Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, выделенного в счёте-фактуре и расчётном документе;

Дебет 68 Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при покупке товаров (работ, услуг).

Рассмотрим  пример отражения на счетах бухгалтерского учета  ООО «Ротор хозяйственно-операционных расходов.

Завхозу ООО «Ротор» Федоровой Т.В. (таб. №06) на основании Приказа №1 руководителя Антонова А.С. от 03.01.2010г., по расходному кассовому ордеру № 01 от 10.01.2010г. (Приложение 2) выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 4 000,00 рублей.  Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 10.01.2010г. у Федоровой Т.В. нет.

Федорова Т.В. представила в бухгалтерию авансовый отчет № 01 от 11.01.2010г. (Приложение 3) об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный чек  № 07 от 10.01.2010г. и кассовый чек магазина розничной торговли «Эльдорадо» на  радиотелефон «Panasonic KX-TG6511» по цене 1 620,00 руб. – 1шт.; на общую сумму 1 620,00 руб.;

2) накладная  № 11 от 10.01.2010г. и счет-фактура № 11 от 10.01.2010г. организации ООО «Альфа» на  электронные калькуляторы «Citizen SDC-760»  - по цене 350,00 руб. – 2шт.; на общую сумму 700,00 руб., в т.ч. сумма НДС – 106,78  руб.;

3) квитанция  к приходному кассовому ордеру № 08 от 10.01.2010г. ООО «Альфа» на сумму 700,00 руб., полученных от Федоровой Т.В.;

4) договор купли-продажи  № 02 от 10.01.2010г. и акт купли-продажи, составленные с предпринимателем Щербаковым В.И. на приобретение кресел «Buro VICI» по цене 850,00 руб. – 3шт.; на общую сумму 2 550,00 руб.

Поступление инвентаря  подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: радиотелефон «Panasonic KX-TG6511» – 1шт.; калькулятор «Citizen SDC-760» – 2шт.; кресло «Buro VICI» – 3шт.

Авансовый отчет  приняла и проверила бухгалтер Галкина Е.Ю., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Варзанова М.А., утвердил отчет директор Антонов С.А. 11.01.2010г.

Перерасход  подотчетных сумм выдан Федоровой Т.В. по расходному кассовому ордеру № 02 от 11.01.2010г.

Сформулируем  все хозяйственные операции, возникшие в данной ситуации, составим  по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций (Таблица 3).

Таблица 3

Журнал  регистрации хозяйственных операций на приобретение инвентаря для офиса организации

Содержание  операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса под отчет Федоровой Т.В.	71	50	4 000,00	Расходный кассовый ордер № 01 от 10.01.2010г.
1) Приобретен 1 радиотелефон в розничной торговли и оприходован на склад 2) Приобретены 2 калькулятора в организации «Альфа» и оприходованы на склад (без НДС) 3) НДС (счет-фактура № 11 от 10.01.2010г.) 4) Приобретены  3 кресла у предпринимателя Щербакова В.И. и оприходованы на склад Итого:	10       10        19   10	71        71       71   71	1 620,00       593,22       106,78   2 550,00       4870,00	Авансовый отчет  № 01 от 11.01.2010г. Федоровой Т.В.
Выдан перерасход подотчетных сумм  Федоровой Т.В.	71	50	870	Расходный кассовый ордер № 02 от 11.01.2010г.

 

На основании счета-фактуры № 11 от 10.01.2010г. ООО «Альфа» оформляем к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров:

Дебет 68 Кредит 19 – 106,78 руб.                                                                                    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Документальное  оформление и учет подотчетных сумм, выданных на приобретение ГСМ

 

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет водителю организации выдается путевой лист, Типовая межотраслевая форма  № 3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997г. № 78.

Список лиц, имеющих право на получение денег  на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом руководителя предприятия.

Размеры этой суммы  определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана  использования автомобиля.

Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ (чек), подтверждающий количество оплаченного топлива, с выделенной стоимостью одного литра топлива. 

При отражении  в учете расходов на оплату ГСМ следует учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты. Единственным документом, в соответствии с которым сумма уплаченного НДС может быть принята к возмещению, является счет-фактура.

