Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в  Положении по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 [10, с.44].

Для правильного отражения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, установлен единый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению [4, с.44].

III уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды  и правила оформления выдачи оговорены  в «Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации» [6, с.44]. В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов при оплате наличными должен отвечать нормам Указания ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», в соответствии с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 тысяч рублей [7, с.44].

IV уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику.

Учетная политика, формируемая главным бухгалтером  организации и утверждаемая руководителем  организации. Основы формирования и  раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» [11, с.44-45].

Утвержденные  руководителем формы первичных  учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами.

Утвержденный  руководителем рабочий План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

1.3 Методика учета подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные и командировочные расходы

 

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006г. № 115н), для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам, выданным на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [4, с.44].

Хозяйственно-операционные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К хозяйственно-операционным расходам относятся расходы:

- на хозяйственные  нужды;

- на канцелярские нужды;

- на почтово-телеграфные нужды;

- на приобретение материалов и ГМС;

- на служебные командировки;

- на закупки сельхозпродукции;

- на прочие операционные нужды.

В соответствии с пунктом 10 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22.09.1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247) выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка [26, с.46].

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному под отчет лицу суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет, от одного работника другому, запрещается.

Для осуществления контроля за расходованием подотчетных сумм, учет осуществляют по каждому работнику  в ведомости или журнале-ордере по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В учете выдача наличных денежных средств под отчет, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50, 51 – на выданную сумму, соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет, следует учитывать лимиты, установленные Указанием ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» от 20.06.2007г. № 1843-У (в ред. Указания ЦБР от 28.04.2008г. № 2003-У). Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу установлен в размере 100 тысяч рублей [29, с.46].

Подотчетные лица, получившие наличные деньги по расходным кассовым ордерам, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающие произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, товарные чеки и другие оправдательные документы) [23, с.46].

В бухгалтерском учете организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 07, 08, 10, 11, 41 Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 71 – на сумму произведённых работником, по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

Иногда организация-поставщик  самостоятельно получает наличные деньги по заключенным договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчетных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность. В этом случае используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» [21, с.45].

В бухгалтерском учете организации-покупателя данные операции отражаются проводками:

Дебет 60 Кредит 50 – выплачена сумма по счету подотчетному лицу поставщика (подрядчика) за полученные товары (выполненные работы, оказанные услуги).

При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток  должен быть внесен подотчетным лицом в кассу организации. Данная операция отражается так:

Дебет 50 Кредит 71 – возвращены в кассу организации остатки неиспользованных сумм подотчетного лица.

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой:

Дебет 19 Кредит 71 – учтена сумма НДС по приобретенным ценностям, оплаченным подотчетными лицами.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками по истечении установленного срока в кассу организации, должны быть отнесены на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет 94 Кредит 71 – отражена сумма невозвращенного  аванса.

Новый аванс  работникам выдается только после расчета  по предыдущему. В ситуации, когда  работник вовремя не представил авансовый  отчет и не вернул неизрасходованную  сумму, по распоряжению работодателя, но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег, эта сумма удерживается из зарплаты работника [16, с.45].

При выплате  зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Если представлены два или больше исполнительных документов, то согласно статье 138 ТК РФ размер удержаний может быть увеличен до 50% [30, с.46].

В дальнейшем сумма  неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94 – удержана задолженность по подотчетным  суммам из заработной платы работника.

При погашении  работником долга по подотчетной  сумме после просрочки можно  также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

Дебет 73 Кредит 94 – отнесена недостача за счет виновного лица, невозможная к взысканию из суммы оплаты труда работника.

По истечении срока исковой давности невозмещенный материальный ущерб списан на убытки:

Основные вышеизложенные проводки по учету подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы, приведены в Таблице 2.

 

 

 

Таблица 2

Корреспонденция счетов по основным видам хозяйственно-операционных расходов

Содержание  операций	Дебет	Кредит
Выданы под отчет денежные средства из кассы предприятия или банка	71 «Расчеты с  подотчетными лицами»	50 «Касса» или  51 «Расчетные  счета»
Списаны расходы  подотчетного лица, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, животных	07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения  во внеоборотные активы»,  10 «Материалы», 11 «Животные  на выращивании и откорме» 41 «Товары»	71 «Расчеты с  подотчетными лицами»
Списаны расходы  подотчетного лица на сумму произведённых работником общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов	20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на  продажу»	71 «Расчеты с  подотчетными лицами»
Произведена оплата подотчетному лицу поставщика (подрядчика) за полученные товары (выполненные работы, оказанные услуги)	60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками»	50 «Касса»
Остаток неиспользованной суммы возвращен в кассу организации	50 «Касса»	71 «Расчеты с  подотчетными лицами»
Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица	19 «Налог на  добавленную стоимость по приобретенным  ценностям»	71 «Расчеты с  подотчетными лицами»
Отражены невозвращенные в установленные сроки денежные средства	94 «Недостачи  и потери от порчи ценностей»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Удержана задолженность  по подотчетным суммам из заработной платы работника	70 «Расчеты с  персоналом по оплате труда»	94 «Недостачи  и потери от порчи ценностей»
Отнесена недостача  за счет виновного лица, невозможная  к взысканию из суммы оплаты труда работника	73 «Расчеты с  персоналом по прочим операциям»	94 «Недостачи  и потери от порчи ценностей»

Как и при  выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировочные расходы производится на основании расходного кассового ордера.

Командировочные расходы  возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку.

Порядок направления работников в командировку изложен в Положении  об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном в постановлении Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки" от 13.10.2008г. № 749 [8, с.44]. Ранее применяемая Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» действует только в части приложений 2 и 3 (журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки) [9, с.44].

В соответствии с указанным постановлением направление  работников в командировку оформляется  выдачей командировочного удостоверения  и по усмотрению руководства организации  – приказом. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован [17, с.45].

По мнению Минфина  России, изложенному в письме от 12.05.2008г. № 03-03-06/2-47, при направлении  работника в командировку должны быть оформлены:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку по формам № Т-9 и № Т-9а;

- командировочное  удостоверение по форме № Т-10;

- служебное  задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении по форме № Т-10а [27, с.46].

Командировка  оформляется приказом руководителя организации, с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки.

Цели служебной  командировки могут быть разными: налаживание  контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

Командированному  работнику выдается командировочное  удостоверение, подписанное руководителем  предприятия и скрепленное печатью.

Лица, убывающие  в командировки и прибывающие  из них, на предприятиях регистрируются в «Журнале учета работников, убывающих в командировки», в котором работники, отбывающие в командировку, должны свой подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя организации [17, с.45].