Облік розрахунків із підзвітними особами

 

2.Облік розрахунків із підзвітними особами

2.1  Поняття та завдання обліку розрахунків із підзвітними особами

Більшість розрахунків бюджетних  установ здійснюється в безготівковій  формі, а значна їх частина – готівкою через підзвітних осіб.

Підзвітними особами є  працівники установи, яким в обмежених  розмірах видаються аванси на здійснення деяких операційно-господарських витрат, які не можуть бути здійснені у  формі безготівкових розрахунків, а також на відрядження та наукові  експедиції. В установах, в яких за штатом не передбачено посади касира, або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії після закінчення трьох робочих днів, через підзвітних осіб може виплачуватись заробітна плата.

Підзвітні суми – це суми, видані авансом штатним працівникам  бюджетної установи на певні строки та на певні потреби, на витрати, які  неможливо здійснити у формі  безготівкових розрахунків.

Підзвітні суми в бюджетних  установах видаються на такі цілі:

• на господарські видатки;
• на службові відрядження;
• на наукові експедиції.

Готівка на відрядження або  під звіт видається працівникам  установи на підставі їхньої письмової  заяви за дозволом керівника установи і вразі відсутності заборгованості працівника за раніше отримані аванси.

Організація обліку розрахунків з підзвітними особами передбачає виконання таких завдань:

• визначення кола штатних посад, які мають право одержувати кошти під звіт;
• встановлення ліміту підзвітних сум до отримання щодо кожного структурного підрозділу установи;
• організація розрахунку підзвітної суми;
• визначення механізму видавання грошей підзвіт та порядку звітування за витраченими підзвітними коштами.                                                                                                                                                                     

2.2 Порядок витрачання  коштів на господарські потреби

Порядок витрачання коштів на господарські потреби регулюється  та обмежується єдиним кошторисом видатків бюджетної організації, а також  Положенням про ведення касових  операцій у національній валюті ( Постанова  НБУ від 15 грудня 2004 року № 637).

На кожне придбання  товарно-матеріальних цінностей необхідне  розпорядження керівника, окрім  випадків, якщо в службові обов′язки працівника установи входить придбання товарно-матеріальних цінностей. Тоді на кожен факт придбання розпорядження керівника не потрібне, але з ним укладається договір на повну матеріальну відповідальність. Список таких осіб складає бухгалтерія і затверджує керівник установи ( тільки на господарські потреби ).

Особи, які одержали готівку  під звіт, зобов′язані подати до бухгалтерії підприємства або централізованої  бухгалтерії звіт про витрачені (або з якихось причин частково чи повністю не витрачені) суми не пізніше  за:

• 10 робочих днів з дня видавання готівки під звіт – на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини і металобрухту;
• наступного робочого дня після видання її під звіт – на всі інші виробничі (господарські) потреби.

Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видана готівка  на відрядження та кошти під звіт для вирішення у цьому відрядженні  виробничих чи господарських питань (зокрема й для закупівлі сільськогосподарської  продукції та заготівлі вторинної  сировини чи металобрухту), то підзвітна  особа незалежно від строку відрядження  протягом трьох робочих днів після  повернення з відрядження повинна  подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй видана для вирішення виробничих чи господарських питань, та авансовий звіт про витрачені безпосередньо на відрядження кошти.

2.3 Організація обліку розрахунків з підзвітним особами за службовими відрядженнями

2.3.1 Загальні положення

 Розрахунки  із підзвітними особами за службовими відрядженнями здійснюються відповідно до інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 (із змінами та доповненнями) та Постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.1999 р. № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон».

Службове відрядження  – це поїздка працівника, який перебуває  у трудових відносинах з бюджетною  установою (штатний працівник), за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання  службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Якщо філії, дільниці та інші підрозділи установи розташовані в  іншій місцевості, місцем постійної  роботи вважають той підрозділ, робота в якому зумовлена трудовим договором (контрактом) між працівником і керівником.

Витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відносинах з установою, включають до складу витрат (видатків) установи лише за наявності  документів, що підтверджують зв′язок  такого відрядження з основною діяльністю установи, а саме: запрошень сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю установи, що відряджає; укладеного договору (контракту) та інших документів, які відрегульовують  або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої  особи в переговорах, конференціях або симпозіумах за тематикою, що стосується основної діяльності установи, яка відряджає працівника.

Установа, що відряджає працівника, зобов′язана забезпечити його грошовими  коштами (авансом) у розмірах, установлених нормативно-правовими актами про службові відрядження. Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

 Установа відшкодовує відрядженому працівнику витрати, передбачені Інструкцією за наявності підтвердних документів, якими є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та добові,норми яких встановлені відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон».