Автозаправочные станции обязаны выдавать юридическим  лицам счет-фактуру, но чаще всего  это происходит один раз в месяц на все операции, совершенные за данный период.

В бухгалтерском  учете данные операции отражаются проводками:

Дебет 71 Кредит 50 – на сумму выданного водителю аванса для приобретения бензина;

Дебет 10-3 Кредит 71 – на сумму, приобретенного на АЗС топлива, без НДС, (налог извлекается расчетным путем);

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС.

По окончании  месяца общая сумма НДС по данным операциям проверяется и сравнивается с суммой, отраженной в счет-фактуре, полученной от АЗС и в бухгалтерском учете отражается проводкой:

Дебет 68 Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при   покупке бензина.

ООО «Ротор» заключило Договор № 11 от 03.01.2010г. с ОАО «ЛУКОЙЛ». Согласно договору, автомобиль предприятия  ВАЗ 2114, государственный номер автомобиля № В560ОВ, заправляется на АЗС №1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.

Водитель служебного автомобиля Завражин А.В. (таб. №08), согласно Приказа № 01 руководителя от 03.01.2010г., еженедельно получает путевой лист и денежные средства под отчет в размере 1 200,00 рублей на приобретение бензина.

Завражин А.В. получил путевой лист № 01 от 12.01.2010г. (Приложение 4) и денежные средства в размере 1 600 руб. по расходному кассовому ордеру № 03 от 12.01.2010г. в 09.00 ч. Задолженности по подотчетным суммам у Завражина А.В. нет.

В бухгалтерию водитель предоставил авансовый отчет № 02 от 17.01.2010г., к которому приложил:

1. путевой лист № 01 от 12.01.2010г., с подписями всех сотрудников, эксплуатирующих данный автомобиль в период с 09.00 ч. 12.01.2010г. по 18.00 ч. 17.01.2010г.;
2. чеки, полученные на АЗС №1112 в период с 12.01.10г. по 17.01.2010г.

на общую  сумму 1 380,00 руб., в каждом из которых указана цена одного литра бензина 23,00 руб.

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм внесен Завражиным А.В. по приходному кассовому ордеру № 03 от 17.01.2010г.

В бухгалтерском  учете ООО «Ротор» денные операции отражаются следующим образом (Таблица 4):

 

Таблица 4

Журнал  регистрации хозяйственных операций на приобретение ГСМ

Содержание  операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выдан аванс  на приобретение ГСМ за наличный расчет под отчет Завражину А.В.	71	50	1 600,00	Расходный кассовый ордер № 03 от 12.01.2010г.
1) Оприходовано  топливо в бак, а/м гос. № В560ОВ, без НДС 2) НДС, выделенный расчетным путем от стоимости топлива          (1 380,00 руб. * 18 / 118) Итого:	10-3   19	71   71	1 169,49   210,51     1 380,00	Авансовый отчет № 02 от 17.01.2010г. Завражина А.В.
Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Завражина А.В.	50	71	220,00	Приходный кассовый ордер № 03 от 17.01.2010г.

 

ОАО «ЛУКОЙЛ» 02.02.2010г. предоставляет счет-фактуру № 111 от 01.02.2010г., где указано, что:

• продавец ОАО «ЛУКОЙЛ», ИНН 7708004767,
• покупатель ООО «Ротор» ИНН 7722009679,
• согласно Договора № 11 от 03.01.2010г.,
• в период с 12.01.2010 по 31.01.2010г.,
• приобретение ГСМ за наличный расчет,
• кол-во – 288 литров,
• цена - 19,49 руб. (без НДС),
• стоимость – 5 613,12 руб.,
• сумма НДС – 1 010,44 руб.,
• итого сумма с НДС – 6 623,56 руб.

Счет-фактура  подписана руководителем и главным  бухгалтером ОАО «ЛУКОЙЛ» Некрасовым В.И. и Бабаевой Е.А.

