Бухгалтерский учет

После записи в регистрационном  журнале ежемесячно данные мемориальных ордеров переносятся в Главную  книгу, которая является систематическим  регистром синтетического учета. В  Главной книге записи группируются: дебетовые и кредитовые обороты  по каждому синтетическому счету  записываются отдельно в колонках по корреспондирующим счетам.

В конце месяца на основании итогов Главной книги  составляется оборотная ведомость  по счетам синтетического учета обычной  или шахматной формы. Данные Главной  книги и оборотной ведомости  используются для составления бухгалтерского баланса и отчетности.

Аналитический учет при  мемориально-ордерной форме ведется  в книгах, карточках или на свободных  листах. Записи в регистры аналитического учета делаются непосредственно  из документов, приложенных к мемориальным ордерам. В конце месяца на основании  записей в аналитических учетных  регистрах составляются оборотные, или сальдовые, ведомости – одна ведомость на группу аналитических  счетов, объединяемых соответствующим  синтетическим счетом. Данные этих ведомостей для сверки итогов оборотов и сальдо аналитических счетов с  объединяющими их синтетическими счетами.

Мемориально-ордерная форма учета отличается простотой  учетных регистров и техникой учетных записей. Однако недостатком  этой формы является многократность записей, большое число переписываний  одной и той же информации из документов в ведомости, мемориальные ордера, журналы, регистры синтетического и аналитического учета

Разновидностью мемориально-ордерной формы учета является форма Журнал-Главная  книга. Она рассчитана для предприятий  с количеством синтетических  счетов 20 – 25. При этой форме на основании документов или накопительных ведомостей также составляются мемориальные ордера.

Главное отличие книги  от мемориально-ордерной формы в  том, что составляется комбинированный  регистр Журнал-Главная книга. В нам хронологическая регистрация мемориальных ордеров совмещена с систематической записью по синтетическим счетам.

Журнал-Главная  книга представляет собой регистр, в котором одна сторона отражает структуру регистрационного журнала (то есть номер мемориального ордера, дату его составления, сумму мемориальных ордеров), другая сторона предназначена для записи операций по дебету и кредиту синтетических счетов.

Журнал-Главная  книга содержит остатки на начало месяца по всем синтетическим счетам, в конце месяца подсчитываются обороты по дебету и кредиту каждого счета и выводятся остатки на конец месяца. Наличие этих данных позволяет не составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам.

Баланс составляется по данным Журнала-Главной книги.

Аналитический учет ведется  в книгах, по данным которых составляются оборотные ведомости по аналитическим  счетам. Итоги ведомостей сверяются  с данными Журнала-Главной книги.

Достоинством формы  является сочетание в Журнале-Главной  книге хронологических и синтетических  записей, простота учетных регистров. Однако при большом количестве счетов Журнал-Главная книга становится громоздкой, что приводит к ошибкам.

Основным принципом  регистрации учетной информации при журнально-ордерной форме учета является принцип накапливания данных первичных документов в накопительных ведомостях ( рис. 9.2).

Важнейшим регистром  этой формы является журнал-ордер. В  журналах-ордерах сочетаются хронологическая  и систематическая записи, которые  ведутся непосредственно из документов. На каждый синтетический счет открывается  специальный журнал ордер, в котором  отражаются хозяйственные операции, относящиеся к кредиту соответствующего счета в корреспонденции с  дебетом соответствующих счетов. Для усиления контроля за движением средств журналы-ордера применяются в сочетании с накопительными ведомостями. В некоторых журналах-ордерах ведут и синтетический, и аналитический учет. В этом случае карточки аналитического учета не используются и оборотные ведомости не составляются. В журналах-ордерах может быть проставлена типовая корреспонденция. Это делает регистры более наглядными и уменьшает количество ошибок.

Рис. 9.2. Схема бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме

Данные первичных  документов записывают в журналы-ордера или накопительные ведомости  по массовым однородным хозяйственным  операциям, а итоговые показатели переносят  в журналы-ордера. По тем же хозяйственным  операциям, по которым аналитический  учет в журналах не ведется, данные отражаются в карточках аналитического учета (учет основных средств, малоценных быстроизнашивающихся предметов др.). В конце месяца подсчитывают итоги  по всем карточкам, журналам-ордерам  и ведомостям к ним. Итоги карточек переносят в оборотные ведомости  по аналитическим счетам, а итоги  журналов-ордеров и ведомостей сверяют  с другими журналами-ордерами, ведомостями  по корреспондирующим счетам и документами (товарными и кассовыми отчетами, выписками банка и т.д.). После  взаимной сверки общая сумма кредитового  оборота из каждого журнала-ордера записывается на соответствующий счет Главной книги. Обороты по дебету каждого синтетического счета Главной  книги в корреспонденции с  оборотами по кредиту разных счетов собираются из разных журналов-ордеров. После этого подсчитывают общий  итог по дебету каждого счета в  Главной книге, выводят остаток  на конец месяца и составляют бухгалтерский  баланс и другие формы отчетности. До составления баланса необходимо итоги оборотных ведомостей сверить  с итогами соответствующих счетов Главной книги.

Журнально-ордерная форма  бухгалтерского учета имеет некоторые  общие черты с книжно-журнальной формой учета: накапливание информации о массовых однородных операциях  по данным первичных документов в  специальных журналах, совмещение в  одном регистре синтетического и  аналитического учета, отражение в  Главной книге текущих оборотов по синтетическим счетам и сальдо и др.

