Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Декабря 2013 в 23:18, курсовая работа
Актуальность темы курсовой работы связана с тем, что правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающий эффективность его деятельности.
Введение
1 Делопроизводство современной организации и место в нем конфиденциальной документации
1.1 Сущность и организация делопроизводства в организации
1.2 Понятие о конфиденциальной документации, критерии ее определения
1.3 Место конфиденциального делопроизводства в общей системе делопроизводства
2 Анализ системы конфиденциального делопроизводства в организации ОАО «Газпром-нефть»
2.1 Общая характеристика организации
2.2 Система делопроизводства, критерии отнесения документов к различным категориям в организации
2.3 Правила документооборота конфиденциальной документации, принятые в организации
2.4 Основные направления повышения эффективности конфиденциального документооборота в организации
Заключение
Список использованной литературы
Рис. 1.1 - Общая классификация бухгалтерских документов в соответствии с их функциональным назначением8
Сведения о функциональном назначении номенклатуры дел представлены на рис. 1.2. Номенклатура дел разрабатывается и вводится в действие момента функционирования предприятия (соответствующего структурного подразделения).
Рис. 1.2 - Функциональное назначение номенклатуры дел
Подготовка проекта номенклатуры дел бухгалтерской службы организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и архивом предприятия, а непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта обычно является один из специалистов - например, документовед. Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы представлен на рис. 1.3.
Рис. 1.3 - Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы
Рассмотрим далее содержание основных этапов разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы. Для предварительного определения перечня документов, образующихся в деятельности бухгалтерской службы предприятия, а также сроков их хранения следует руководствоваться:
положением о бухгалтерской службе и ее структурных подразделениях;
соответствующими разделами типовых и примерных перечней документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;
номенклатурами дел бухгалтерской службы за предшествующие 3 - 5 лет;
описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.
Сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов, необходимые для разработки проекта номенклатуры дел, фиксируются исполнителями в виде выписок, справок и т.п. Накопленные таким образом сведения подлежат систематизации. Итогом систематизации является примерный перечень документов бухгалтерской службы, который в дальнейшем уточняется с учетом особенностей документирования бухгалтерской деятельности в условиях конкретного предприятия. В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание:
содержание деятельности бухгалтерской службы, а также специфика ее документирования;
сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;
сведения об организационной структуре и штатной численности бухгалтерской службы;
сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами бухгалтерской службы.
На основе полученных сведений производится:
уточнение перечня документов;
их предварительное распределение между делами;
предварительное определение заголовков дел;
распределение дел между разделами номенклатуры.
Эффективное управление бухгалтерской документацией предприятия невозможно без установления и поддержания строго определенного порядка обработки документов. Решение этой важной задачи бухгалтерского делопроизводства обеспечивается посредством разработки особого документа - графика документооборота.
График документооборота - это документ, устанавливающ0ий рациональный порядок (сроки и очередность) обработки бухгалтерских документов с учетом их количества и исходя из потребности бухгалтерской службы в документированной информации. Функциональное назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку бухгалтерских документов, создании оптимальных условий для работы с указанными документами должностных лиц предприятия и, в конечном счете, в повышении эффективности деятельности бухгалтерской службы предприятия в целом.
В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете работу по подготовке проекта графика документооборота организует главный бухгалтер предприятия. Непосредственная подготовка проекта организуется в группе бухгалтерского делопроизводства по взаимодействии со службой делопроизводства предприятия. При необходимости к этой работе привлекаются и другие сотрудники бухгалтерской службы.
Для составления проекта графика документооборота обычно используются следующие исходные данные:
перечень документов, подлежащих исполнению (в целом по бухгалтерской службе и отдельно - по ее структурным подразделениям);
перечень исполнителей, допущенных к подготовке соответствующих видов бухгалтерских документов;
сроки исполнения документов;
типовые технологии обработки документов.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по обработке бухгалтерских документов, с указанием их исполнителей, порядка взаимодействия, а также сроков выполнения соответствующих работ.
Проект графика документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. Выписки из графика документооборота передаются исполнителям (соответствующим подразделениям) для применения в практической деятельности.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное, полное и качественное исполнение бухгалтерских документов и достоверность содержащихся в них сведений несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота организует главный бухгалтер9.
1.2 Понятие о конфиденциальной документации, критерии ее определения
Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.
К конфиденциальным относятся документы, имеющие гриф ограничения доступа: «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования».
Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений, имеющих подобные грифы.
Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.
Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:
- назначение должностного лица, ответственного за их учет, хранение и использование;
- порядок подготовки и размножения документов;
- отдельную регистрацию документов;
- формирование дел;
- организацию выдачи и хранения документов;
- проверку наличия документов;
- архивное хранение и порядок уничтожения.
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа.
Размножение конфиденциальных документов производится:
- с разрешения руководства предприятия;
- с ограниченным количеством копий;
- в специально выделенном помещении;
- в присутствии должностного лица, ответственного за документ;
- с немедленным уничтожением бракованных копий.
Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов10».
Листы журналов регистрации нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.
Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом.
При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу.
Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь: гриф ограничения доступа; список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист.
Хранение дел с конфиденциальными документами производится в опечатываемом сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны.
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов».
При выдаче документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата.
При возврате документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.
Запрещается:
- изъятие конфиденциальных документов из дел;
- перемещение их одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов»;
- несанкционированный вынос конфиденциальных документов из офиса.
Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью обеспечения их сохранности; предотвращения утечки конфиденциальной информации.
При установлении факта утраты конфиденциального документа:
- ставится в известность руководитель предприятия:
- служба безопасности;
- принимаются меры к розыску документа.
на утерянный документ составляется акт, вносится соответствующая отметка об утрате в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».
экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конф. документы для архивного хранения или уничтожения.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
Уничтожение конфиденциальных документов производится с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия; в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации11.
1.3 Место конфиденциального делопроизводства в общей системе делопроизводства
Успешность активно работающей и развивающейся фирмы в современных условиях не может быть надежно стабильной, если в ней не работают стандартные правила конфиденциального делопроизводства. Жесткая конкурентная борьба в условиях рыночной экономики порождает такие явления, как промышленный шпионаж и финансовая разведка. Даже у самых честных и выдержанных людей бизнеса иногда возникает непрошенное желание знать планы прямых конкурентов, Если вспомнить такие понятия, как конкурсное участие, тендер, аукцион, то можно представить, какие выгоды могло сулить владение информацией о планах соперничающих фирм, об их финансовой состоятельности. Зачастую разглашение конфиденциальной информации о состоянии дел компании приводило к ее полному краху от целенаправленной деструктивной деятельности организаций-конкурентов, владевших информацией о внутренних проблемах компании, о ее слабых местах. Есть и другие причины соблюдать стандартные процедуры конфиденциального делопроизводства: гарантированная сохранность документов, контроль за их исполнением, отслеживание пути документов в пределах организации и вне ее, и другие12.
Существует практика деления информации на две основные группы: открытая и с ограниченным доступом. Информацию, составляющую вторую группу, можно разделить на подгруппы: составляющие государственную тайну и содержащие конфиденциальную информацию. В зависимости от информационного наполнения документы можно разделить на секретные и конфиденциальные. Документам первой группы присваиваются грифы «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». На документах второй группы могут делаться отметки следующего вида, обозначающие степень конфиденциальности информации и ее принадлежность: «Банковская тайна», «Коммерческая тайна» и другие.
Практически вся документация организации является конфиденциальной, а значит, сформировался перечень из более тридцати видов документов, на которых проставляется какой-либо из грифов. Подобный подход не делает эффективной безопасность информации, так как в число конфиденциальных бумаг попадают зачастую совершенно не нуждающиеся в защите документы.
Конфиденциальную
документацию можно разделить на следующие
виды: организационные, руководящие, распорядительные,
кадровые (по личному составу), финансово-бухгалтерские,
нормативно-методические, информационно-справочные.
Правила оформления реквизитов документов
всех названных групп закреплены в ГОСТ
Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-
В идеале документация подобного рода должна обрабатываться в соответствующем отделе, но так как практически вся документация фирмы часто приравнивается к конфиденциальной, то на практике ею занимается максимум уполномоченное на работу с конфиденциальной документацией должностное лицо13.
Для хранения конфиденциальной документации отводится специально оборудованное, безопасное помещение. Конфиденциальная документация запирается в шкафах и опечатывается.
Все конфиденциальные документы можно разделить на исходящие, входящие и внутренние. На первом этапе обработки входящие конфиденциальные документы попадают в руки уполномоченных на работу с такого рода документами сотрудников. Они устанавливают количество листов, составляющих документ, количество экземпляров и наличие приложений. Если обнаруживается несоответствие имеющихся в пакете документов с перечнем, указанным в сопроводительном письме, сотрудник, сверявший опись с имеющимися в наличии документами, должен составить соответствующий акт в двух экземплярах, один из которых немедленно пересылается отправителю пакета.
Информация о работе Конфиденциальное делопроизводство на примере ОАО "Газпром-нефть"