Бухгалтерский учет

На счетах эта запись получит следующее отражение:

Рассмотренная бухгалтерская  запись является простой, так как  записана по дебету одного счета и  кредиту другого счета. Но на практике встречаются такие операции, когда  надо дебетовать один счет, а кредитовать  несколько счетов, и, наоборот, дебетовать несколько счетов, а кредитовать  только один. Такие бухгалтерские  записи называются сложными.

Пример 2. Из кассы  выдано 295 600 руб., в том числе заработная плата работникам в размере 265 600 руб., под отчет работнику — 30 000 руб. Бухгалтерская проводка будет  записана следующим образом:

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 265 600  
Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 30 000  
К-т 50 «Касса» 295 600

Можно заметить, что  и в этой бухгалтерской записи принцип двойной записи сохранился: сумма, записанная на дебете двух счетов, равна сумме, записанной по кредиту  одно счета.

Двойная запись имеет  большое контрольное и познавательное значение.

Контрольное значение ее заключается в том, что, записывая  каждую операцшо в одинаковой сумме по дебету и кредиту счетов, проверяют равенство итога оборотов по дебету и кредиту всех счетов за месяц. Отсутствие этого равенства свидетельствует об ошибках в записях по счетам.

Познавательное значение двойной записи заключается в  том, что по корреспонденции счетов можно определить содержание совершившейся  хозяйственной операции.

Пример 3. Составлена бухгалтерская запись -

Д-т 68 «Расчеты по налогам и сборам» 28 500  
К-т 51 «Расчетный счет»

Разобрав бухгалтерскую  запись по ранее предложенной последовательности рассуждений, устанавливаем, что счет «Расчеты по налогам и сборам»  пассивный и по дебету записывается уменьшение источников, а счет «Расчетный счет» активный и по кредиту записывается также уменьшение (IV тип изменений  в балансе). Содержание отраженной хозяйственной  операции можно сформулировать так: с расчетного счета перечислена  задолженность по платежам в бюджет в размере 28 500 руб.

С помощью познавательного  значения двойной записи осуществляется качественный контроль за экономическим содержанием хозяйственных операций организации.

Синтетические и аналитические  счета

В предыдущих вопросах рассматривали счета по отношению  к балансу и подразделяли их на активные и пассивные. Но счета объединяются в группы в зависимости от объема отражаемой на них операции и обобщения учетных данных. По этому признаку счета бухгалтерского учета делятся на синтетические и аналитические.

Синтетическими называют счета, на которых учет ведется в  обобщенном виде и только в денежном выражении. Например, счет «Расчеты с  персоналом по оплате труда» показывает общую сумму задолженности всем работникам организации по оплате труда. Учет, который ведется на синтетических  счетах, называется синтетическим. Особенностями  синтетических счетов является то, что они имеют прямую связь  с балансом, записи на этих счетах делаются кратко.

Для оперативного руководства  хозяйственной деятельностью, а  также контроля за сохранностью собственности обобщающих данных, получаемых с помощью синтетического учета, недостаточно.

Например, кроме данных об общей сумме основных средств  необходимо иметь сведения о конкретных видах основных средств (здания, оборудование, машины и т.п.)- Помимо данных об общей  сумме задолженности перед рабочими и служащими, нужны сведения о  задолженности каждому работнику  в отдельности. Для получения  детальных, подробных, расчлененных (аналитических) данных об объектах бухгалтерского учета  применяют аналитические счета.

Счета, на которых  отражаются детальные данные по каждому  отдельному виду хозяйственных средств, их источников и процессов, называются аналитическими. Учет, осуществляемый на аналитических счетах, называется аналитическим.

Аналитические счета  открывают в дополнение к синтетическим с целью их детализации и получения частных показателей по каждому отдельному виду хозяйственных средств, их источников и процессов.

Между счетами синтетического и аналитического учета существует тесная взаимосвязь, которая заключается  в следующем:

1. сумма остатков (сальдо) по аналитическим счетам равна остатку (сальдо) по синтетическому счету, к которому они открыты;
2. сумма оборотов по дебету аналитических счетов равна обороту по дебету синтетического счета, к которому они открыты, аналогично по кредиту;
3. если синтетический счет активный, то его аналитические счета также активные, аналогично и по пассивным счетам.

Каждая хозяйственная  операция, записанная по дебету или  кредиту синтетического счета, отражается в той же сумме соответственно по дебету или кредиту нескольких аналитических счетов, открытых в  дополнение своего синтетического счета.

Не все синтетические  счета требуют ведения аналитического учета. Счета, не требующие такого ведения, называются простыми («Касса», «Расчетный счет» и др.), счета, которые требуют ведения аналитического учета, — сложными («Расчеты с подотчетными лицами», «Основные средства» и др.).

Некоторые сложные  синтетические счета непосредственно  связаны с аналитическими счетами, без каких-либо промежуточных групп. Например, в дополнение синтетического счета «Расчеты с подотчетными лицами»  открывают аналитические счета  на каждое подотчетное лицо. Так  же обстоит дело и со счетом «Расчеты по оплате труда» и др.

Однако такое простое  построение аналитического учета не всегда обеспечивает получение необходимых  показателей. Некоторые синтетические  счета состоят из нескольких групп  аналитических счетов. Первые (после  синтетического счета) группы счетов аналитического учета называются субсчетами. Субсчет  — промежуточное учетное звено  между синтетическими и аналитическими счетами. Каждый субсчет объединяет несколько аналитических счетов, но сами они, в свою очередь, объединяются одним синтетическим счетом. Иногда субсчета называют счетами второго  порядка, в то время как синтетические  счета называются счетами первого  порядка.