Журналы-ордера имеют  различное строение в зависимости  от особенностей учитываемых объектов. По содержанию и форме их можно  разделить на три группы. 
 

Двойная запись операций на счетах, ее сущность и значение

При осуществлении  хозяйственной деятельности происходят изменения в составе хозяйственных  средств и их источников. Все хозяйственные  операции, которые совершаются в  организациях, оформляются документально.

Изменения, вызываемые хозяйственными операциями, носят двойственный характер и происходят, как правило, в двух взаимосвязанных объектах бухгалтерского учета.

Каждая хозяйственная  операция отражается на счетах бухгалтерского учета дважды (методом двойной  записи): по дебету одного и кредиту  другого счета.

В каждом бухгалтерском  счете хозяйственные операции отражаются систематически в последовательности их совершения, т.е. в хронологическом  порядке.

Взаимосвязь между  счетами бухгалтерского учета называется корреспонденцией счетов. Она выражается записью хозяйственной операции по дебету одного и кредиту другого  счета.

Двойная запись своей  внутренней логикой помогает раскрыть принципы противоположного построения структуры активных и пассивных  счетов, связывая их с двусторонним построением баланса, где слева (у  счетов — дебет) отражаются остатки  хозяйственных средств, а справа (на счетах — кредит) отражаются остатки  источников средств. И по этой формальной связи счетов с балансом остатки средств заносятся на левую (как в балансе), т.е. дебетовую, сторону счета, а остатки источников средств — на правую (как в балансе), т.е. кредитовую, сторону счета.

Таким образом, построение активных и пассивных счетов предопределено построением самого баланса. Двустороннее построение баланса диктует двустороннее построение счетов. Счета дополняют  баланс, образуя связанную с ним  двойной записью единую и цельную  бухгалтерскую систему.

Функции в этой системе  поделены между балансом и счетами. Баланс периодически воссоздает обобщенную картину состояния имущества  организации, а счета обобщают движение (как увеличение и уменьшение) объектов бухгалтерского учета. Непосредственно  с балансом счета связаны остатками  средств на дебетовой стороне  активных счетов и остатками источников средств на кредитовой стороне пассивных  счетов. Двусторонность построения счетов, предопределенная балансом, используется для группировки изменений в  виде увеличений и уменьшений, происходящих с активными и пассивными объектами  бухгалтерского учета.

Двойная запись характеризуется  тремя принципами:

1. отражается дважды;
2. отражается по дебету одного и кредиту другого счета;
3. на обоих взаимосвязанных счетах отражается в одной и той же сумме.

Регистрация хозяйственных  операций в учетном процессе дублируется  в целях контроля и отражается первый раз как свершившийся факт, в хронологической регистрации  с документальным подтверждением, а  второй раз — в системной регистрации  в виде разноски суммы операции по дебетуемым и кредитуемым синтетическим  и аналитическим счетам.

Бухгалтерский учет благодаря  двойной записи становится системным, текущим и непрерывным, в котором  ни одна запись не отражается без документального  подтверждения, и разнообразная  совокупность имущества обобщается в едином денежном измерении. В системном, текущем и непрерывно осуществляемом бухгалтерском учете однородные, документированные факты хозяйственной  деятельности обобщаются в различные  экономические показатели финансовой отчетности, которые формируются  на дебете и кредите бухгалтерских  счетов с помощью двойной систематической  записи в виде остатков и оборотов.

Запись на счетах бухгалтерского учета производят на основании документов, поэтому все принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской  обработке.

Один из ее этапов — запись корреспондирующих счетов по каждой операции, отраженной в документе. Определение и запись корреспондирующих  счетов на документах (т.е. составление  бухгалтерских проводок) называется котировкой, а текст, указывающий  наименование дебетуемого и кредитуемого счетов и сумму отражаемой хозяйственной  операции, — бухгалтерской проводкой (статьей, счетной формулой, бухгалтерской  записью).

Бухгалтерские проводки составляют на самом документе, которым  оформляется хозяйственная операция, в ведомости или журнале, куда записывается операция, или на отдельном  специальном бланке (мемориальных ордерах).

Для облегчения записей  каждому счету присваивается  определенный номер (шифр), поэтому  при составлении бухгалтерских  проводок указывают не наименование счетов, а их номера (№ 50 — счет «Касса», № 51 — счет «Расчетный счет»).

Для правильного отражения  в учете хозяйственных операций необходимо понять, что каждая хозяйственная  операция по экономическому содержанию является двойной и всегда вызывает изменения на двух счетах, но в одной  и той же сумме.

Пример 1. Произошла хозяйственная операция: от поставщика поступили на склад организации материалы на сумму 42 500 руб. В результате этой операции на складе организации остатки материалов увеличились на 42 500 руб., но одновременно у организации возникает задолженность поставщику за эти материалы также в сумме 42 500 руб. Для составления бухгалтерской записи (проводки) рассуждают следующим образом (табл. 4.2).

Таблица 4.2

Правильность рассуждений  можно дополнительно проверить, определив, к какому типу изменений  относится операция и не нарушается ли равенство. Рассмотренная операция относится к III типу, так как произошло увеличение актива и пассива баланса (в активе увеличилась статья «Материалы», в пассиве увеличилась статья «Расчеты с поставщиками») на одну и ту же сумму — 42 500 руб. В результате итоги актива и пассива увеличились на эту же сумму, и равенство их не нарушилось. После этого выполняем бухгалтерскую запись:

Д-т счета 10 «Материалы»  
К-т счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 42 500.