Бухгалтерский учет материальных ценностей

Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под  расписку в реестре.

В полученных карточках  складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие  места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

Учетные цены материальных запасов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений, проставляются на карточках складского учета организации.

В случаях изменения  учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т.е. указывается  новая цена и с какого времени  она действует.

В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов:

а) открывается  новая карточка складского учета  при каждом изменении цены;

б) учет ведется  на одной и той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточках по строке "Цена" указывается "Цена поставщика" или "Фактическая себестоимость". Новая цена записывается по каждой операции.

Если в бухгалтерской  службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются  по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.

Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток) на складе ведется непосредственно материально ответственным лицом. В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

После полного  заполнения карточки для последующих  записей движения материальных запасов  открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются.

Второй и  последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при  очередной проверке.

При автоматизации (механизации) учета движения материальных запасов указанные в настоящем пункте формы учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

На основании  оформленных в установленном  порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках  каждая операция, отраженная в том  или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в  карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно  выводятся остатки (при наличии  операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги  оборотов по приходу и расходу  и остаток.

Работники бухгалтерской  службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в  установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей  операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

При ведении  в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской  службы сверяет все записи в карточках  складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего может производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении  карточек учета в бухгалтерской  службе организации (сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.

Материально ответственные  лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.

Периодически  в сроки, установленные в организации  графиком документооборота, заведующие складами обязаны сдавать, а работники  бухгалтерской службы или иного  подразделения организации - принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие  по складам за соответствующий период.

Прием-сдача  первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской  службы или иного подразделения  организации расписывается в получении документов.

Сдача складом  лимитно-заборных карт производится после  использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц независимо от использования  лимита. Если лимитно-заборная карта  была выдана на квартал, она сдается в начале следующего квартала, а в начале второго и третьего месяцев текущего квартала сдаются месячные талоны от квартальных карт, если талоны оформлялись.

До сдачи  лимитно-заборных карт их данные выверяются с цеховыми экземплярами карт (при ведении карт в двух экземплярах). Выверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного работника подразделения организации, получавшего материалы.

По истечении  календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются, брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

По указанию руководителя службы снабжения (снабжения и сбыта) и разрешения главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись  и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года.

На складах (в  кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер  открывается лицевой счет. Лицевые  счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого  лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или  в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров  лицевых счетов, наименований материальных ценностей с их отличительными признаками и количества листов в книге.

Книги складского учета должны быть пронумерованы  и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

Книги складского учета регистрируются в бухгалтерской службе организации, о чем делается запись в книге с указанием номера по реестру.

Организацией  может быть установлен иной порядок  оформления книг складского учета.

При небольшой  номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца. При этом для записи операций по приходу и по расходу могут отводиться несколько граф, в том числе для отражения сведений о поступлении материалов (от поставщиков, от других складов и подразделений организации и т.д.), отпуск (производственным подразделениям, обслуживающим производствам и хозяйствам, для продажи и т.д.) и (или) для каких целей.

В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

В материальных отчетах указывается также сумма (по приходу, расходу и остаткам) материальных ценностей. Сумма заполняется (таксировка) бухгалтерской службой организации, или специалистом, осуществляющим бухгалтерскую функцию, или заведующим складом (кладовщиком).

Материальные  отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные в организации сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.³

 

5. Инвентаризация материальных ценностей

 

Для обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить  инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем  организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение  инвентаризации обязательно:

- при передаче  имущества в аренду, выкупе, продаже,  а также при преобразовании  государственного или муниципального  унитарного предприятия;

- перед составлением  годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация  которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;

- при смене  материально-ответственных лиц;

- при выявлении  фактов хищения, злоупотреблении  или порчи имущества;

- в случае  стихийного бедствия, пожара или  других чрезвычайных ситуаций, вызванных  экстремальными условиями;

- при реорганизации  или ликвидации организации;

- в других  случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

С целью организации  текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных  расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации, в организациях проводятся проверки.

Порядок проведения проверок, в том числе определение  конкретных наименований, видов, групп  запасов, подлежащих проверке, сроки  проведения проверки и т.п., устанавливается  руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.

Для проведения комплекса работ по выявлению  фактического наличия запасов, сопоставления  фактического наличия запасов с  данными бухгалтерского учета, документальному оформлению фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи и другим аналогичным документам), определения причин списания запасов и возможности использования отходов и ряда других аналогичных работ, в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Учитывая большой  объем указанных работ, их специальный  характер, в организации могут  создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный  состав постоянно действующей и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.).

В состав указанных  комиссий включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Бухгалтерская служба организации обязана:

- осуществлять  контроль за своевременностью  и полнотой проведения инвентаризаций;

- требовать  сдачи материалов инвентаризаций  в бухгалтерскую службу;

- следить за  своевременным завершением инвентаризаций  и документальным оформлением их результатов;

- отражать на  счетах бухгалтерского учета  выявленные при инвентаризации  расхождения между фактическим  наличием имущества и данными  бухгалтерского учета.

По результатам  инвентаризаций и проверок принимаются  соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

Выявленные  при инвентаризации расхождения  между фактическим наличием имущества  и данными бухгалтерского учета  отражаются в следующем порядке:

а) излишки запасов  приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость относится:

- в коммерческих  организациях - на финансовые результаты;