Инвентаризация в системе бухгалтерского учёта

Необходимая - проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.

Повторная проводится в случае, когда  возникли  сомнения  не  только  в качестве инвентаризации, но и в том, что  материально  ответственное  лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

Контрольно-перепроверочная  проводится  в  период  инвентаризации   или сразу же после  ее  окончания.  Она  охватывает  не  менее  10%  проверенных ценностей.

По  частоте   или   периодичности   проведения   различают   ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации.

Так,  например, ежесменные  инвентаризации  остатков  неиспользованных материалов,  наличия  полуфабрикатов  или  продукции  осуществляют  в  ряде производств при  передаче  смен  материально  ответственными  лицами, при использовании инвентарного метода контроля  за  использованием  материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

Не реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.

  Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией  является  годовая.  При этой инвентаризации проверяется не только наличие  материальных  ценностей, но  и  состояние  расчетов  с  дебиторами,  обоснованность  сумм  созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

Следует  также  выделить   и   рассмотреть   текущие   и   перманентные инвентаризации. Текущие (постоянные) инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования  сырья  и  материалов  в  производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных  видов  продукции их фактическому расходу.

Перманентная (непрерывная) инвентаризация состоит в том, что  постоянно действующая инвентаризационная комиссия  подвергает  проверке  в  натуре отдельные виды материальных ценностей, в то время когда их остаток  является минимальным.   Такая   организация   инвентаризации   существенно   снижает трудоемкость  ее  проведения  и   позволяет   более   оперативно выявлять естественную убыль и потери отдельных видов  материальных  ценностей.

Инвентаризация отдельных видов хозяйственных средств.

1. Инвентаризация основных средств. Для уточнения данных о наличии основных средств в сроки, установленные руководством предприятия, проводится их инвентаризация. Материально ответственные лица проверяют их фактическое наличие в местах эксплуатации или хранения. Результаты проверки записываются в «Инвентаризационную опись основных средств».

    До начала инвентаризации  рекомендуется проверить:

• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг,  описей и других регистров аналитического учета;
• наличие и состояние аналитических паспортов или другой  технической документации;
• наличие документов  на  основные  средства,  сданные  или  принятые предприятием (учреждением) в аренду и на  хранении. При  отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей  в  регистрах бухгалтерского учета или технической  документации  должны  быть  внесены  соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера  и основные технические или эксплутационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и  другой  недвижимости  комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных  объектов в собственности предприятия (учреждения).

Проверяется также наличие документов на земельные  участки,  водоемы  и другие объекты  природных ресурсов, находящихся в собственности предприятий (учреждений).

При выявлении объектов, не принятых  на  учет,  а  также  объектов,  по которым  в  регистрах  бухгалтерского  учета  отсутствует  или  указаны  не правильные данные, характеризующие их, комиссия  должна  включить  в  опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Оценка выявленных инвентаризацией  не уточненных  объектов  должна  быть произведена с учетом  рыночных  цен,  а  износ  определен  по  действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке  и  износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям  в  соответствии  с основным  назначением  объекта.  Если  объект   подвергся   восстановлению, реконструкции,  расширению  или   переоборудованию   и   вследствие   этого изменилось  основное  его  назначение,  то  он   вносится   в   опись   под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если  комиссией  установлено,   что   работы   капитального   характера (надстройка  этажей,  пристройки  новых  помещений  и  др.)  или  частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных  элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения  балансовой  стоимости  объекта  и привести в описи данные о произведенных изменениях. 

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся  вне  места нахождения предприятия инвентаризуются  до момента временного их выбытия.

На основные средства, не  пригодные  к  эксплуатации  и  не  подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет  отдельную  опись  с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших  эти объекты  к непригодности (порча, полный износ).

2. Инвентаризация нематериальных активов. Следует отметить, что

нематериальные активы как объекты учета еще недостаточно изучены и не регламентированы должным образом, поэтому возможны разногласия (особенно с налоговыми органами) по порядку учета некоторых объектов. Организации должны в этом случае искать варианты решения подобных проблем (в том числе с помощью специалистов-экспертов).

В качестве примера неодинакового подхода к порядку учета отдельных объектов можно привести лицензии на право осуществления определенной деятельности: если срок действия лицензии составляет более 1 года, то затраты, связанные с ее приобретением, учитывают на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы" и затем списывают с этого счета на счет 04 "Нематериальные активы"; если срок действия лицензии составляет 1 год или менее 1 года, то по действующему определению нематериальных активов стоимость такой лицензии не может быть отнесена к нематериальным активам. В действующих нормативных документах порядок списания стоимости лицензий со сроком действия до 1 года включительно не предусмотрен, и многие налоговые органы требуют списывать указанную стоимость на уменьшение чистой прибыли или фондов организации.

