Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 расходы на перевозку  багажа сверх веса, стоимость  перевозки которого входит в  стоимость билета того вида  транспорта, которым пользуется  работник, возмещаются с разрешения  руководителя согласно оригиналам  подтверждающих документов;

размер суточных расходов могут быть меньше или больше размера, указанного в п.п. 140.1.7 Налогового кодекса Украины;

наличие и частота питания может уменьшать размер суточных или оплачиваться за счет суточных;

командированному работнику могут ограничиваться расходы на бронирование мест в гостиницах (например, в размере не более 50 % стоимости места в гостинице за одни сутки);

командированному работнику могут ограничиваться расходы на бытовые услуги, включенные в счета на оплату стоимости проживания в местах проживания (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), например, в размере не более 10 процентов сумм суточных расходов за все дни проживания;

при наличии подтверждающих документов с разрешения руководителя предприятия могут возмещаться расходы на такси и  аренду автотранспорта.

Суточные расходы:

отдельным видом расходов, которые не нуждаются в специальном документальном подтверждении, являются суточные расходы;

суточные - это расходы на питание и финансирование других собственных потребностей физического лица, понесенные в связи с такой командировкой и не подтвержденные документально;

сумма суточных определяется за фактическое время пребывания в командировке согласно приказу о командировке и соответствующих первичных документов в пределах утвержденных сумм;

при командировке работника сроком на один день суточные расходы возмещаются как за полные сутки;

суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке, включая день выбытия и прибытия;

при отсутствии приказа суточные расходы не выплачиваются;

согласно п.п. 140.1.7 Налогового кодекса Украины суточные расходы составляют 0,2 размера МЗП (минимальной заработной платы), действовавшего на 1 января отчетного налогового года, в расчете на сутки;

в период с 01 апреля по 31 декабря 2011г. предельный размер суточных составлял 188 грн. 20 коп.;

суточные расходы возмещаются в единой сумме независимо от статуса населенного пункта;

если принимающая сторона обеспечивает командированного работника дополнительными средствами в виде компенсации текущих расходов (например, на проезд или на найм жилого помещения) или суточных расходов, отправляющая сторона выплату ему суточных расходов уменьшает на сумму дополнительно предоставленных средств. Если сумма, предоставленная принимающей стороной, превышает или равняется установленным суммам суточных расходов, отправляющая сторона выплату суточных расходов не проводит.

Не разрешается включать в командировочные расходы:

алкогольные напитки и табачные изделия;

суммы «чаевых»;

зрелищные мероприятия [26].

Таким образом, в ходе исследования международного опыта бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлено:

за рубежом к расчетам с подотчетными лицами относят представительские расходы;

различия имеют место быть в возмещении расходов по оплате проезда, проживания и дополнительных услуг. 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2

ИССЛЕДОВАНИЕ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

 

2.1 Документальное оформление расчетов  с подотчетными лицами

 

 

 

В процессе хозяйственной деятельности возникает необходимость выдачи наличных денег под отчет работникам организации на административно-хозяйственные расходы и осуществление служебных командировок.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей.

Документальное оформление командировки (рисунок 2.1).

Основными документами, которыми оформляются расчеты с подотчетными лицами в ЗАО «Щара-Агро» являются:

1. Приказ об утверждении списка лиц на выдачу подотчетных сумм.

В ЗАО «Щара-Агро» издан приказ генерального директора от 24.01.2011 №11/1 об утверждении списка лиц на выдачу подотчетных сумм, где указаны 39 человек.  В этом приказе указаны Ф.И.О. лиц и их должности   (Приложение А).

2. Приказы о направлении сотрудника в командировки    (Приложение Б).

В приказе обязательно указывается фамилия и инициалы командируемого сотрудника, его профессия (должность), структурное подразделение, где он работает, а также цель, время и место командировки. В приказе также указывается номер командировочного удостоверения.

 

 

 

Рисунок 2.1 - Документальное оформление командировки

Примечание – Источник [12, с. 278]

 

Приказ о направлении сотрудника в командировку подписывает генеральный директор ЗАО «Щара-Агро». Сотрудники ЗАО «Щара-Агро», направляемые в командировку, ознакомившись с приказом, ставят на нем свою подпись.

Приказ оформляется в одном экземпляре и хранится в архиве ЗАО «Щара-Агро» 5 лет.

3. Командировочное удостоверение (Приложение В).

Получив приказ о направлении в командировку, бухгалтерия ЗАО «Щара-Агро» выписывает работнику командировочное удостоверение. На его основании сотруднику выплачиваются суточные, в ЗАО «Щара-Агро» они составляют 22 000 рублей в сутки при однодневных командировках и 44 000 рублей свыше.

В каждом пункте назначения должны быть сделаны отметки о времени прибытия и убытия сотрудника, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку.

Удостоверение оформляется в одном экземпляре, и хранят в архиве организации 5 лет.

4. Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале (Приложение Г).

Например, на Бобко Раису Иосифовну – заведующую  молочно-товарной фермы, командированную в г. Гродно на 11 дней с 14.02.2012 по 24.02.2012 для повышения квалификации выписано командировочное удостоверение №20 от 13.02.2012.

5. Для отъезда в командировку из кассы в подотчет выдаются деньги, которые оформляются расходным кассовым ордером (Приложение Д).

