Облік розрахунків із підзвітними особами

З дозволу керівника бюджетної  установи, відрядженому відшкодовують  витрати:

• на проїзд відрядженого працівника в м′якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1-4 –ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах1-ї і 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками першого класу та бізнес-класу;

• на перевезення більше ніж 30 кг багажу;

• фактичні витрати, що перевищують  граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення;

• витрати у зв′язку  із поверненням відрядженим працівником  квитка на потяг, літак або інший  транспортний засіб з поважних причин;

• на користування таксі  або оренду автотранспорту;

• інші витрати, пов′язані  з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори на проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами;

• на службові телефонні  переговори.

Дозвіл (погодження) керівника  установи на відшкодування витрат понад  встановлені норми оформляється письмово за довільною формою.

2.4 Порядок складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт

2.4.1 Основні вимоги до складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт

Порядок видання коштів під  звіт регулюється Постановою Правління  Національного банку України  від 19 лютого 2001 року № 72 «Про затвердження Положення про ведення касових  операцій у національній валюті в  Україні».

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або  під звіт, подають до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку  закінчує таке відрядження або закінчує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок  податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт.

За наявності надміру  витрачених коштів їхню суму повертає платник податку в касу або  вона зараховується на банківський  рахунок податкового агента платника податку, що їх надав, до або під час подання зазначеного звіту.

Якщо відряджений повертає суму надміру витрачених коштів пізніше  від граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку  закінчує таке відрядження або закінчує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок  податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт), але  не пізніше від звітного  місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну, то особа, що надала такі суми, нараховує штрафу розмірі 15 відсотків суми таких надміру  витрачених коштів.

Якщо підзвітна особа  не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у відряджений  закінчує відрядження або закінчує виконання  окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок установи, що надала кошти під звіт), то така сума підлягає оподаткуванню (відповідно до пункту 7.1 статті 7 Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб») за рахунок будь-якого оподаткованого доходу (після його оподаткування) платника податку та нарахуванню штрафу у розмірі 15 відсотків суми таких надміру витрачених коштів.

Якщо у майбутніх податкових періодах особа, яка була у відрядженні, повертає суму надміру витрачених коштів або вона стягується з неї за рішенням суду, перерахунок її податкових зобов′язань  не здійснюється, а сума штрафу не відшкодовується.

Штраф та оподаткована сума стягуються за рахунок будь-якого оподаткованого доходу (після його оподаткування) відрядженого за відповідний місяць, а у разі недостатності суми такого доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців, до повної сплати нарахованих сум.   

Якщо платник податку  припиняє трудові або цивільно-трудові  відносини з особою, що надала такі кошти, то нараховані суми утримують  за рахунок останньої виплати  оподаткованого доходу під час остаточного  розрахунку, а у разі недостатньої суми такого доходу непогашена частина  податку включається до складу податкового  зобов′язання платника податку за наслідками звітного податкового року.

Якщо повне утримання  такої суми податку є неможливим внаслідок смерті платника податку  або визнання його за рішенням суду безвісно відсутнім або померлим, то така сума утримується під час  нарахування доходу за останній для  такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині  визнається безнадійною до сплати.

Звіт про використання коштів, наданих на  відрядження  або під звіт, складається фізичними  особами, що отримали такі кошти установи.

Фізична особа, що отримала такі кошти, заповнює всі графи Звіту, крім:

• «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку штрафу та суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надала такі кошти;

• доцільності витрат та «Звіт затверджено», які підписує керівник.

Здаючи в бухгалтерію  звіт до нього необхідно додати посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, і документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їхньої оплати (готівкою, чеком, кредитною карткою, безготівковим розрахункам).

Витрати, не підтверджені відповідними документами, працівнику не відшкодовують.

У звіті про використання коштів, наданих на відрядження або  під звіт, мають бути зазначені: дата його складання, призначення одержаного авансу, розмір отриманих і використаних сум, перелік підтвердних документів.

Оформлений та підписаний звіт із додаванням підтвердних документів підзвітна особа здає до бухгалтерії  установи.

Після складання і затвердження звіту необхідно виконати розрахунок для визначення різниці між отриманою  сумою авансу та фактично використаною сумою грошових коштів. Якщо сума, видана підзвітній особі, виявилася більшою від фактично використаною суми, залишок грошових коштів має бути повернено до каси підприємства не пізніше ніж через три робочі дні після закінчення відрядження.

Якщо ж працівник використав грошових коштів більше ніж йому було видано у вигляді авансу, різницю  має бути відшкодовано йому за умови, що цю суму використано на потреби, передбачені в посвідченні про  відрядження.

2.4.2 Оподаткування надміру використаних сум, наданих на відрядження або під звіт

Відповідно до пп. 9.10.3 Закону України «Про податок з доходів  фізичних осіб», якщо працівник повертає суму надміру витрачених коштів пізніше  від граничного терміну, установленого пп. 9.10.2 цього Закону, такий платник сплачує штраф у розмірі 15% суми таких надміру витрачених коштів.

Граничним терміном повернення є закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому  платник податку (працівник):

• закінчує відрядження;

• закінчує виконання цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок  особи, яка надала кошти піз звіт.

Разом із триденним терміном повернення невикористаних підзвітних сум, установленим Законом про податок  з доходів, існують терміни, установлені  Положенням про ведення касових  операцій у національній валюті в  Україні .

