Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

Содержание

 

 

 

 

 

Введение

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Для этих целей предприятия выдают наличные денежные суммы из кассы работникам организации  под отчет.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами  являются:

1) полное, достоверное и своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2) документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;    

3) контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на  хозяйственно-операционные цели.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически  на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования.

Изучение выбранной  темы дает возможность оценить способы  избегания ошибок, допускаемых при  учете расчетов с подотчетными лицами.

Именно эти  обстоятельства и легли в основу выбора данной темы для написания  курсовой работы.           

Целью работы является рассмотрение порядка учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами на примере предприятия ООО «Ротор».

В связи с  этим перед автором данной работы стоят следующие задачи:

- ознакомиться с теоретическим аспектом по данному вопросу;

- изучить документальное  оформление выдачи, использования  и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия;

- ознакомиться  с нормативной базой, регламентирующей  порядок ведения данного вида расчетов;

- на основании  документального отражения расчетов  с подотчетными лицами (приложенными  документами) проследить взаимосвязь теории с практикой.

Предметом изучения является политика предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами.

Объектом настоящего исследования является ООО «Ротор» – ремонтное предприятие частной формы собственности, осуществляющее работы по ремонту регуляторов типа «АРКОН».

 Как и  многие другие предприятия, ООО «Ротор» стремится увеличивать свою прибыль и рентабельность за счет расширения ремонтных услуг. Это возможно только при наличии устойчивых экономических связей с поставщиками и партнерами, при налаживании новых контактов с коллегами из других регионов России.

Все это вызывает необходимость  направлять работников в командировки для ведения переговоров, заключения различных соглашений и договоров  с поставщиками и партнерами по бизнесу. Этот процесс находит документальное оформление и в ООО «Ротор».

Таким образом, методологической основой написания  курсовой работы являются нормативные  документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности с подотчетными лицами предприятия,  учебная литература и данные ООО «Ротор».

Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений. В первой главе будут рассмотрены основы отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, основные первичные документы и нормативные акты, касающиеся данного раздела учета. Во второй главе будет рассмотрен порядок проведения учета расчетов с подотчетными лицами предприятия ООО «Ротор».

 

 

Глава 1 Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

1. Порядок расчетов с подотчетными лицами

 

Во избежание обычных ошибок в терминах и толковании ниже приводится разъяснение, что можно назвать подотчетными лицами, а что подотчетными суммами.

Подотчетными лицами являются штатные работники организации, а также работающие на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договору подряда, получающие авансом наличные денежные средства из кассы на административно-хозяйственные и командировочные расходы [13, с.45].

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам [18, с.45].

Руководителем организации, приказом (распоряжением) должен быть утвержден:

- перечень лиц,  имеющих право на получение  наличных денежных средств под  отчет;

- сроки, на  которые могут выдаваться подотчетные  суммы;

- требования, предъявляемые  к оформлению первичных документов  и учету расчетов с подотчетными  лицами;

- порядок их  представления, обработки и утверждения  и др. [13, с.45].

При выдаче денежных средств организация обязана:

1. определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
2. получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;
3. выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;
4. запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому [14, с.45].

Сумму аванса, выдаваемого  под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить авансовые отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации [15, с.45].

Помимо денежных средств работникам могут выдаваться под отчет банковские корпоративные карты для оплаты представительских, командировочных и некоторых других расходов. При сдаче отчетов о произведенных расходах подотчетные лица в качестве оправдательных документов дополнительно обязаны представить сметы, квитанции электронных терминалов, квитанции банкоматов [12, с.45].

Первичными  документами по учету расчетов с  подотчетными лицами являются авансовые  отчеты (форма № АО-1), приходные кассовые ордера (форма № КО-1), расходные кассовые ордера (форма № КО-2), приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку (форма № Т-9 и № Т-9а), командировочные удостоверения (форма № Т-10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) и некоторые другие [13, с.45].

Авансовый отчет – это отчет подотчетных лиц об использовании полученных сумм или самостоятельно израсходованных средств с обязательным приложением оправдательных документов.

Оправдательные  документы – документы удостоверяющие (подтверждающие) факт совершения хозяйственных операций. Оправдательные документы представляют собой первый этап учетной регистрации данных. Эти документы (приходные и расходные кассовые ордера, кассовые или товарные чеки, квитанции, накладные, приемные акты и др.) являются основанием для отражения фактов хозяйственной жизни в счетах аналитического и синтетического учета. Исполнители (материально ответственные лица) – кассиры, кладовщики, экспедиторы и другие – «оправдывают» свои действия этими документами [22, с.45].

Приходный и  расходный кассовые ордера – денежные документы, которыми оформляются кассовые операции по приему и по выдаче наличных денег предприятиями, организациями, учреждениями.

Приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку применяются для оформления и учета направления работников в командировку. Форма № Т-9 оформляется на одного работника, а форма № Т-9а – на нескольких работников, направляемых в командировку.

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. В отличие от служебных поездок по России, при загранкомандировке не нужно выписывать командировочное удостоверение. В этом случае количество дней командировки рассчитывают на основании приказа руководителя и отметок в загранпаспорте работника о пересечении границы на контрольно-пропускных пунктах РФ [17, с.45].

Исключение  составляют поездки в страны СНГ, с которыми подписаны соглашения о том, что в документах не проставляются отметки о въезде-выезде при пересечении границы. Для них командировочные удостоверения оформляют, как и для поездок по России [17, с.45].

Служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о выполнении служебного поручения.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для учета расходов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы [4, с.44].

По дебету счета  указываются суммы, выданные под  отчет или в возмещение израсходованных средств. По кредиту счета списываются подотчетные суммы, использованные на необходимые для предприятия цели и подтвержденные авансовыми отчетами, а также отражаются возвращенные неиспользованные подотчетные суммы [19, с.45].

Дебетовое сальдо отражает сумму остатка денежных средств у подотчетных лиц. Кредитовое сальдо показывает сумму невозмещенных средств, израсходованных работниками на нужды предприятия.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Нормативно-законодательное регулирование расчетов с подотчетными лицами

 

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

Департаментом методологии бухгалтерского учета  и отчетности Министерства финансов РФ разработана достаточно стройная четырехуровневая система регулирования, в которой выделены законодательный, нормативный, методический и организационный уровни [25, с.46].

Таблица 1

Система регулирования бухгалтерского учета  в России

Уровень	Документы	Органы, принимающие документы
I – законодательный	Федеральные законы, постановления, указы	Президент РФ Правительство РФ Федеральное Собрание
II – нормативный	Положения (стандарты) по бухгалтерскому учету	Министерство  финансов РФ Центральный Банк РФ
III – методический	Нормативные акты (приказы, инструкции), методические указания	Министерство  финансов РФ Федеральные органы исполнительной власти
IV – организационный (микроуровень)	Организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения и  т.п.)	Предприятия, консультационные фирмы

 

I уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

Основные положения  по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» [3, с.44].

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение  предприятия в разрезе налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц, налога на прибыль организаций, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ [1, с.44].

Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств.

Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет.

Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает  порядок учета расходов, произведенных  за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли [16, с.45].

При оформлении командировочных расходов учитывают  нормы Трудового Кодекса РФ, который  оговаривает перечень лиц, которые  могут быть направлены в командировку [2, с.44].

II уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

Положение по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации определяет порядок при организации и ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, а также при составлении и представления бухгалтерской отчетности [5, с.44].