Инвентаризация в бухгалтерском учете

       Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии  при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

  Члены инвентаризационных  комиссий за внесение в описи  заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач, растрат или излишков подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

Персональный состав постоянно  действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

 Составление плана   инвентаризации.

 План инвентаризаций  составляется главным бухгалтером  по согласованию с руководителем  предприятия. Проведение инвентаризаций  планируется на год с разбивкой  по месяцам, ежемесячно план  работы уточняется и при необходимости  корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций. В первую очередь переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников.

       При  этом в плане указывается:

- количество инвентаризаций;

- дата проведения инвентаризаций;

-перечень имущества и  финансовых обязательств, проверяемых  при каждой инвентаризации (за  исключением случаев, когда она  обязательна).

Контроль за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учёт и проверка качества их проведения – чаще всего начальником. В журнале учёта проведения инвентаризаций, центрируются данные по каждому магазину о времени проведения инвентаризаций и составе комиссий, даже контрольных проверок, результатах инвентаризаций, сведения о результатах инвентаризаций и их качестве.

Подготовка имущества, денежных средств, денежных документов и бланков  строгой отчетности к инвентаризации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия  имущества, инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу. Она опломбирует помещения для хранения ценностей, пересчитывает все имеющиеся деньги, проверяет точность и сроки клеймения весоизмерительных приборов, группирует одинаковые товары, находящиеся в разных местах помещения, отдельно складывает бракованные и пришедшие в полную негодность товары, получает от материально ответственных лиц последние товарно-денежные отчёты с соответствующими оправдательными документами, расписку о сдаче всех документов и отчётов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей. Инвентаризационная комиссия тщательно проверяет предъявленные отчёты и приложенные документы, особенно накладные на внутреннее перемещение, удостоверяется в наличии подписей материально ответственных лиц, правильности цен на товары, сумм наценок, таксировок, подсчётов. На каждом предъявленном комиссии документе и на отчётах ставится дата и подпись председателя инвентаризационной комиссии.

При подготовке к инвентаризации необходимо:

• Распечатать регистры аналитического учета по местам хранения имущества без указания количества и цены.

• Передать регистры лицам, ответственным за подготовительный этап для подбора документации, необходимой  для проведения инвентаризации.

1. Подготовка основных  средств.

Лица, ответственные за подготовку основных средств к инвентаризации, подготавливают:

- инвентарные карточки, инвентарные  книги;

- технические паспорта  или другую техническую документацию;

- документы на основные  средства, сданные или принятые  организацией в аренду (договоры  аренды, передаточные акты);

- документы, о государственной  регистрации права собственности  или другого вещного права  на недвижимое имущество.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение  или оформление.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи  полное их наименование, назначение, инвентарные  номера и основные технические или  эксплуатационные показатели.

При обнаружении расхождений  и неточностей в регистрах  бухгалтерского учета или технической  документации должны быть внесены соответствующие  исправления и уточнения.

2. Подготовка нематериальных  активов.

       Лица, ответственные  за подготовку нематериальных  активов к инвентаризации подготавливают  документы, подтверждающие права  организации на их использование по каждому объекту (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака и др.).

       При  отсутствии документов необходимо  обеспечить их получение или  оформление.

3. Подготовка товарно-материальных  ценностей.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая  продукция, товары, прочие запасы) заносятся  в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых  данных (артикула, сорта и др.).

       В местах  хранения:

- товарно-материальные ценности  должны быть разложены по номенклатурным  номерам (маркам, сортам, профилям, размерам  и т.д.);

- стеллажи, полки, ячейки  должны быть пронумерованы;

       Лица, ответственные  за подготовку к инвентаризации  товарно-материальных ценностей,  подготавливают:

- измерительные приборы  и весовое оборудование, проверяют  их на точность измерения и  взвешивания (уточняют сроки их  апробирования);

- документы по товарно-материальным  ценностям, принятым на ответственное  хранение (договоры, первичные документы,  подтверждающие ответственное хранение, и др.);

- документы по товарно-материальным  ценностям, находящимся в пути (расчетные документы с поставщиками  или другие заменяющие их документы  и акты сверки с поставщиками);

- документы по товарам  отгруженным (копии предъявленных  покупателям документов: платежные  поручения, векселя и т.д. и  акты сверки с покупателями);

- подготавливают схему  расположения стеллажей и других  мест хранения при большом  количестве товарно-материальных  ценностей.