Днем вибуття у відрядження  вважають день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного  засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження – день прибуття транспортного засобу до місця постійної  роботи відрядженого працівника. У  разі відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття  у відрядження вважають поточну  добу, а з 0-ї години і пізніше - наступну добу. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховують час, який потрібний до станції, пристані, аеропорту. Аналогічна визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійно роботи.

На працівника, який перебуває  у відрядженні, поширюються такі умови робочого часу, передбачені  інструкцією:

• режим робочого часу тієї установи, організації, до якого він  відряджений;

• замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надають;

• якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то відповідно до статей 72 і 107 Кодексу законів про працю, такому працівнику надається інший день відпочинку або здійснюється оплата в подвійному розмірі у такому порядку:

1)працівникам з відрядною  оплатою праці – за подвійними  відрядними оцінками;

2)працівники, праця яких  оплачується за годинними або  денними ставками, - у розмірі  подвійної годинної або денної  ставки;

3) працівникам, які одержують  місячний оклад – у розмірі  одинарної годинної або денної  ставки понад оклад, якщо робота  у святковий і неробочий день  проводилася у межах місячної  норми робочого часу, і в розмірі  подвійної годинної або денної  ставки понад оклад, якщо робота  проводилася понад місячну норму.

• якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження  в установленому порядку надається  інший день відпочинку (компенсація подвійною оплатою Кодексом законів про працю чи Інструкцією про службові відрядження не передбачена);

• якщо наказом про відрядження  передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший  день відпочинку відповідно до законодавства  у сфері регулювання трудових відносин.

За відрядженим працівником  зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, зокрема й за час перебування  в дорозі. Середній заробіток за час перебування працівника у  відрядженні зберігається на всі  робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

На час відрядження  особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між установами, що відряджали у відрядження, за згодою між ними.

Керівник установи може встановлювати  додаткові обмеження щодо сум  та цілей використання коштів, наданих  на відрядження: витрат на наймання житлового  приміщення, на побутові послуги, транспортні  та інші витрати. Ці обмеження запроваджуються  наказом (розпорядженням) керівника.

 

2.3.2 Порядок документального оформлення вибуття у відрядження

Для прийняття рішення  про відрядження працівників  установи на розгляд керівника, подають  погоджену із заступниками керівника  відповідно до розподілу функціональних обов′язків та підписану керівником департаменту (начальником самостійного управління, відділу, сектору) службову записку. Службова записка повинна містити посилання на документи, що підтверджують зв′язок такого відрядження з основною діяльністю установи, а саме запрошень сторони, яка приймає, і укладеного договору (контракту) та інших документів, які регулюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах за тематикою, що стосується основної діяльності установи.

Скерування працівника установи у відрядження здійснюється керівником цієї установи або його заступником  і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням:

• пункту призначення,

• назви підприємства (установи), куди відряджений працівник,

• строку відрядження,

• мети відрядження.

На підставі наказу (розпорядження) по установі про відрядження працівника відповідальна особа виписує відрядженому працівнику посвідчення про відрядження за формою, затвердженою наказом ДПАУ від 28.07.97 р. №260.

 Посвідчення про відрядження  має бути оформлено належно  як з лицьового, так із зворотнього  боку. У відмітках про вибуття  та прибуття з відрядження  зазначають дати прибуття та  вибуття, які повинні відповідати  датам, у проїзних документах (квитки на потяг, літак, автобус   тощо). Якщо працівник відряджається  до різних населених пунктів,  позначки про дні вибуття та  прибуття проставляються в кожному  пункті. Вищезазначені позначки обов′язково мають бути засвічені підписом посадової особи та печаткою установи. Згідно з п.1.3 розділу І Інструкції № 59 позначку в посвідченні про відрядження завіряють тією печаткою, якою користується у своїй діяльності установа для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника установи покладено обов′язки реєструвати осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

У разі виїзді працівника у  відрядження та повернення в той  самий день посвідчення про відрядження  виписується на один день і має  бути оформлене в установленому  порядку.

Установ, що направляє працівника у відрядження, має зареєструвати  факт видання посвідчення про  відрядження такому працівнику в  журналі реєстрації посвідчень на відрядження, форму якого наведено в додатку  до Інструкції № 59.

Журнал реєстрації посвідчень про відрядження

 

№ з/п	Прізвище, ініціали	Місце роботи та посада	Дата й номер наказу (розпорядження)	Дата й номер посвідчення  пр. відрядження	Дата вибуття у відрядження	Дата прибуття з відрядження
1
2

 

Видатки на наукові експедиції здійснюються через підзвітних осіб згідно з інструкціями АН України. На початкові витрати начальників  експедицій видається аванс готівкою відповідно до затвердженого кошторису, масштабів та умов роботи експедицій. Підзвітні сумина експедиційні дослідження  видають: