Конфиденциальное делопроизводство на примере ОАО "Газпром-нефть"

- контроль соответствия документов требованиям ГОСТов. Данный контроль заключается в проверке правильности оформления документа, полноты реквизитов, наличия всех приложений. Такой контроль осуществляется как сотрудниками канцелярии, так и ответственными исполнителями самостоятельно;

- контроль исполнения документов в установленные сроки. Данный вид контроля осуществляет канцелярия ОАО «Газпром-нефть».

В ОАО «Газпром-нефть» обязательному контролю подлежат все распорядительные документы, особенно имеющие конкретные поручения о представлении отчетов, информации.

Директором утвержден перечень документов, подлежащих контролю.

При постановке документа на контроль на нем проставляется отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль", и указывается дата истечения срока исполнения данного документа.

Каждую неделю работники канцелярии распечатывают отчет о выполнении контрольных поручений в подразделениях Учреждения, срок которых истекает через неделю, и раздают исполнителям в качестве напоминаний.

Все поручения исполняются в указанные в них сроки. Если в документе срок исполнения не указан, то ставятся типовые сроки, установленные законодательными и другими актами.

Если в тексте поручения содержится указание "Срочно", то документы исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. Также в 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание "Оперативно".

Продление сроков исполнения поручения производится на основании представления через канцелярию на имя руководителя, давшего поручение, мотивированной просьбы о продлении этого срока и о причинах отсрочки, причем не позднее чем за 5 дней до истечения ранее установленного срока.

Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, установившим срок. Канцелярия сообщает о принятом решении исполнителю: возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока.

Канцелярия несет полную ответственность за соблюдение исполнителями сроков ответа по документам. Если исполнитель не предоставил ответ на документ и не написал промежуточного, с просьбой о продлении срока исполнения, заведующий канцелярией пишет служебную записку на имя директора с указанием нарушения.

Поручение считается исполненным, если представленная информация о выполнении предусмотренных в ней заданий принята и по ней не даны дополнительные поручения. Поручение снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение. Отметка об исполнении документа также проставляется в журнале и контроль снимается.

Канцелярия обеспечивает контроль, сбор, обработку, обобщение поступающей информации о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляет взаимодействие по этим вопросам с контрольно-аналитическим управлением Администрации.

Таким образом, контроль представляет собой совокупность процессов и методов, обеспечивающих стабильность деятельности предприятия.

Организация эффективного внутреннего и внешнего контроля является обязательным элементом управления. Проверка качества и своевременности исполнения решений и распоряжений различных уровней управляющей системы должна проводиться постоянно. Именно тогда контроль становится эффективным.

 

 

2.4 Основные направления повышения эффективности конфиденциального документооборота в организации

 

Основой современной организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

• помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
• передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);
• регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
• контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
• перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);
• защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПЭВМ в документообороте организации зачастую наталкивается на многочисленные препятствия - финансовые, программно-технические и психологические.

При внедрении подобных систем необходимо следовать некоторым общим принципам, которые позволят избежать серьезных ошибок.

К принципам внедрения электронного документооборота в организации следует отнести:

постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации);

своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;

первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;

предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило, при переписке);

ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации.

Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.

Автоматизированная работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.

Автоматизированная подготовка документов осуществляется в основном на АРМ в структурных подразделениях организации. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, может использоваться в работе на правах подлинника.

Автоматизированная регистрация документов может производиться также децентрализованно, в местах регистрации документов на АРМ структурных подразделений и в канцелярии предприятия. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном (магнитном, оптическом и т. п.) носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.

На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационнопоисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовления машинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, а также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков и т.д. выводятся на экран дисплея.

Руководство предприятия должно нести ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях.

В настоящее время на платформе Microsoft существует целый ряд систем автоматизации делопроизводства и документооборота, отвечающих современным требованиям. В качестве примера будет рассмотрена система «Дело».

Данная система автоматизации делопроизводства и документооборота (далее САДД) полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. Она обеспечивает ведение множества электронных картотек, которые, однако, являются при этом подмножествами единой картотеки органа власти. При этом резолюции и связанные с ними документы автоматически перемещаются между картотеками в соответствии с принятой технологией прохождения документов.

