Конфиденциальное делопроизводство на примере ОАО "Газпром-нефть"

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

1 Делопроизводство современной организации и место в нем конфиденциальной документации

1.1 Сущность и организация делопроизводства в организации

1.2 Понятие о конфиденциальной документации, критерии ее определения

1.3 Место конфиденциального делопроизводства в общей системе делопроизводства

2 Анализ системы конфиденциального делопроизводства в организации ОАО «Газпром-нефть»

2.1 Общая характеристика организации

2.2 Система делопроизводства, критерии отнесения документов к различным категориям в организации

2.3 Правила документооборота конфиденциальной документации, принятые в организации

2.4 Основные направления повышения эффективности конфиденциального документооборота в организации

Заключение

Список использованной литературы

 

 

Введение

 

Актуальность темы курсовой работы связана с тем, что правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающий эффективность его деятельности.

Цель работы - рассмотреть подходы к организации конфиденциального делопроизводства в ОАО «Газпром-нефть» и предложить пути его совершенствования. Для достижения поставленной цели, в работе были поставлены следующие задачи:

изучить нормативно-правовые документы, регламентирующие систему документооборота в коммерческих акционерных обществах;

проанализировать систему управления и организацию делопроизводства в ОАО «Газпром-нефть»;

дать краткую характеристику ОАО «Газпром-нефть» как объекта управления;

рассмотреть основные требования к документообороту, предъявляемые в ОАО «Газпром-нефть»;

охарактеризовать организацию документооборота в ОАО «Газпром-нефть»;

разработать мероприятия по совершенствованию организации делопроизводства в ОАО «Газпром-нефть».

Объектом исследования явился ОАО «Газпром-нефть».

Предметом исследования является организация системы конфиденциального делопроизводства в ОАО «Газпром-нефть» и организация управленческих воздействий, связанных с системой делопроизводства.

При написании курсовой работы использовались методы анкетирования, опросный метод.

Теоретической базой исследования являются труды специалистов в области делопроизводства, таких как: Т.В.Кугушевой, В.А. Кудряева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, М.Ю. Рогожина и других, а так же федеральные законы и нормативные акты РФ, периодические издания.

Поставленные цель и задачи обусловили структуру и логику курсовой работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

 

 

1 Делопроизводство современной организации и место в нем конфиденциальной документации

 

1.1 Сущность и организация делопроизводства в организации

 

Организация как управленческая функция, являясь одной из основных, включает в себя реализацию следующих видов деятельности:

создание, реорганизация, ликвидация учреждения;

установление структуры учреждения;

определение должностной структуры и штатной численности управленческого производственного персонала;

регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

лицензирование деятельности в необходимых случаях;

установление режима работы и системы охраны;

организация труда работников и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется система организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

учредительный договор;

устав организации;

положение об организации;

положения о структурных подразделениях;

положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения;

регламенты работы коллегиальных и совещательных органов;

регламенты работы аппарата управления (руководства);

штатное расписание;

инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции, правила и т.д.

Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие руководству обеспечивать решение поставленных перед ним задач с максимальной эффективностью. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Решения, представленные в распорядительных документах, различны по своему содержанию и могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и методов осуществления основной деятельности, обеспечение организации различными видами ресурсов (финансовых, трудовых, материальных, информационных).

К распорядительным документам относятся постановления, приказы и распоряжения.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел, содержащейся в системе управления в различных источниках, но важнейшее место среди них занимаю информационно-справочные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения и т.д.

Указанные документы играют вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие действия, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по иерархическим уровням системы управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Чтобы грамотно организовать "бумажную" систему компании, необходимо решить, какие документы действительно нужны фирме. Обязательный для любой организации, независимо от профиля и масштаба бизнеса, минимум документов определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, которые подтвердят правоспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала. Эту документацию в обязательном порядке раскрывают перед акционерами компании, аудиторами и контролерами¹.

