Документооборот в бухгалтерии

                             Введение.

  Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

    Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

    В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

   Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

      При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственных операций затрудняет бухгалтерский учет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию. Создание носителей первичной учетной информации является ответственным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты.  

    Цель курсовой работы: - исследовать основные этапы документооборота в бухгалтерском и налоговом учете; - изучить документооборот на примере предприятия ОАО «Магнит».

    Для  достижения поставленных целей  необходимо решить следующие задачи:

-рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; проанализировать прием и регистрацию документов;

-исследовать контроль за исполнением документов;

-рассмотреть этапы передачи документов в архив;

-изучить финансово-хозяйственную  деятельность предприятия ЗАО  «Магнит» и изучить документооборот  на этом предприятии.

    Объектом исследования является супермаркет Закрытое акционерное общество «Магнит» Тандер. Предметом исследования является: -документооборот на предприятии ОАО «Магнит»; - финансово-хозяйственная деятельность предприятия.

    При проведение  исследования и документооборота  на предприятии, а также анализа основных показателей, характеризующих результаты деятельности будут использованы следующие методы исследования:

- балансовый метод;

- методы сравнения;

- анализ существующей  информационной базы по рассматриваемой  теме.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

               Глава I. Особенности документооборота

                   в бухгалтерском  и налоговом учете.

                     1.1 Документооборот на предприятие.

   "Организация бухгалтерского учета в организациях"  согласно Федерального закона "О   бухгалтерском учете", ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операции несут руководители организации.

   На предприятии различают три основных потока документации:

-входящие документы,  поступающие из других организаций;

-исходящие документы, отправляемые в другие организации;

-внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

  Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

  Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

   Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

   Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

-направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

-направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. 

   Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

   На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

  Первичные учетные  документы должны составляться  в момент совершения хозяйственной  операции, а если это не представляется  возможным, то непосредственно после ее окончания.

  При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники допускается составление первичного учетного документа по окончании рабочего дня на основании кассовых чеков.

  Записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

  Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

  Первичный учетный документ считается окончательно оформленным, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации.

   Во все первичные документы не допускается внесение неоговоренных исправлений. Если в документе допущена ошибка, она исправляется корректурным способом. При составлении документа вручную, неправильная запись перечеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленный текст, сверху делается правильная запись, которая оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. При составлении документа с помощью средств вычислительной техники, если ошибка обнаружена на стадии составления документа, документ следует переделать, если же ошибка обнаружена позже, исправление делается аналогичным способом.

  Следует обратить особое внимание на то, что внесение исправлений в кассовые и банковские первичные учетные документы не допускается вообще. Если в документе обнаружена ошибка, следует составить новый документ. Внесение исправлений в кассовую книгу допускается, исправления делаются корректурным способом и должны быть заверены кассиром и главным бухгалтером организации.

   Документооборот - процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки; он складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов.

  Отвечает за организацию документооборота главный бухгалтер предприятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота.

   Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия (управлениях, отделах, цехах, бригадах и т. д.), передаются в бухгалтерию.    До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:

На первом этапе документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;

  Второй этап - производится формальная проверка документа на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совершении операции и оформлении документов;

  Третий этап - проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке (правильности арифметических вычислений и подсчетов), таксировке (расценке) и контировке.

  Таким образом, документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах, после чего переплетаются в папки и используются для различных справок, проверок и документальных ревизий.

   Группировка представляет собой процесс учетной обработки документов. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Цель группировки заключается в подготовке сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

  Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

   Таксировка - определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Например, если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени (рабочих днях, часах, минутах), то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

  Контировка - бухгалтерская запись в первичном документе, то есть проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами.

  Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом:

-разрабатывается положение  о бухгалтерской службе;

-составляются должностные  инструкции для работников бухгалтерии  и иных работников --организации,  имеющих отношение к учету;

-составляется график  документооборота в организации; 

-создаются технологии  обработки учетной информации;

-разрабатываются номенклатура  дел и порядок текущего хранения  документов;

-проводятся экспертиза  документов, с точки зрения их ценности, и подготовка пел к длительному хранению.

                       

              1.2 Документооборот в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет предприятия  строится на основе его учетной политики. Выполнение задач, стоящих перед  бухгалтерским учетом, непосредственно затрагивает организацию документооборота, являющегося элементом учетной политики. В соответствии с п.3 ст.6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

Организация, осуществляя  постановку бухгалтерского учета:

- самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования;

- определяет в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета, систему документооборота и другие учетные процедуры;

-разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля;

- формирует в установленном порядке свою учетную политику по другим вопросам.

При этом утверждаются:

-формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, в том числе и вид носителей информации — бумажный или электронный;

-порядок проведения инвентаризации;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

-порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

   Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно - распорядительной документацией организации. Учетная политика организации формируется главным бухгалтером организации на основе Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, в котором урегулированы также вопросы раскрытия и изменения учетной политики.