Для расходного ордера предусмотрен типовой бланк (Типовая форма КО-2). Его форма утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 09.03.2010 №38 (в ред. от 23.03.2011 №12) [16].

Ордер выписывается в одном экземпляре. Его подписывают кассир, генеральный директор и главный бухгалтер ЗАО «Щара-Агро», а также лицо, получающее деньги в подотчет. Срок хранения расходного кассового ордера в архиве организации - 5 лет.

6. Авансовый отчет (Приложение Е).

Для авансового отчета используется в ЗАО «Щара-Агро» типовой бланк (Типовая форма ф. №286).

Авансовый отчет – это первичный документ, который служит для подтверждения израсходования сумм, выданных ранее, подотчетными лицами.

Командированный работник, получивший наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебной командировкой, обязан не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки — не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке, другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник (Приложение В);

проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно (Приложение Ж);

оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы (Приложение И);

отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя) (Приложение К) [20, с. 45].

Представленный авансовый отчет с оправдательными документами проверяется в бухгалтерии с точки зрения обоснованности произведенных платежей и их размеров. После проверки бухгалтером, авансовый отчет утверждает руководитель организации, а бухгалтерия производит окончательный расчет с подотчетным лицом.

Если имеет место неиспользование подотчетных сумм, они вносятся в кассу организации приходным кассовым ордером.

Возмещение расходов на хозяйственные нужды с целью закупки товарно-материальных ценностей осуществляется в соответствии с авансовым отчетом, заполненным подотчетным лицом (Приложение Л).

Авансовый отчет заполняется на основании документов, подтверждающих факт приобретения товарно-материальных ценностей:

товарных чеков и чеков кассового аппарата (Приложение М);

товарно-транспортных накладных (ТТН-1) (Приложение Н);

товарных накладных (ТН-2) (Приложение П);

счетов-фактур (Приложение Р). 

Авансовый отчет подлежит проверке, а затем утверждению руководителем организации. На основании утвержденного авансового отчета, с приложенными к нему оправдательными документами, осуществляется списание задолженности с подотчетного лица и оприходование приобретенных материалов и прочих товарно-материальных ценностей на склад организации.

Таким образом, документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Щара-Агро» происходит с использованием типовых унифицированных бланков, утвержденных постановлениями Министерств и другими органами, на которые законодательно возложены функции нормативного регулирования бухгалтерского учета в Республике Беларусь.

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Синтетический и аналитический  учет расчетов с подотчетными  лицами

 

 

Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами совмещен в одном регистре (ведомости, журнале-ордере). Учетные записи производятся по каждому работнику с указанием даты и суммы, выдаваемой под отчет на основании расчетных кассовых документов, даты и суммы, списываемой с работника на основании авансового отчета.

Представленный в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки в бухгалтерию авансовый отчет о расходовании подотчетных сумм подлежит проверке. Бухгалтер проверяет наличие всех документов, включенных в отчет, их достоверность и подлинность, правильность составления. Бухгалтер составляет справку о датах пересечения границы, которую подписывает сам и подотчетное лицо (или делается ксерокопия паспорта с отметками таможни). Производится арифметический подсчет сумм, устанавливается соответствие дат документов по отчетному периоду, приложенных к отчету, а также сумм по документам и записям в авансовом отчете. Определяются целевое назначение и законность произведенных расходов, их соответствие установленным нормам.

Возмещаемые работнику в пределах норм расходы на командировку (нормируемые расходы), а также фактически произведенные и документально подтверждаемые другие, возмещаемые в установленном порядке целевые расходы по командировке, не относятся к личному доходу работника и не облагаются подоходным налогом [3, с. 249].

Для учёта расчётов организации с работниками по выданным подотчетным суммам используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По дебету счёта 71 отражаются суммы, выданные работнику под отчёт: Дт 71 Кт 50, 51, 52.

По кредиту счёта 71 отражаются суммы, израсходованные  подотчётными лицами на различные цели. При этом могут производиться следующие бухгалтерские записи:

списание сумм, израсходованных подотчётным лицом на командировочные нужды: Дт 20, 26, 44,... Кт 71;

списание сумм, израсходованных подотчётным лицом на приобретение товарно-материальных ценностей, оплату выполненных работ, оказанных услуг: Дт 08, 10, 41, 50/3,... Кт 71;

списание суммы НДС, выделенного в документах на приобретённые товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги:     Дт 18 Кт 71;

возмещение работнику расходов сверх установленных норм:              Дт84, 92/2 Кт71.

Кроме того, по кредиту счёта 71 отражается возврат работником неиспользованных подотчётных сумм:

наличными денежными средствами в кассу организации:                          Дт 50/1 50/4 Кт 71;

безналично - путём их удержания из заработной платы работника:      Дт70 Кт71.

Подотчётные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются бухгалтерской записью: Дт 94 Кт 71.

В дальнейшем эти суммы списываются одной из следующих проводок:

если данная сумма может быть удержана из заработной платы работника: Дт 70 Кт 94;

если данная сумма не может быть удержана из заработной платы работника: Дт 73/2 Кт 94.

Дебетовое сальдо по счёту 71 показывает сумму дебиторской задолженности работника перед организацией по выданной подотчётной сумме. Кредитовое сальдо отражает сумму кредиторской задолженности организации перед работником в случае перерасхода выданного под отчёт аванса.