В этих условиях можно рекомендовать организациям приобретать лицензии на срок более 1 года, с тем, чтобы включать их в состав нематериальных активов.

3. Инвентаризация товарно-материальных ценностей. Инвентаризация производиться путем снятия остатков по местам хранения материально ответственными лицами. Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по складам (форма № инв-3). Складские операции в этот период не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию предприятия. Для выявления результатов может использоваться книга остатков материалов. Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей по тем видам товарно-материальных ценностей, по которым имеются расхождения данных инвентаризации с данными бухгалтерского учета и оцениваются по фактической себестоимости.

Инвентаризационная комиссия приступает к  проведению  инвентаризации  в строго установленные  руководителем  организации  сроки.  Наличие  товарно-материальных ценностей должно определяться путем их обязательного  подсчета, взвешивания, обмера.

Допускается  в  виде  исключения  количество  материалов   и   товаров, хранящихся в неподвижной  упаковке  поставщика,  фиксировать  на  основании документов при обязательной (выборочной) проверке в натуральной части  этих ценностей. Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных  описей со слов материально ответственных лиц.

При хранении материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного   материально   ответственного   лица   инвентаризация    проводится последовательно по местам хранения.  После  проверки  ценностей,  в  первом помещении, вход в него пломбируется, и  комиссия  переходит  для  работы  в следующее помещение.

Особое  внимание  необходимо  обратить  на  ситуации,  когда   в   ходе проведения инвентаризации:

1) происходит смена материально  ответственных лиц;

2) поступают товарно-материальные  ценности;

3) возникает необходимость отпуска  товарно-материальных ценностей.

Товарно-материальные   ценности   (производственные   запасы,   готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в опись по  каждому  отдельному наименованию с указанием  вида,  группы  количества  и  других  необходимых данных .

Инвентаризация  товарно-материальных  ценностей  должна,  как  правило, проводится   в порядке расположения ценностей в данном помещении.

Комиссия  в  присутствии  заведующего  складом  и  других   материально ответственных  лиц  проверяет  фактическое   наличие   товарно-материальных ценностей путем обязательного пересчета, перевешивания  или  перемеривания.

Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей по данным учета без проверки их фактического наличия.

В исключительных случаях, когда перевешивание продукции может  привести к порче, например, при сезонном хранении плодовоовощной продукции в буртах, овощехранилищах, когда продукция хранится навалом, и в  других  аналогичных случаях  перевешивание  можно  не   производить,   а   остатки   брать   по бухгалтерским  данным.  Результаты  выводить  при  зачистке  продукции   по окончании ее реализации.

Товарно-материальные    ценности,    они    принимаются     материально ответственным лицом в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные  ценности  заносятся  в  отдельную  опись под наименованием  “Товарно-материальные   ценности,   поступившие   во   время инвентаризации”. В  описи   указывается   дата   поступления,   наименование поставщика,  дата  и  номер  приходного  документа,  наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе  за  подписью председателя  инвентаризационной  комиссии  (или  по  его   поручению   члена комиссии) делается отметка “после инвентаризации”.

При длительном проведении инвентаризации в  исключительных  случаях,  и только  с  письменного  согласия   руководителя   и   главного   бухгалтера организации  в  процессе  инвентаризации  могут   отпускаться   материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись  под  наименованием  “Товарно-материальные ценности, отпущенные  во  время  инвентаризации”.  Оформляется опись  по  аналогии  с  документами  на  поступившие   товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии  или по его  поручению члена комиссии.

Инвентаризация  товарно-материальных   ценностей,  отгруженных,   не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других  организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся  сумм  на  соответствующих счетах бухгалтерского учета.

 

2.3 Отражение результатов инвентаризации в учете

                        

    Для выявления  результатов  инвентаризации  используют  книгу  остатков материалов,  в  которой  отводят  специальные  графы  для  записи  остатков  материалов в натуральном измерении  по  данным  инвентаризационных  описей. Затем составляются сличительные  ведомости, для  чего  могут  использоваться  также данные отчетов материально  ответственных лиц. Сличительные  ведомости подписываются всеми  членами  инвентаризационной  комиссии  и  материально ответственными  лицами. В них включаются только  те материальные ценности, по  которым при инвентаризации выявлены  отклонения от учетных данных.  По  всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей  и  денежных  средств инвентаризационной  комиссией   должны   быть   получены   от   материально ответственных  лиц  письменные  объяснения.  На  основании  предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия  устанавливает  характер  и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с  этим  определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и  бухгалтерского учета, а свои заключения и приложения фиксирует в протоколе. Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с поставленной задачей сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.