Таким образом, в любой момент времени имеется полная информация о состоянии, истории движения и исполнения документов. Данный комплекс программного обеспечения (ПО) позволяет также решить проблему координации работы с документами в территориально-распределенных подразделениях или представительствах. Обеспечивается обмен документами и резолюциями с использованием современных систем связи между подразделениями.

Основные факторы эффективности автоматизации документооборота с использованием предлагаемого программного решения:

Экономия организационно-технических затрат, связанных с размножением и перемещением документов, регистрацией работы с ними.

Упорядочение технологии работы с документами. Внедрение единой компьютерной технологии позволяет предприятию перейти на единую систему делопроизводства и документооборота.

Ускорение прохождения документов на предприятии за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций.

Полный контроль за документами и работой персонала с ними. Средства системы позволяют осуществлять как оперативный контроль за деятельностью предприятия, так и аналитическую обработку накапливаемых данных о документах и работе с ними персонала.

Основа предлагаемого решения -- система автоматизации делопроизводства и документооборота -- является современным масштабируемым решением.

Предлагаемое решение обладает средствами контроля за документооборотом -- от непосредственного контроля руководителем за исполнением собственных резолюций до контроля статистических параметров документооборота отдельных подразделений и ОАО «Газпром-нефть» в целом.

Текущий контроль исполнения резолюций осуществляется по записям в папке «На контроле» кабинета автора резолюции. РК находятся в этой папке с момента вынесения контрольной резолюции до утверждения автором резолюции отчета ответственного исполнителя.

Общий контроль исполнения резолюций осуществляется с помощью отбора РК по различным реквизитам резолюций, который производится с помощью функции Поиск. При этом отбор может производиться:

для каждой картотеки и для всех картотек сразу;

за определенный период времени регистрации РК или наложения резолюции;

по авторам и исполнителям резолюций;

по контрольным или неконтрольным резолюциям;

по находящимся на контроле или снятым с контроля резолюциям;

по резолюциям, выполненным в срок или с нарушением срока.

Также контроль исполнения можно осуществлять с помощью отчетов, получаемых при работе с отчетными формами системы автоматизированного документооборота.

Еще один способ эффективного контроля за ходом процесса по исполнению резолюции -- сквозное взаимное соответствие сроков на всех технологических уровнях подготовки внутреннего или исходящего документа.

Контрольные сроки исполнения документа, определенные в резолюции, автоматически доводятся до исполнителей и учитываются средством автоматизации их деятельности. При подготовке сложных документов, где несколько исполнителей отвечают за отдельные разделы, обычно применяется программный продукт Microsoft Project. В меньших рабочих группах контрольные механизмы системы автоматизированного документооборота могут напрямую взаимодействовать со списками задач, ведущихся в почтовых системах Microsoft Outlook непосредственных исполнителей. Однако пример системы контроля интереснее рассматривать на более сложном примере, когда исполнением резолюции занято крупное подразделение.

Помимо непосредственного контроля в кабинете, система автоматизированного документооборота и делопроизводства предоставляет следующие виды контроля с использованием отчетов:

Сведения о документообороте. Отчет содержит данные об объеме документооборота какого-либо структурного подразделения, имеющего собственную картотеку, по группам документов за указанный период времени. При формировании отчета учитываются документы, находящиеся в текущей картотеке.

Сводка об исполнении контрольных документов. Эта сводка содержит сведения о количестве исполненных и находящихся на исполнении контрольных документов. Сводка формируется по документам текущей картотеки, т.е. в сводке учитываются документы, резолюции на которые наложены должностными лицами, приписанными к текущей картотеке. Сводка об исполнении контрольных документов может быть обобщенной или по ответственным исполнителям. При этом сводка может составляться для документов с заданным интервалом дат регистрации (в отчет попадают сведения о количестве документов, имеющих контрольные резолюции) и для резолюций с заданным интервалом плановых дат (в отчет попадают сведения о количестве контрольных резолюций).