Документооборот в бухгалтерии

   Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Проблемы:

-Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

-Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

-Необходимость обеспечения  юридической силы документов (после  принятия закона об электронной  подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

-обеспечение более  эффективного управления за счет  автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей  организации на всех уровнях. 

-оптимизация бизнес-процессов  и автоматизация механизма их  выполнения и контроля.

-исключение или максимально  возможное сокращение оборота  бумажных документов на предприятии.  Экономия ресурсов за счет  сокращения издержек на управление  потоками документов в организации. 

-Исключение необходимости  или существенное упрощение и  удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива. Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

1.Системы с развитыми  средствами хранения и поиска  информации Электронный архив  - это частный случай системы  документооборота, ориентированный  на эффективное хранение и  поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск, другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации.

2.Системы с развитыми  средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow – «поток работ». К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

3.Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа.

4.Системы, ориентированные  на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в Интернет, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

  Причиной большинства  проблем бумажного делопроизводства является изначальное противоречие между требованиями централизованного управления документооборота и децентрализованной технологией их учета.      Картотеки и журналы ведутся непосредственно в каждом подразделении, поэтому процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в сборе данных в соответствующих подразделениях. Для этого требуются большие накладные расходы: нужны строго регламентированные и трудоемкие процедуры сбора и фиксации распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одно предприятие не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии. Даже краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера нашей профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий. Сделать это непросто, но и награда, как правило, немаленькая: это и более интересная, более заметная для руководства работа, и существенно более высокая зарплата.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                          Заключение.

    В этой курсовой работе я раскрыла тему «Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете». И можно сделать вывод, что документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

    Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

    От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

       Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Цель курсовой работы была достигнута. Проведя анализ организации документооборота ОАО «Магнит» я пришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому в «Магните» рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

  В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

   Оперативность  и надежность управления документооборота  связана с быстротой прохождения  и обработки документов. Ускорение  документооборота достигается за  счет сокращения количества инстанций,  проходимых документами, сокращения  и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ОАО «Магнит» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы.

1.Андрющенко А. Документооборот: точка отсчета // Московский бухгалтер, 2005. - 5

2. Бабаев Ю. А.Теория Бухгалтерского учета. М., 1999

3. Баласанян В. Электронный документооборот как эффективный инструмент управления // Финансовая газета, 2008 - 6

4.Басович М. С документом все в порядке, если он хранится в папке // Московский бухгалтер, 2006. - 3

5.Бессонова Е.А. Как оптимизировать документооборот на предприятии: опыт практиков // Главбух, 2007.- 5

6.Бобылева М. Документооборот в организации: современные подходы // Финансовая газета, 2005. - 16

7. Елгина Е.Б.  Первичные документы. – М.: Статус-кво, 2007. – 452с.

8. Касьянова  Г.Ю., Документооборот в бухгалтерском  и налоговом учете. Книга 1. 6-е издание, перераб. и доп.- М.:Информцентр 21 века, 2001.-408с.

9. Камышанов П.И., Камышанов А.П. Бухгалтерский финансовый учет: Учеб. Пособие. – М.: Омега-Л, 2008.– 638 с.

11.Кондраков  Н.П., Бухгалтерский учет: Учебное  пособие.-5-е издание, перераб.  и доп.-М.:ИНФРА-М,2008.-717с.-Высшее образование.

12.Налоговый  кодекс РФ, (части 1 и 2). Официальный  текст.- М., «Издательство Элит», 2008г, 376с.

13.Постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835 О первичных учетных документах.

14.Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года №129-Ф3(с изменениями от 30 июня 2003 г.)

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                ПРИЛОЖЕНИЕ №3

Пример графика  документооборота по предприятию.

 

 

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Наименование документа

Количество экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок передачи

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Требование

2

Склад

ОМТС, бухгалтерия

Склад

Ежедневно (до час.)

Бухгалтерия

1 экз. – цех 2 экз. - склад

При отчете при реестре

Ежедневно (до часов)

Бухгалтерия

Ежедневно

Бухгалтерия

По истечении квартала