 

4. Подготовка незавершенного  производства.

В зависимости от специфики  и особенностей производства перед  началом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные цехам  материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе  закончена.

      Лица, ответственные  за подготовку незавершенного  производства к инвентаризации:

1) в организациях, занятых  промышленной переработкой:

- подготавливают документы  (договоры, спецификацию, калькуляцию,  технические расчеты и т.д.) на  действующие заказы, на заказы, выполнение  которых приостановлено, и на  аннулированные заказы;

- сдают на склады все  ненужные цехам материалы, покупные  детали и полуфабрикаты, а также  все детали, узлы и агрегаты, обработка  которых на данном этапе закончена.

- подготавливают заделы  незавершенного производства (деталей,  узлов, агрегатов) к фактическому  подсчету, взвешиванию, перемериванию;

- подготавливают измерительные  приборы и весовое оборудование, проверяют их на точность измерения  и взвешивания (уточняют сроки  их апробирования);

- выделяют бракованные  детали;

- выделяют сырье, материалы  и покупные полуфабрикаты, находящиеся  у рабочих мест, не подвергавшиеся  обработке;

2) в научных организациях:

- подготавливают договоры  с заказчиками, договоры с контрагентами  (соисполнителями), сметы, акты выполненных  работ;

- подготавливают карточки  учета затрат на производство  работ, сводные ведомости; 

- подготавливают незаконченную  научно-техническую продукцию к  фактическому подсчету по видам  работ (научно-исследовательские,  конструкторские, проектно - конструкторские, технологические, проектные, изыскательские, другие инновационные (внедренческие) и научно-технические работы (услуги));

3) в торговых организациях:

- подготавливают договоры  с транспортными организациями;

- подготавливают расчеты  по распределению транспортных  расходов на остаток товаров.

На законченные строительством объекты, фактически введенные в  эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых  не оформлены надлежащими документами, составляются особые описи. Отдельные  описи составляются также на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты. В описях необходимо указать  причины задержки оформления сдачи  в эксплуатацию указанных объектов.

Проверка фактических  остатков.

Ко дню начала снятия фактических  остатков должна быть закончена обработка  всех документов по оприходованию и  расходу ценностей, проведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризаций.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия  товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана: опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы; проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения; получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как  правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно  все товары и ценности. Фактическое  наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Инвентаризационные описи  и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе – наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток.

В ходе инвентаризации материально  ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они  должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета  – неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены  и подписаны всеми членами  инвентаризационной комиссии и материально  ответственными лицами. Незаполненные  строчки следует прочеркивать. Наименования имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество ТМЦ определяется в установленных  единицах измерения.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены  таким образом, чтобы исключить  возможность замены одной или  нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:

– число порядковых номеров  материальных ценностей;

– общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной  странице, вне зависимости от того, в каких  единицах измерения эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить  возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений  после его подписания членами  инвентаризационной комиссии и материально  ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка  о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку, после которой подписываются  все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. Кроме того, в конце описи  материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное  хранение. Если инвентаризация имущества  происходит в связи со сменой материально  ответственных лиц, работник, принявший  имущество, расписывается в описи  в получении, а работник, сдавший  это имущество, – в его сдаче.

Для подтверждения фактического наличия имущества на складах  сторонних организаций необходимо в ходе инвентаризации получить от них расписки. Такое требование объясняется  тем, что основной целью инвентаризации является проверка фактического наличия  имущества. Документы, оформленные, например, год назад, по сути являются слабым подтверждением того, что и в момент инвентаризации имущество находится в целости и сохранности у лица, которому оно передано по договору аренды или хранения, в доверительное управление или хозяйственное ведение. Например, организация, которой было передано имущество, могла ликвидироваться, имущество – уничтожено в результате несчастного случая или утрачено из-за противоправных действий третьих лиц и т.д. При выявлении в ходе инвентаризации фактов невозможности получения имущества, находящегося в другой организации, необходимо принять меры по взысканию с виновных лиц его стоимости через суд или во внесудебном порядке.