Конфиденциальное делопроизводство на примере ОАО "Газпром-нефть"

Отдельный аспект контроля -- протоколирование действий пользователя с РК. В системе предусмотрена автоматическая регистрация всех изменений, вносимых в РК. С этой целью для каждой карточки ведется протокол изменений основного и дополнительных разделов РК, а также протоколы изменений резолюций. Для каждого изменения в протоколе регистрируется дата и время, характер выполненных действий и фамилия пользователя.

 

 

Заключение

 

Проведенное исследование позволило сделать следующие выводы:

При регистрации документов на предприятии должны выполняться следующие правила:

1) каждый документ регистрируется только один раз

2) все документы регистрируются только в одном месте

3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии Регистрационный номер документа, как правило, состоит из следующих элементов:

1) шифра организации в министерстве или ведомстве

2) номера дела, в который помещается документ или его копийный экземпляр

3) порядкового номера документа в регистрационном журнале

Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа. Для исходящих документов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под постоянными реквизитами бланка.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО «Газпром-нефть» разделяют следующим образом:

Входящие

Исходящие

Приказы

по основной деятельности

по командировкам

по личному составу

Внутренние

финансовые

служебные

В ОАО «Газпром-нефть» разработаны правила конфиденциального документооборота, позволяющие сохранять безопасность конфиденциальной информации, избегать возможности ее утечки. Для этого разработаны критерии отнесения документов к различным категориям конфиденциальности, для каждой из которых разработаны свои правила хранения, размножения и уничтожения.

ОАО «Газпром-нефть» можно предложить следующие направления совершенствования документооборота:

- использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

- сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных, многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов.

 

 

Список использованной литературы

 

Федеральный закон Российской Федерации от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 03.11.2006 №183-ФЗ) // Собрание законодательства РФ, 25.11.1996, №48, ст. 5369.

Постановление Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных документах» // Собрание законодательства РФ, 14.07.1997, №28, ст. 3448.

Андреева. В.И. Делопроизводство. - М., - 2004. - 564с.

Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебник. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. - 375 с.

Информационное обеспечение предпринимательской деятельности: год 2006. М.: БИНФО, 2006. С. 11

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие - 2 изд. - М.: Инфра - М. - 2004. - 321с.

Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 256 с.

Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.: Инфра-М. - 2008. - 432с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. - 2002. - 384 с.

Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии. М.: Гросс-Медиа: РОСБУХ, 2007.

Санкина Л.В. Порядок оформления документов. Требования нового стандарта // Справочник кадровика .- 2004.- № 8-9.

Экономика предприятия: Учебник. Под ред. О.И. Иванова и др. - М.: Экономика, 2006. - 238 с.

¹ Андреева. В.И. Делопроизводство. - М., - 2004. - 564с.

² Постановление Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных документах» // Собрание законодательства РФ, 14.07.1997, №28, ст. 3448.

³ Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие - 2 изд. - М.: Инфра - М. - 2004. - 321с.

⁴ Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. - 2002. - 384 с.

⁵ Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. - 2002. - 384 с.

⁶ Федеральный закон Российской Федерации от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 03.11.2006 №183-ФЗ) // Собрание законодательства РФ, 25.11.1996, №48, ст. 5369.

⁷ Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.: Инфра-М. -  1998. - С. 321.

⁸ Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.: Инфра-М. -  1998. - 432с.

⁹ Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии. М.: Гросс-Медиа: РОСБУХ, 2007.

¹⁰ Андреева. В.И. Делопроизводство. - М., - 2004. - 564с.

¹¹ Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебник. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. - 375 с.

¹² Информационное обеспечение предпринимательской деятельности: год 2006. М.: БИНФО, 2006. С. 11

¹³ Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 256 с.

¹⁴ Санкина Л.В. Порядок оформления  документов. Требования нового стандарта // Справочник кадровика .- 2004.- № 8-9.

¹⁵ Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.: Инфра-М. -  2008. - 432с.

¹⁶ Экономика предприятия: Учебник. Под ред. О.И. Иванова и др. - М.: Экономика, 2006. - 238 с.