Основной объём документооборота составляет документация, направления и характер которых напрямую зависит от утвержденной структуры организации. В данной группе документов, не зависимо от форм собственности и структуры организации, можно выделить основные виды документов, которые присуще любой организации.

1) Распорядительная документация (приказы, распоряжения, решения, протоколы общих собраний различных органов).

2) Бухгалтерского учета и отчетности.

3) Документы фиксирующие трудовые отношения работников с работодателем (документы по личному составу).

4) Планово-отчетная (бизнес-планы, совет директоров, общие собрания, ационерные и т.д.).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухучете). Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации. Их отсутствие грозит компании применением мер административной ответственности, а в отдельных случаях может стать причиной предъявления иска о ликвидации фирмы.

Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить "бумажный" объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:

- документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;

- документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию².

Договорные отношения с контрагентами должны, по возможности, строиться на стандартных, понятных для всех условиях. Соблюдение этого правила позволит руководителям фирмы работать с клиентами максимально эффективно. Ведь для решения конкретных спорных ситуаций будут применять договорные схемы, известные обеим сторонам. Блок договорной документации состоит, как правило, из набора типовых соглашений, которые адаптируют под особенности коммерческой деятельности компании. В этот набор также входят документы, которыми оформляют конкретные операции, - накладные, акты выполненных работ, об обнаружении недостатков товара, шаблоны претензий и др.

Между тем правильно определить объем внутренней документации фирмы - одна из самых сложных задач на пути построения грамотной системы документооборота. Некоторые руководители полагают, что внутренние документы - ненужное бюрократическое излишество. Ведь их подготовка отнимает время персонала. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени. Избежать крайностей позволит правильная постановка целей составления внутренних документов³.

Прежде всего внутренние документы нужны для оформления трудовых отношений с работниками. Так, с каждым сотрудником фирмы необходимо заключить трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ). Однако оформление рабочих отношений подписанием трудового договора не исчерпывается. Документы учета рабочего времени, функциональных обязанностей сотрудников, дисциплины труда и ответственности сторон договора являются важнейшим доказательством в любом трудовом споре⁴.

Прием поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется централизованно в экспедиции (одно из подразделений канцелярии) или секретарем. Конверты вскрываются (кроме тех, на которых стоит пометка "лично"). Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя. Вся поступающая документация сортируется на регистрируемую и не регистрируемую. Регистрация документа - это фиксация факта его создания или получения путем присвоения документу уникального регистрационного номера (индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнал⁵.

Что касается делопроизводственного обслуживания и сотрудников, занимающихся делопроизводством на предприятии, то структура и разветвленность служб делопроизводственного обслуживания зависят от многих факторов:

от размера предприятия или организации;

от профиля деятельности;

от количества внешних связей;

от достижений современной техники и технологии.

Следует иметь в виду, что Закон о бухучете⁶ содержит обязательные требования к оформлению первичных учетных документов, которые составляют по результатам хозяйственных операций. Если для определенного вида документа нормативно предусмотрена унифицированная форма, то он должен соответствовать ей. Напомним, унифицированные формы документации разработаны Госстандартом России для различных отраслей экономики - торговли, строительства, материального производства.

Бухгалтерская документация предприятия -- это упорядоченная совокупность бухгалтерских документов, один из основных компонентов финансово-бухгалтерской документации (ФБД).

Примерная классификация бухгалтерских документов в соответствии с их функциональным назначением представлена на рис. 1.1. В свою очередь, под управлением бухгалтерской документацией предприятия следует понимать комплекс мероприятий, охватывающих:

организацию перемещения (движения) бухгалтерских документов в соответствии с графиком;

контроль исполнения бухгалтерских документов;

оперативное хранение бухгалтерских документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности предприятия) архив;

последующее хранение бухгалтерских документов в архиве⁷.

Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел предприятия (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы (иного подразделения, выполняющего ее функции).