Связь между синтетическим  счетом, его субсчетами и аналитическими счетами можно проследить на примере  счета 10 «Материалы». В дополнение к  этому синтетическому счету открывают  субсчета:

• «Сырье и материалы»;
• «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;
• «Топливо»;
• «Тара и тарные материалы»;
• «Запасные части»;
• «Прочие материалы»;
• «Материалы, переданные в переработку на сторону»;
• «Строительные материалы».

В свою очередь, в дополнение к каждому субсчету открывают  аналитические счета на каждый конкретный вид материалов (пиломатериалы, гвозди и т.п.).

Процесс документации и инвентаризации.

     Документация  хозяйственных операций. Характерной особенностью бухгалтерского учета является, как известно, непрерывное и сплошное отражение финансово-хозяйственной деятельности организаций, предприятий и учреждений. При этом обязательное условие учетных записей — обоснование их документами.

     Бухгалтерские документы представляют собой письменное доказательство выполнения хозяйственных операций или права на их выполнение. Они служат основанием для все" последующих учетных записей. Поэтому качество учетных данных и отчетности зависит прежде всего от качества документов, их точности и своевременного оформления.

     Особенно  большое значение имеют документы  для организации и ведения  предварительного, оперативного и последующего контроля за законностью хозяйственных операций и эффективностью хозяйственной деятельности, за соблюдением режима экономии.

     Важную  роль играют документы в проведении контроля за сохранностью имущества хозяйствующих субъектов.

     Прием и отпуск товарно-материальных ценностей  и денежных средств допустимы  только на основании документов, оформленных  в установленном порядке (это  предотвращает возможность разного  рода злоупотреблений).

     Документы используют в качестве доказательств при спорах данного предприятия с другими лицами. Следовательно, они имеют юридическую силу как письменное свидетельство совершенных операций.

     Документы используют для передачи распоряжений исполнителям, а также для подтверждения  правильности выполнения этих распоряжений. Руководящие работники (руководитель, главный бухгалтер и др.) осуществляют предварительный контроль за целесообразностью и законностью хозяйственных операций при подписании документов, на основании которых будут отпущены товарно-материальные ценности, выданы денежные средства и т.п.

     На  основании документов ведут также  и последующий контроль за операциями, главным образом путем проверки их бухгалтерами (при приемке отчетов) и ревизорами (при проведении документальных ревизий хозяйственной деятельности).

     Таким образом, документация представляет собой способ непрерывного и сплошного наблюдения за хозяйственными операциями и фиксирует полученную о них информацию для ведения текущего бухгалтерского учета хозяйственной деятельности и контроля за ней.

     Инвентаризация. Одним из важных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является реальность (правдивость) его показателей. Отвечая этому требованию, данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать действительности. Количество поступивших или выданных ценностей — материалов, денежных средств, готовой продукции и др., отражаемое в учете, должно совпадать с тем их количеством, которое на самом деле получено или выдано, а остатки этих ценностей по данным учета — с теми остатками, которые реально находятся в местах их хранения. Между тем данные учета иногда расходятся с действительностью. Это может происходить по следующим причинам.

     Естественные  причины — изменение веса или качества средств вследствие изменений температуры или влажности воздуха, порчи их грызунами, насекомыми, микробами и др., потери при хранении и транспортировке, называемые привесом, усушкой, распылом, раструской и т.п.

     Неточности  при приеме или  отпуске средств  — промеры, просчеты, провесы, в результате чего фиксируется другое количество или качество (размер, сорт) средств. Замена средств одного сорта (качества) другим называется пересортицей.

     Ошибки  в учете — это описки в первичных документах, арифметические ошибки в подсчетах, неправильное отражение документальных данных на счетах и т.п.

     Злоупотребления — хищения, обвесы или обмеры — при приеме или отпуске материальных ценностей, обсчеты — при выдаче денег и др., а также прямое присвоение средств.

     Все эти факты не могут быть выявлены в момент их возникновения — они  не поддаются учету, так как не охватываются документацией. Они устанавливаются  лишь периодическими сверками фактических  остатков средств с данными учета. Такая сверка дает возможность дополнять и уточнять учетные данные, а также бороться с разного рода злоупотреблениями. Фактические остатки выявляются специальными переписями, которые называют инвентаризациями.

     Инвентаризация — это способ проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов для их сопоставления с данными бухгалтерского учета.

     Инвентаризация  является обязательным дополнением  документации. Только при помощи обоих  этих способов — документации и  инвентаризации — в бухгалтерском  учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений.

     В зависимости от полноты охвата средств  инвентаризация подразделяется на два  вида: полную и частичную.

     Полная  инвентаризация охватывает все без исключения средства хозяйства. Она проводится, как правило, перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января. Но ввиду ее громоздкости и трудоемкости отдельные виды средств разрешается инвентаризовать и раньше.

     Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств хозяйства, например только материалы или только расчеты с покупателями. Она должна проводиться, помимо полной инвентаризации, несколько раз на протяжении года с целью обеспечить точность отчетных данных, бороться с хищениями и потерями, укреплять финансовую дисциплину.

     По  своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые.

     Плановые  инвентаризации осуществляются в заранее намеченные сроки исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения.