Инвентаризация товаров (имущества) и оформление результатов инвентаризации

Распоряжение (приказ) подписывается  руководителем и главным бухгалтером  торговой организации и регистрируется бухгалтерией в Книге контроля за выполнением распоряжений (приказов) о проведении инвентаризации.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических  остатках товарно-материальных запасов, правильность и своевременность  оформления материалов инвентаризации.

На предприятии ТОО  «Стимул» инвентаризацию ТМЗ организует и руководит ее проведением заместитель  директора или главный бухгалтер. Данное должностное лицо является председателем  инвентаризационной комиссии, который  должен обеспечить не только все условия  для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные  сроки, но и обеспечить внезапность  в случае внеплановой проверки. Председатель инвентаризационной комиссии несет  ответственность за организацию  инвентаризации, правильное и своевременное  ее проведение несет руководитель предприятия.

В состав инвентаризационной комиссии на ТОО «Стимул» также включаются специалисты бухгалтерской службы. При отсутствии хотя бы одного члена  комиссии результат проведенной  инвентаризации признается недействительным.

В ТОО «Стимул» имеется  несколько участков, которые закреплены за непосредственными материально-ответственными лицами, согласно приказа директора  ТОО. С каждым из них заключен договор  о полной материальной ответственности  по утвержденной форме.

В договоре отражены следующие  данные:

-  предмет договора, где сказано, что работник несет перед работодателем полную индивидуальную материальную ответственность за сохранность имущества и товарно-материальных запасов, переданных работодателем работнику в связи с выполнением им своих должностных обязанностей;

-  обязанности сторон – здесь отражены обязанности работодателя и работника, которому вверены товарно-материальные запасы;

-  порядок возмещения ущерба, который в каждом случае определяется работодателем, исходя из размера и характера причиненного ущерба;

-  порядок действия договора, где оговорены сроки действия договора на материальную ответственность;

-  юридические адреса и подписи сторон

Данный договор составляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для  каждой из сторон.

Все первые экземпляры договоров  о материальной ответственности  хранятся в бухгалтерии.

Проверка наличия материальных запасов производится в обязательном присутствии материально-ответственного лица. До начала инвентаризации от каждого  материально-ответственного лица берется  расписка о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, и все запасы, поступившие  на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны. Аналогичные  расписки дают и лица, имеющие подотчетные  суммы или доверенности на получение  имущества. (Приложение Б)

До начала инвентаризации в бухгалтерии должна быть закончена  обработка документов по поступлению  и расходу ТМЗ, произведены соответствующие  записи в регистрах аналитического учета и определены остатки на день инвентаризации. На складах и  других местах хранения материальные запасов должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам; на них  должны быть вывешены ярлыки с подробными сведениями, характеризующими эти запасы, с указанием их качества, количества, веса и меры. [1]

Складские операции в период проведения инвентаризации не производятся. Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все представленные документы, приложенные к отчетам, что является для бухгалтерии  определением остатков имущества на начало инвентаризации.

Бухгалтер ТОО «Стимул» к  моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись  ТМЗ по местам хранения и по материально-ответственным  лицам. (Приложение В)

Инвентаризационная опись  составляется комиссией назначенной  приказом руководителя ТОО «Стимул», отдельно по каждому месту проверки. В ней указываются состав комиссии, основание проверки (приказ), место  проверки, фамилия, имя, отчество материально-ответственного лица, дата проверки. В конце инвентаризационной описи пишется расписка материально-ответственного лица о согласии с внесенными в  опись комиссией материальными  ценностями.

3. Технико-физические  процедуры инвентаризации товарно-материальных  запасов

После проведения всех организационно-подготовительных процедур инвентаризационная комиссия непосредственно приступает к инвентаризации ТМЗ. Фактическое наличие ТМЗ  на складе и в торговых помещениях при инвентаризации определяют путем  обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Как правило, инвентаризация товарно-материальных запасов в  помещениях ТОО «Стимул» проводится в порядке расположения запасов  в данном помещении. При хранении ТМЗ в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно  по местам хранения. После проверки запасов вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее  помещение.

Инвентаризация ТМЗ производится по каждому материально ответственному лицу (бригаде) и местонахождению  товарно-материальных запасов при  обязательном участии материально  ответственных лиц и заполняются  инвентаризационные описи по каждому  материально ответственному лицу.

При инвентаризации ТМЗ на складе ТОО «Стимул» комиссия в присутствии  заведующего складом (кладовой) и  других материально ответственных  лиц проверяет фактическое наличие  ТМЗ путем их пересчета, перевешивания  или перемеривания. Товарно-материальные запасы (производственные запасы, готовая  продукция, товары, прочие запасы) заносятся  в описи, составленные по форме N ИНВ-3, по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта).

Товарно-материальные запасы, поступившие во время проведения инвентаризации, принимаются материально  ответственными лицами в присутствии  членов инвентаризационной комиссии и  приходуются по реестру или товарному  отчету после инвентаризации. Они  заносятся в отдельную опись  под наименованием "Товарно-материальные запасы, поступившие во время инвентаризации". В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер  приходного документа, наименование имущества, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению - за подписью члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти запасы.

Инвентаризация ТМЗ, находящихся  в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, хранящихся на складах других организаций, заключается  в проверке обоснованности сумм, которые  числятся на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Следует убедиться, что все суммы, отраженные в бухучете, подтверждены надлежащим образом оформленными документами. А именно: по находящимся  в пути ТМЗ - расчетными документами  поставщиков или другими их заменяющими  документами; по отгруженным ТМЗ - копиями  предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей); по ТМЗ, хранящимся на складах сторонних  организаций, - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую  к дате проведения инвентаризации.

На ТМЗ, находящиеся в  пути, отгруженные, не оплаченные в  срок покупателями и хранящиеся на складах других организаций, составляются отдельные описи. По итогам проверки отгруженных, но неоплаченных ТМЗ, составляется акт по форме N ИНВ-4. При этом отдельно оформляются описи на отгруженные  ТМЗ, срок оплаты которых не наступил, и на ТМЗ отгруженные, но не оплаченные вовремя. В описях на товарно-материальные запасы, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие  данные: наименование, количество и  стоимость, дата отгрузки, а также  перечень и номера документов, на основании  которых эти запасы учтены на счетах бухгалтерского учета. По итогам проверки запасов, находящихся в пути, составляется акт по форме N ИНВ-6.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих запасов  может определяться на основании  документов при обязательной поверке  в натуре (на выборку) части этих запасов. Определение веса (или объема) наволочных материалов допускается  производить на основании обмеров  и технических расчетов.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризуются по местам их нахождения и материально ответственным  лицам, на хранении у которых они  находятся. Инвентаризация производится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям  в соответствии с номенклатурой  принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование  работникам, допускается составление  групповых ответственных за эти  предметы лиц, на которых открыты  личные карточки, с распиской их в описи.

Предметы спец.одежды и  столового белья, отправленные в  стирку и ремонт, должны записываться в инвентарную опись на основании  ведомостей – накладных или квитанций  предприятий (учреждений), осуществляющих эти услуги.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентарную  опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования  этих предметов в хозяйственных  целях.

Тара заносится в описи  по видам, целевому назначению и качественному  состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости  отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании  перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акт обмеров, технические расчеты  и ведомость отвесов прилагают  к описи.

В межинвентаризационный  период на складе и в торговых помещениях ТОО «Стимул» могут производиться  выборочные инвентаризации материальных запасов в местах их хранения и  переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными  комиссиями по распоряжению руководителя предприятий (учреждений).

Например, 25 декабря 2006 года на складе ГСМ ТОО «Стимул» была проведена инвентаризация нефтепродуктов. К нефтепродуктам, использующимся в  деятельности предприятия относятся: бензин, топливо дизельное, топливо  котельное. Материально-ответственным  лицом за данный вид ТМЗ является заведующая складом Платонова Ю.С.

ТОО «Стимул» получает нефтепродукты  в соответствии с договорами на поставку запасов по товарно-транспортным накладным, в которых указываются: наименование нефтепродуктов, их плотность, температура, масса (вес) и объем (в литрах).

При этом на аналитическом  счете "Нефтепродукты на складах" учитывается наличие и движение всех видов горюче-смазочных материалов.

Заведующим складом нефтепродуктов к началу проведения инвентаризации были сданы первичная документация, отражающая движение ТМЗ на данном складе, а также была написана расписка о том, что все ТМЗ, поступившие  на ответственность зав.складом, оприходованы. (Приложение Б)

Поскольку нефтепродукты  на складе хранятся в бочках, при  инвентаризации комиссия в присутствии  заведующей проверяет фактическое  наличие нефтепродуктов путем их перемеривания.

При этом все нераспакованные  ТМЗ, находящиеся в бочках, должны быть распакованы, и проверенны как  по количеству, так и по качеству. Запрещается ограничиваться подсчетом  объема без тщательной проверки их содержимого.

 
4. Документальное  оформление и выведение результатов  инвентаризации ТМЗ

Как уже было рассмотрено  выше, в процессе проведения инвентаризации ТМЗ на предприятии ТОО «Стимул» составляется инвентаризационная опись  в одном экземпляре по каждому  местонахождению запасов, а также  по каждому материально-ответственному лицу. Опись подписывается комиссией, материально-ответственными лицами и  передается в бухгалтерию. (Приложение В)

Инвентаризационные описи  заполняются чернилами, шариковой  ручкой или химическим карандашом, четко и ясно. Никаких помарок, подчисток и перечеркиваний не допускается. Исправление допущенных ошибок должно производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания тонкой чертой неправильных записей и внесения сверху необходимых  исправлений. Сделанные исправления  в описи должны быть оговорены  и подтверждены подписями всех членов инвентаризационной комиссии.

В инвентаризационных описях указывают порядковый номер записи и по каждому виду запасов –  наименование товара, номенклатурный или порядковый номер по прейскуранту, номера артикулов, сорта и другие отличительные признаки товара, предусмотренные  прейскурантами, количество мест, единица  измерения, количество товара счетом, весом (брутто и нетто), цену за единицу  и сумму, а также другие необходимые  данные.