Документооборот в бухгалтерии

  Требование главного  бухгалтера по документальному  оформлению хозяйственных операции и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательно для всех работников организации.

   В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отельных хозяйственных операции документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операции. Структура бухгалтерской службы ОАО «Магнит»:

-Главный бухгалтер отвечает за весь процесс ведения бухгалтерского учета и контроля на предприятии, составления финансовой отчетности.

-Бухгалтер по расчетам с персоналом отвечает за расчет заработной платы, учет расчетов с работниками ОАО «Магнит».

-Бухгалтер по учету материалов и расчету себестоимости - учет поступления и расходования основных средств и материальных ценностей, их хранение и использование, расчеты с поставщиками. Учет затрат по всем видам производства, калькуляция себестоимости выпускаемой продукции, определение затрат на незавершенное производство.

-Бухгалтер – кассир, ведение кассовых операции.

  Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета большое

значение имеет разработка плана его организации. План организации бухгалтерского учета состоит из следующих элементов: план документации и

документооборота; план инвентаризации; план счетов и их корреспонденция;

план отчетности;  план технического оформления учета; план организации  труда работников бухгалтерии.

  В плане документации перечисляются документы для учета хозяйственных

операции. Организация  ОАО «Магнит» использует типовые  формы первичных учетных документов. Все формы первичных учетных  документов  составляются  с соблюдением  требований предусмотренных Положением по бухгалтерскому учету и отчетности.

  Основой организации  первичного учета в организации  является утвержденный главным бухгалтером график документооборота, т.е. прохождения документов от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота определяются лица, ответственные за оформление документов, а также порядок место время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

   В плане инвентаризации определяют порядок формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций.

  В плане отчетности указывают: перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления

отчетности, наименование и адреса организации и учреждений, а также фамилии должностных лиц, получающих отчеты.

  В плане технического оформления учета дают характеристику формы учета,

которая будет применятся. В ОАО  «Магнит» применяют журнально-ордерную форму бухгалтерского учета с применением ЭВМ.

     Законом  «О бухгалтерском учёте в РФ»  предусмотрено, что с самого начала своей работы и затем в начале каждого календарного года предприятие заявляет в налоговые органы и органы, ведающие его регистрацией, так называемую учётную политику на текущий год.                            Учётная политика ОАО «Магнит» – это выбор самим предприятием определённых и конкретных методик, формы и техники ведения бухгалтерского учёта исходя из установленных правил и особенностей деятельности ОАО «Магнит».

  При формировании  учётной политики предполагаются  имущественная независимость и непрерывность деятельности ОАО «Магнит», а также последовательность применения выбранной учётной политики. При создании учётной политики руководитель и бухгалтер опираются на Положение «Учётная политика ОАО «Магнит»» –  совокупность способов ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности ОАО «Магнит».

    Существенными способами ведения бухгалтерского учёта, принятыми при

формировании учётной  политики ОАО «Магнит» и подлежащими  раскрытию в составе бухгалтерской отчётности, являются:

-Способ погашения  стоимости основных средств, нематериальных и иных активов;

-Метод оценки производственных  запасов, товаров и незавершённого производства и готовой продукции;

-Методика учёта прибыли  от реализации продукции.

  Руководитель ОАО «Магнит» издаёт приказ об учётной политике, где объявляет, каким образом в течении года будет решаться вышеперечисленный набор учётных проблем ОАО «Магнит». В нём конкретно отражены все параметры финансово-экономической деятельности ОАО «Магнит», которые используются непосредственно в его работе: как разделить так называемые основные средства  и средства в обороте, как учитывать неизбежный износ зданий, оборудования и машин, как считать стоимость готовой продукции и т.д.

  Менять учётную  политику предприятие может только  в особых случаях, которые также указаны в документе «Положение по учётной политике ОАО «Магнит»».

   В ОАО  «Магнит» учет ведется по журнально-ордерной форме с при ЭВМ. В организации установлена программа «1С-Бухгалтерия», которая состоит из двух независимых программ: «Учет бухгалтерских операций» и «Платежные документы». Программа «Учет бухгалтерских операций» предназначена для ведения бухгалтерских проводок, печати первичных документов, расчета итоговых показателей, формирования отчетов для налоговых органов. Программа "Платежные документы" предназначена для формирования и хранения платежных документов для банка.

Программа имеет следующие характеристики:

- количество операций  не ограничено;

- количество счетов (субсчетов)  не ограничено;

- разрядность сумм  операций - до 16 знаков включая точку;

- количество знаков  бухгалтерского счета/субсчета (буквы,  цифры) - 3;

- количество объемов аналитического учета по каждому счету (субсчете) - до

100000 наименований;

- формирование итогов - за год, квартал, месяц, произвольный  период;

- количество независимых  рабочих мест на одном компьютере  не ограни.

  План счетов - основа ведения бухгалтерского учета. Перед тем как начать работу, необходимо просмотреть, какая система счетов заложена в программ "1С: Бухгалтерия". При необходимости эта система счетов может быть откорректирована в соответствии с потребностями предпринимателя.

  В настоящее время ОАО «Магнит» представляет в обязательном порядке квартальную и годовую бухгалтерскую отчетность. Квартальная бухгалтерская отчетность включает:                

- форму № 1 «Бухгалтерский баланс»

-форму № 2 «Отчет о прибылях и убытках».

   Для квартальной бухгалтерской отчетности сохранено содержание типовых форм, утвержденных для составления годовой бухгалтерской отчетности. Поэтому при заполнении квартальных форм бухгалтерской отчетности следует руководствоваться Инструкцией о порядке заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности. Вместе с тем следует иметь в виду, что в квартальной бухгалтерской отчетности форма № 2 называется «Отчет о прибылях и убытках», а в годовой — «Отчет о финансовых результатах».

  Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОАО  «Магнит» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами  организации документооборота на ОАО «Магнит» являются:

- оперативное прохождение  документа, с наименьшими затратами  времени;

- максимальное сокращение  инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения  и процесс обработки основных  видов документов должны быть  единообразными.  

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на ОАО «Магнит» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с  которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОАО «Магнит», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОАО  «Магнит».

Порядок прохождения  документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ОАО «Магнит» и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот  уровня структурного подразделения. В  централизованный документооборот  входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В ОАО «Магнит» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

   Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов.

   Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ОАО «Магнит», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных  подразделений ОАО «Магнит» и приказы руководителя комбината. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

  1.3 Проблемы документооборота  на предприятии и 

                                  пути их решения.

    Если не управлять документооборотом на предприятии, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании.  
     Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему выбрать.       Типичные проблемы предприятий: сложность задачи не сочетается с финансовыми возможностями организации. Им нужны недорогие, но при этом достаточно функциональные системы. В таких организациях часто нет выделенных отделов информационных технологий, с которыми можно взаимодействовать для формализации требований к системе. Все эти проблемы, однако, решаются выбором правильной системы. Можно сказать, что такого рода предприятиям системы электронного документооборота очень нужны. Проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота, достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Однако отсутствие единого стандарта электронного обмена корреспонденцией являлось серьезным препятствием для практической реализации этой возможности.