Бухгалтерский учет материальных ценностей

 

 

3. Документальное оформление, оценка и учет отпущенных материальных ценностей в производство и на другие цели, отражение учета движения материальных ценностей в регистрах бухгалтерского учета

 

Материалы отпускают  со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

Важным условием контроля за рациональным использованием материалов являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы предприятия должны иметь  список должностных лиц, которым  предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материалов, отпускаемых  в производство и на другие нужды  ежедневно, оформляют лимитно-заборными  картами. Они выписываются в двух или трех экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Лимитно-заборная карта может выписываться в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении  материалов непосредственно в карте  складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материалов со склада.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и  замену одного материала другим (при  отсутствии материала на складе) оформляют  выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). При замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование №_» и Уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. Расчеты лимитов  и выписка лимитно-заборных карт на современных вычислительных машинах позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются  нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя - у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения, как правило, в трех экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов, а третий - в бухгалтерию. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом  вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Списание материалов оформляют  актом на списание материалов, который  составляется специально созданной комиссией, с участием материально ответственного лица.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей  расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

На фактически израсходованные  материалы подразделение-получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, шифр заказа, на выполнение которого израсходованы материалы, нормативный и фактический расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин. В необходимых случаях в акте указывают количество изготовленной продукции либо объем выполненных работ. Кроме того, подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей и передают их в бухгалтерию.

В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции  и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы  по их видам отражаются в актах  или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

В установленные дни  документы по приходу и расходу  материалов сдают в бухгалтерию  организации по реестру приемки-сдачи  документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию  под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.

В соответствии с ПБУ 5/2001 материалы, отпускаемые в расход могут оцениваться одним из следующих способов, который указывается в учетной политики предприятия и применяется по группе или виду материалов:

1. По себестоимости каждой единицы;
2. По средней себестоимости;
3. ФИФО (первая партия на приход и первая в расход – по стоимости первых по времени  поступления партий).

Далее рассмотрим пример расчета списания материалов по способам средней себестоимости и способом ФИФО.

Пример 2

№ п/п	Показатели	Количество, кг.	Цена, руб.	Сумма, руб.
1	Остаток на начало месяца	1000	5	5000
2	Поступило в январе: 1 партия 2 партия 3 партия	6000 4000 20000	10 12 20	60000 48000 400000
3	Итого поступило за месяц	30000		508000
4	Итого поступило с остатком	31000		513000
5	Отпущено в январе: 1. в основное производство 2. на продажу 3. на прочие нужды	16000 1000 5000
6	Итого отпущено	22000
7	Списание материалов по средней  себестоимости Отпущено в январе: 1. в основное производство 2. на продажу 3. на прочие нужды	16000   1000 5000	513000/31000=16,55       16,55	264800 16550 82750
8	Итого	22000	16,55	364100
9	Остаток на 1 февраля	9000		148950
10	Списание материалов по способу  ФИФО Отпущено в январе: 1. в основное производство 2. на продажу 3. на прочие нужды	16000   1000 5000	15,14	242160     15140 75700
11	Итого в расход	22000		333000
12	Остаток на 1 февраля	9000		180000

 

Далее рассмотрим пример по списанию материалов производственные нужды.

Пример 3

Рассмотри продолжение  примера 1,  спишем 22500 шт. патронов для нужд организации основного производства.

Журнал регистрации  хозяйственных операций

№ п/п	Содержание  операции	Сумма, руб.	Дебет	Кредит
1	Отражено списание 22500 шт. патронов по учетным ценам	33750	20	10/уч
2	Отражено списание ТЗР по приобретенным патронам с учетом того, что материалы на начало=0, ТЗР на начало =0	2568 (33750*7,61%)	20	10/ТЗР

 

Подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о движении и наличии материальных ценностей, которые передаются в  бухгалтерию в определенные графиком сроки. Бухгалтерская служба обязана:

1. Проверить поступившие из подразделения отчеты. Проверка  точки зрения законности совершенных операций;
2. Производить сверку отчетов подразделений с документами складов;
3. Определить совместно с другими отделами отклонения фактического расхода материалов от установленных норм;
4. Регулярно контролировать правильность ведения учета материалов на складах и в подразделении.

Поступление материалов в организацию и расчеты с  поставщиками отражаются на основании первичных документов в регистре, позволяющем контролировать расчеты с поставщиками. При журнально-ордерной форме это Журнал-Ордер №6.

4. Учет материальных ценностей на складе и его связь с учетом в бухгалтерии

 

Для хранения материальных запасов в организациях создаются:

а) центральные (базисные) склады, которые находятся  в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Центральные  склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады;

б) склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений  организации.

Для материалов открытого хранения оборудуются  специально приспособленные площадки.

На складах (кладовых) материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорторазмерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.

Размещение  материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или  бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов  по каждому складу возлагаются на соответствующие должностные лица (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Учет материальных запасов (т.е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции  и др.), находящихся на хранении в  складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

На складах  ведется количественный сортовой учет материальных запасов в установленных  единицах измерения, с указанием  цены и количества.

Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо-сбытовой) организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты.

На каждый номенклатурный номер материала открывается  отдельная карточка.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской  службой организации в специальном  реестре (книге), а при механизированной обработке - на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.