Бухгалтер Галкина Е.Ю. сверяет данные в счет-фактуре с данными авансовых отчетов Завражина А.В., выданными ему в течение января 2010г. И на основании счета-фактуры № 111 от 01.02.2010г. оформляет к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров:

Дебет 68 Кредит 19 – 1 010,44 руб.

                                                                                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4 Документальное  оформление и учет подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы

 

Срок командировки работника определяется руководителем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается, но не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ не должен превышать одного года.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем организации.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту работы.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

За время  временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих  основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.

Мастеру ООО «Ротор» Корелову В.В. (таб. №07), согласно Приказа № 01 руководителя от 03.01.2010г., выдан аванс в сумме 25 000 руб. по расходному кассовому ордеру № 04 от 13.01.2010г. на командировку в Москву на 10 дней в ОАО «МОЭК» для ремонта регуляторов типа «АРКОН». Задолженности по подотчетным суммам у Корелова В.В. на 13.01.2010г. нет.

Для обоснования  командировки Корелова В.В. имеются следующие документы:

1) договор с ОАО «МОЭК», имеющим на своих объектах регуляторы «АРКОН», на ремонт Кореловым В.В. с 13.01.2010г. по 25.01.2010г.;

2) приказ (распоряжение) руководителя № 01-р от 12.01.2010г. о направлении в командировку  Корелова В.В. сроком на 10 дней, с 13.01.2010г. по 22.01.2010 в г.Москва в ОАО «МОЭК» для ремонта приборов; с разрешением выдачи суточных в сумме 900 рублей в день;

3) плановая смета  командировочных расходов Корелова В.В.:                    - железнодорожные билеты (туда-обратно) – 2 800,00 руб.,

- номер в гостинице «Москва» на 9 дней х 1 250,00 руб. в сутки – 11 250,00 руб.,

- суточные 10 дней х 900,00 руб. – 9 000,00 руб., 

Итого: 23 050,00 руб.; 

4) командировочное  удостоверение № 01 от 13.01.2010г. (Приложение 5) Корелову В.В., подписанное руководителем и заверенное печатью ООО «Ротор».

Корелов В.В. зарегистрировался в «Журнале учета работников, убывающих в командировки» 13.01.2010г.

Авансовый отчет № 03 об израсходованных средствах Корелов В.В. предоставил в бухгалтерию 24.01.2010г. К авансовому отчету приложены следующие документы: 

1) железнодорожные билеты Протвино – Москва и Москва – Протвино на общую сумму 2 800,00 руб.;

2) счет № Е-144 от 22.01.2010г. и счет-фактуру № Сч-144 от 22.01.2010г. гостиницы «Москва» за 9 дней проживания на общую сумму 11 250,00 руб.; в том числе НДС – 1 716,10 руб.;

3) приказ директора  Антонова С.А. на оплату суточных  из расчета 900,00 руб. за день (на 10 дней командировки – 9 000,00 руб.);

4) отчет о проделанной работе в командировке и копия акта о выполненных ремонтных работ ОАО «МОЭК» на имя Корелова В.В.;

5) командировочное удостоверение Корелова В.В., отмеченное в ОАО «МОЭК».

Неиспользованная  подотчетная сумма в размере 1 950,00 руб. возвращена Кореловым В.В. по приходному кассовому ордеру № 06 от 24.01.2010г. (Приложение 6).

Определим все  хозяйственные операции, возникающие  в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (Таблица 5).

Таблица 5                    

Журнал  регистрации хозяйственных операций на командировочные расходы

Содержание  операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выдан аванс  на командировочные расходы под отчет Корелову В.В.	71	50	25 000,00	Расходный кассовый ордер № 04 от 13.01.2010г.
1) расходы на проезд 2) расходы на проживание, без НДС 3) НДС на проживание (счет-фактура № Сч-144 от 22.01.2010г. гостиницы «Москва») 4) суточные Итого:	26 26   19       26	71 71   71       71	2 800,00 9 533,90   1 716,10       9 000,00 23 050,00	Авансовый отчет  № 03 от 24.01.2010г. Корелова В.В.
Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Корелова В.В.	50	71	1 950,00	Приходный кассовый ордер № 06 от 24.01.2010г.