Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

Днем выезда в командировку считается день отправления  поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а после 0.00 часов и позднее – последующие сутки [17, с.45].

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

При командировании работников на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае оговаривается в приказе о командировании работника, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха [17, с.45].

При направлении  работника в командировку на служебном  или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.

На основании  приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

- по проезду  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы  в размере стоимости проезда  воздушным, железнодорожным и автомобильном транспортом общего пользования (кроме такси);

- по найму  жилого помещения;

- по бронированию  гостиничных номеров и авиабилетов;

- по уплате  страховых платежей по государственному  обязательному страхованию пассажиров  на транспорте;

- по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

- по оплате  расходов за пользование в  поездах постельными принадлежностями;

- суточные за  время нахождения в командировке (при однодневных командировках  в пределах России право работника  на суточные определяет руководитель организации);

- по возмещению  расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством  и подтверждены соответствующими документами;

- иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя [14, с.45].

Подпунктом 12 п.1 статьи 264 НК РФ установлен полный перечень командировочных расходов, принимаемых  в целях налогообложения [28, с.46].

Выдача наличных денег под отчет на командировочные  расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией. Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются  в издержки производства в фактически произведенном размере.

Суточные выплачиваются  командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен; нижним пределом является норма, установленная для бюджетных организаций – 100 рублей за каждый день нахождения в командировке по России. При направлении сотрудника бюджетной организации в командировку за границу из России размер суточных зависит от страны поездки [17, с.45].

В главе 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, командировочные расходы включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией в фактически  произведенном размере, т.е. в пределах сумм, установленных и прописанных в учетной политике организации [24, с.46]. 

В главе 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ установлено, что в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке [24, с.46].

По возвращении  из командировки работник обязан в течение 3 дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

К документам, подтверждающих достоверность произведенных расходов относятся: документы о найме жилого помещения (включая бронирование гостиничных номеров), фактических расходах по проезду и др.

После утверждения  отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения  в бухгалтерском учете используемых сумм.

Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных  сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов:

Дебет 26, 44 Кредит 71 – сумма суточных;

Дебет 26, 44 Кредит 71 – сумма расходов на проезд;

Дебет 26, 44 Кредит 71 – сумма расходов на проживания без НДС;

Дебет 70 Кредит 68 – удержан  НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Если работник не полностью  израсходовал выданную подотчетную  сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неизрасходованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру. Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме:

Дебет 50 Кредит 71 – на остаток  неизрасходованной суммы.

В случае непредставления  в установленный срок отчетов  об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке:

Дебет 70 Кредит 71 – на сумму удержания долга  из заработной платы подотчетного лица.

Нередко подотчетные  лица используют банковские корпоративные  карты для оплаты командировочных расходов. Чтобы работник имел возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке:

Дебет 55 Кредит 51, 52 – переведены денежные средства на специальный карточный счет.

Дебет 71 Кредит 55 – учтена сумма средств на карточке, выданная работнику для оплаты командировочных  расходов.

Направление работника  в командировку за пределы Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства – участники Содружества Независимых Государств.      

При заграничных  командировках работников организации выполняются следующие правила:

- затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам  по  командировкам на территории Российской Федерации;

- командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем пересчета валюты в рубли по курсу Центрального Банка РФ на дату их выплаты;

- суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте [17, с.45].

Организация вправе без ограничений и специальных  разрешений Центрального Банка РФ покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов, используя счет 52 «Валютные счета» для этих целей.

Полученную  в банке валюту приходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютные  счета». Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет  счета 71.

При возвращении  из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте или рублях по курсу Центрального Банка РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ.

На счете 71 задолженность  подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБ РФ на день выдачи, отчет подотчетного  лица и возврат  неиспользованных сумм – по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом, на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная – на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная – на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71) [20, с.45].

Выводы: Рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм. Изучены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформлении расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2 Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Ротор»

2.1 Краткая характеристика деятельности предприятия

 

Общество с  ограниченной ответственностью «Ротор» образовано в 1993г., является юридическим лицом и действует на принципах полного хозяйственного расчета и самофинансирования.

Юридический адрес  предприятия: 142281, Московская обл., г.Протвино, Институтское шоссе, д.6А, ИНН 7722009679, КПП 771401001, р/сч 40702810400000001547 в ОАО «ОПМ-Банк» г.Протвино. Правовое положение ООО «Ротор», порядок его реорганизации и ликвидации, а также права и обязанности участников определяются Гражданским Кодексом РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Основной вид деятельности организации – ремонт регуляторов прямого действия типа «АРКОН», обучение персонала клиентов обслуживающее данное оборудование.

Основными клиентами в ООО «Ротор» являются организации энергетической и промышленной отрасли крупных предприятий России и зарубежных компаний, в частности ОАО «МОЭК» (Московская Объединенная Энергетическая Компания).

В ООО «Ротор» разработана учетная политика, согласно требованиям Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. № 129-ФЗ (в ред. Федерального закона от 27.07.2010г. № 209-ФЗ), Налогового кодекса РФ, Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008 (утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008г. № 106н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 11.03.2009г. № 22н), Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07. 1998г. № 34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007г. № 26н).

Подотчетными  лицами в ООО «Ротор», согласно Приказу № 01 от 03.01.2010г. (Приложение 1) руководителя организации являются:

1. Директор – Антонов Сергей Анатольевич (таб. №01),
2. Заместитель директора – Рыжих Анатолий Алексеевич (таб. №02),
3. Главный бухгалтер – Варзанова Марина Александровна (таб. №03),
4. Бухгалтер – Галкина Екатерина Юрьевна (таб. №04),
5. Кассир – Тихомирова Елена Николаевна (таб. №05),
6. Завхоз – Федорова Тамара Васильевна (таб. №06),
7. Мастер – Корелов Владимир Вениаминович (таб. №07)
8. Водитель служебного автомобиля – Завражин Алексей Вячеславович (таб. №08).

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Документальное  оформление и учет подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы

 

Список работников, имеющих право получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов,  размеры сумм и сроки, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

Сотрудники  организации, уполномоченные производить  закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Согласно Постановлению Правительства РФ «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» от 02.12.2000г. № 914 (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.05.2009г. № 451), счет-фактура, оформленная надлежащим образом, является основанием для возмещения покупателю НДС в порядке, установленном федеральным законом.

При получении  накладной на отпуск материальных ценностей  и счета-фактуры в бухгалтерском учёте организации-покупателя производятся записи:

Дебет 10, 20, 23, 25, 26 Кредит 71 – на сумму приобретённых товаров (работ, услуг) без НДС.

Соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчётных  документах, фиксируются по счету 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,  на открытых к нему субсчетах: 19-1 «Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств», 19-2 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным нематериальным активам», 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам».