Инвентаризация денежных средств

При проведении инвентаризации имеют место следующие отклонения и нарушения, в результате которых эффект от проведения инвентаризации не достигается, и процедура сверки фактического наличия в данными учета превращается в формальность:

• Инвентаризация проводится неправомочными на это лицами. В составе комиссии числятся материально-ответственные лица.
• В ходе проведения инвентаризации происходит замена членов комиссии.
• До проведения инвентаризации не опечатаны складские и подсобные помещения, через которые имеется доступ к товарно-материальным запасам.
• Инвентаризация проводится без взвешивания, подсчета, измерения со слов материально-ответственных лиц.
• Не производятся вскрытие тары, пересчет и взвешивание товаров.
• Окончание начавшейся инвентаризации переносится на другой срок.

Для обеспечения непрерывного контроля в периоды между инвентаризациями на предприятии возможно проведение выборочных инвентаризаций по отдельным наименованиям товарно-материальных запасов.

Наиболее характерные случаи неправильного отражения в учете установленных организацией недостач или излишков материалов:

• списание недостач на себестоимость продукции;
• списание недостач материалов одного вида за счет излишков другого как пересортица;
• числящиеся суммы недостачи материалов на счет с мотивацией последующего выяснения причин ее образования.

Специфика некоторых производств вызывает необходимость проведения инвентаризаций с применением специальных процедур в виде контрольного обмера, лабораторного анализа, обследования и экспертизы. В таких случаях в инвентаризационную комиссию следует включать специалистов – технологов, экспертов, инженеров-техников, не ограничиваясь учетно-бухгалтерскими работниками. Например, для контрольного обмера законченных работ по строительству характерно его проведение одновременно с инвентаризацией стройматериалов. При этом, до начала обмера, следует все наряды на выполненные работы закрыть и на них составить акты приемки. Контрольными обмерами можно определить расход материалов по данным учета и сличить их с данными обмера, сравнить фактический расход материалов с нормами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Внутренний контроль за движением денежных средств, их инвентаризация

Процедуры внутреннего контроля предприятия основываются на защитных принципах бухгалтерского учета, в том числе двойной записи, балансовом обобщении, контрольной, аналитической и других функциях. Наряду с этим широкого применения требует физическая проверка или инвентаризация, представляющая собой осмотр и подсчет денежных средств.

Любая организация независимо от ее организационно-правовой формы хозяйственного ведения и управления, а также от наличия факта ведения предпринимательской деятельности, разрешенной законодательно, не может осуществлять свою деятельность без определенных финансовых средств. В условиях становления рыночных отношений денежные потоки требуют более оперативного управления

Это объясняется тем, что рыночные отношения предусматривают хозяйственные связи - необходимое условие деятельности предприятий. Организация расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств. Кроме того, в организации возникают взаимоотношения с персоналом, выполняющим производственное задание, что влечет за собой расчеты с работниками, с органами социального обеспечения и другими организациями и лицами. Все эти расчеты осуществляются в денежной форме.

Все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между предприятиями носят ограничительный характер и строго регламентированный

Поэтому в финансовом бухгалтерском учете основной категорией денежного капитала являются денежные средства - средства организации, находящиеся в кассе, на валютных и специальных счетах в банках, переводы в пути, а также финансовые вложения организации.

Постоянно совершающийся кругооборот хозяйственных средств вызывает непрерывное возобновление многообразных расчетов.

Система внутреннего контроля - это политика организации, направленная на выявление, исправление и предотвращение ошибок и искажений информации, которые могут появиться в бухгалтерской отчетности. Термин «система внутреннего контроля» означает:

• совокупность организационных мер, методик и процедур, возможных к использованию руководством аудируемого лица в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности;
• совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством аудиторской фирмы в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности;
• совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых аудитором в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности;
• совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством аудируемого лица в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности.

 

В соответствии с Рекомендациями Базельского комитета по банковскому надзору, эффективная система внутреннего контроля является критически важным компонентом управления и основой для обеспечения безопасности и устойчивости хозяйственных операций.

«Эффективная система внутреннего контроля призвана обеспечивать реализацию целей и задач [предприятий], с тем, чтобы [предприятия] могли достигать долгосрочных целей в области рентабельности и поддерживать надежную систему финансовой и управленческой отчетности. Помимо этого, такая система будет способствовать соблюдению законов и регулятивных норм, а также политики [предприятия] в разных областях деятельности, принятых планов, внутренних правил и процедур и снижать риск непредвиденных убытков или подрыва репутации [предприятия]».

 

Основными целями внутрихозяйственного контроля являются:

организация и создание такой системы внутреннего контроля на предприятии (в организации), которая включает в себя функционирование такого комплекса мероприятий, которые смогли бы полностью исключить риск при осуществлении производственной, финансовой и хозяйственной деятельности всеми структурными подразделениями предприятия и обеспечить рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;

• организация и осуществление постоянного предварительного, текущего и последующего контроля за производственной, финансово-экономической и хозяйственной деятельностью;
• выявление всех предпосылок и условий к совершению утрат, недостач и мошенничеству с денежными и материальными средствами;
• своевременное выявление ошибок и искажений в бухгалтерском и налоговом учете;
• организация постоянного контроля за выполнением своих функций всеми структурными подразделениями (службами, отделами) предприятия, а также за качественным и полным выполнением своих функциональных (должностных) обязанностей каждым работником;
• на основе мониторинга произведенных контрольных процедур внешними и внутренними контрольными органами разрабатывать и осуществлять мероприятия, направленные на получение максимальной прибыли при осуществлении разрешенной коммерческой деятельности, укрепление финансовой устойчивости предприятия (организации);
• организация целенаправленной подготовки предприятия к внешним ревизиям и проверкам, которые проводят органы государственного и внутриведомственного контроля.

 

Система внутреннего контроля включает: контрольную среду, систему бухгалтерского и налогового учета, отдельные средства контроля, непосредственно применяемые на предприятии.

Под контрольной средой следует понимать практические действия, производимые руководителем предприятия, которые направлены на организацию и поддержание постоянного функционирования элементов системы внутреннего контроля:

 

• Оптимизация организационной структуры предприятия с учетом осуществляемой им финансово-экономической и хозяйственной деятельностью.
• Организация и четкое распределение ответственности и полномочий между всеми структурными подразделениями (службами) и сотрудниками предприятия.
• Постоянное совершенствование методов управления предприятия.
• Совершенствование проводимой кадровой политики на предприятии.
• Порядок подготовки и представления бухгалтерской и налоговой отчетности для внешних пользователей и внутренних пользователей.
• Организация и функционирование внутреннего управленческого учета.
• Обеспечение соответствия осуществляемой предприятием финансово-экономической и хозяйственной деятельности требованиям действующего законодательства.

 

Учитывая то, что через систему бухгалтерского и налогового учета проходят все факты финансовой и хозяйственной деятельности предприятия, основное значение для внутреннего контроля имеют следующие задачи бухгалтерского и налогового учета, а именно:

 

• все финансовые и хозяйственные операции на предприятии выполняются только после согласования их с руководителем, как в целом, так и в конкретных случаях;
• все операции фиксируются в суммах, соответствующих первичным оправдательным документам, с обязательным отражением на счетах бухгалтерского учета и регистрах налогового учета, в соответствующем периоде времени и в соответствии с принятой экономическим субъектом учетной политикой;
• подготовка бухгалтерскими работниками учетных данных для составления и представления достоверной бухгалтерской, налоговой и другой отчетной документации для внешних и внутренних пользователей;
• доступ к активам учреждения возможен только с разрешения руководителей соответствующих уровней;
• соответствие зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов.

 

Подразделение (служба) внутреннего аудита, контрольно-аналитический отдел или другое структурное подразделение предприятия, наделенное контрольной функцией, являются одним из существенных элементов в системе управления предприятием, а также существенным элементом внутреннего контроля за производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия.

Внутренняя контрольная служба является отдельным административным подразделением, которое непосредственно подчинено руководителю предприятия или его собственникам, и представляет собой часть системы внутреннего контроля.

 

Основной причиной создания внутренних контрольных органов является все большая направленность финансово-хозяйственной деятельности предприятий на повышение стоимости бизнеса и защита интересов предприятия при проведении контрольно-ревизионных мероприятий внешними контрольными органами.

 

5. Инвентаризация денежных средств

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности от Приказа Министра финансов Республики Казахстан от 22 июня 2007 года № 221 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета» § 10:

• Инвентаризация кассы проводится с полным полистным пересчетом всех денежных купюр, ценных бумаг, денежных документов, бланков строгой отчетности по видам с указанием в акте названия, номера, серии и номинальной цены и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
• При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету НАЛИЧНЫЕ ДЕНЬГИ, ценные бумаги (акции, облигации, чеки, векселя и другие документы, выпускаемые в соответствии с законодательством в качестве ценных бумаг).
• Денежная наличность включается в акт по купюрам и сумме.
• В акте инвентаризации наличия денежных средств остатки находящихся в кассе денежных средств сверяются с данными учета на день инвентаризации, и выносится результат. При обнаружении комиссией недостачи или излишков в акте указывается сумма.
• Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся на этом счете сумм:
• - при сдаче денежной наличности — с данными квитанции банка, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу денег инкассаторам обслуживающего банка и т. п.;
• - по суммам, переведенным собственником или другими организациями — согласно полученным от них извещениям (авизо) с указанием даты, номера поручения, суммы и наименования обслуживающего банка или почтового отделения, принявшего перечисление.
• Инвентаризация денежных средств, находящихся в банке на текущем счете в тенге, на текущем счете в валюте и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерской службы индивидуального предпринимателя или организации, с данными по выписке банков.