продукции  отражается по дебету счета 50 «Касса»  в корреспонденции с кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Причем сумма предварительной оплаты учитывается обособленно, для этого организация по балансовому счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» может открыть соответствующий субсчет, например субсчет 62-1 «Расчеты по предварительной оплате».

Пример 2.1

Организация получила авансовый  платеж наличными денежными средствами под предстоящую отгрузку товара на сумму 35400 руб., в том числе НДС— 5400 руб.

 

В бухгалтерском учете  организации отражаются записи:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 62-1 «Расчеты по предварительной оплате» — 35 400 руб. — на сумму поступившего авансового платежа в кассу

организации;

Дебет 62-1 «Расчеты по предварительной оплате»

Кредит 68 «Расчеты по налогам  и сборам» — 5400 руб. — на сумму НДС от поступившего авансового платежа.

 

Денежные средства в кассу  организации могут поступать  от учредителей организации в  качестве вклада в уставный капитал. Вклады учредителей определяются учредительным  договором и протоколом собрания учредителей.

Учет расчетов с участниками  общества по денежным и имущественным  вкладам в уставный капитал ведется  с применением счета 75 «Расчеты с  учредителями».

Подтверждением факта  принятия денежного вклада от участника  является квитанция к приходному кассовому ордеру, скрепленная печатью  организации.

Приходный кассовый ордер  служит основанием для записи операции в отчет кассира, на основе которого составляются бухгалтерские записи с их отражением в журналах-ордерах.

Сумма вклада участника, поступившая  в виде наличных денежных средств  в кассу, отражается записью:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам  в уставный (складочный) капитал». [18, С 296]

 

Денежные средства могут  поступать в кассу организации  при возврате подотчетных сумм от работников организации. Остаток подотчетных  сумм определяется на основании авансового отчета, его поступление оформляется  приходным кассовым ордером.

Например, подотчетному лицу из кассы организации выданы денежные средства на приобретение канцелярских принадлежностей. После приобретения канцелярских принадлежностей подотчетным  лицом составлен авансовый отчет, к которому приложены товарный и  кассовый чеки. Остаток неиспользованных денежных средств сдан в кассу  организации.

В бухгалтерском учете  составляются записи:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50-1 «Касса организации» - выданы из кассы подотчетному лицу денежные средства для приобретения канцелярских принадлежностей;

Дебет 10-1 «Инвентарь и хозяйственные  принадлежности»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - приобретены подотчетным лицом канцелярские принадлежности;

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — возвращен в кассу организации остаток неиспользованных подотчетных сумм.

Иные операции поступления  денежных средств в кассу организации представлены в табл. 2.2[18, 297]

 

 

 

Таблица 2.2

Операции по поступлению  денежных средств в кассу организации

(дебет счета 50-1 «Касса  организации»)