Отже, як і раніше, у разі видання грошових коштів працівнику на господарські потреби, вік має повернути до каси залишок грошових коштів не пізніше ніж наступного дня після отримання готівки. Порушення зазначеного терміну призводить до накладення штрафу на підприємство у розмірі 25 % виданих під звіт сум згідно зі ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» 12 червня 1995 р. № 436. Це порушення є виключно порушенням касової дисципліни, за яке розплачуватиметься підприємство.

15 – відсотковий штраф  стягується не за протермінування  подання авансового звіту, а  за  протермінування повернення  невикористаних коштів, тобто якщо  залишок підзвітних сум не  буде повернено протягом трьох  банківських днів після дня,  в якому працівником було виконано  доручення.  Тому, якщо працівник  подасть авансовий звіт вчасно, а гроші поверне із запізненням, він не звільняється від штрафу.

Сума податку, нарахована на суму надміру витрачених коштів, утримується установою за рахунок  будь-якого оподатковуваного доходу відрядженого працівника після його оподаткування за відповідний місяць.

Для оподаткування принципово важливо, чи було залишок повернено  у межах звітного місяця, на який припадає закінчення триденного терміну, чи вже в наступному місяці.

Якщо залишок не було повернено  у звітному місяця, то разом із 15-й відсотковим штрафом з працівника утримується ще й податок з доходів. Об′єктом оподаткування є сума неповерненого залишку, помножена на коефіцієнт.

Податок з нарахованої  заробітної плати потрібно утримати за підсумками того місяця, в якому  закінчується граничний термін повернення залишку коштів. У  разі, якщо такого доходу не вистачає, податок утримується  за рахунок оподатковуваних доходів (заробітної плати) наступних звітних  місяців до повної його сплати.

Сума розрахованого податку  відображається у Звіті в розділі  «Розрахунок штрафу та сума утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт».

Податок, нарахований на суму надміру витрачених коштів та утриманий за рахунок оподатковуваного доходу за відповідний місяць, разом  із податком, утриманим з такого оподатковуваного доходу, має бути сплачено до бюджету в порядку, передбаченому  п. 8.1 ст. 8 Закону № 889.

У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ сума надміру витрачених коштів, отримана платником податку  на відрядження та на повернена в  установлені терміни, відображається із заповненням у графі 5 коду ознаки доходів «16».

У графах 3а і 3 форми № 1ДФ має відображатися сума утриманого (перерахованого) податку з доходів  з фізичних осіб.

Якщо у майбутніх податкових періодах працівник повертає суму надміру  витрачених коштів або вона стягується з такого платника податку за рішенням суду, перерахунок податкових зобов′язань  такого платника податку не здійснюється, а сума штрафу не відшкодовується.

2.5 Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами

Облік розрахунків з підзвітними  особами здійснюється на активному  субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними  особами» рахунку 36 «Розрахунки з  різними дебіторами». За дебетом  зазначеного рахунку фіксують суми, видані підзвітним особам, а також  суму перевитрат, що відшкодовує підзвітна  особа, за кредитом витрати суми авансу і повернені залишки підзвітних сум.

Господарські операції відображаються у Меморіальному ордері № 8 «Накопичувальна  відомість за розрахунками з підзвітними  особами», типової форми № 386 (бюджет), записи в якому здійснюють лінійно  – позиційним методом, поєднуючи  синтетичний і аналітичний облік. За цим методом в одному рядку  записують як суму виданого авансу окремій з підзвітній особі, так  і суму витрат згідно із затвердженим авансовим звітом, виводять залишок  на кінець звітного періоду за підзвітною особою або за установою. Тобто у  разі видавання кілька разів одній  особі авансів протягом місяця її прізвище повторюватиметься у  накопичувальній  відомості відповідно до кількості  отриманих авансів. У накопичувальній  відомості ведеться облік розрахунків  з підзвітними особами за кодами економічної класифікації видатків. Накопичувальна відомість за субрахунком 362 «Розрахунки з підзвітними особами» складають щомісячно.

Операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюється за рахунок коштів спеціального фонду, ведуть в окремому ордері за цією формою.

Операції з видавання  грошових коштів під звіт і відшкодування  перевитрат супроводжуються записами за дебетом субрахунку 362. Дані про  невикористані та повернені підзвітною особою до каси бюджетної установи авансові суми, а також про витрачені  суми авансу та затверджені суми витрат відповідно до авансового звіту записують  за кредитом субрахунку 362. Інші записи здійснюються у разі придбання підзвітними  особами необоротних активів, малоцінних та швидкозношуваних предметів. Залишок  на кінець місяця за  субрахунком 362 розраховується загальний та окремо за кожною підзвітною особою за кодами економічної класифікації видатків. Підраховуючи позицію «Сума оборотів за меморіальним ордером», вираховують  суми операцій з руху коштів з каси установи. Позиція «Сума оборотів за меморіальним ордером» у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги «Журнал-головна».

Меморіальний ордер підписує виконавець, особа, що перевірила меморіальний ордер, та головний бухгалтер.

В установах і організаціях, що утримуються за рахунок бюджетних  коштів, витрати на відрядження здійснюються за рахунок коштів, затверджених єдиним кошторисом доходів і видатків за кодом  економічної класифікації видатків (КЕКВ)1140 «Видатки на відрядження».

До цієї категорії належать видатки на:

• оплату проїзду, добових, квартирних під час службових  відряджень; оплату підйомних, проїзду, добових у разі переміщення працівників; сесійних виїздів народних судів; відряджень на курси і в навчальні заклади, на сесії, семінари,наради і конференції, тобто всі видатки на відрядження, що сплачують за рахунок бюджетних коштів у випадках, передбачених чинним законодавством України;

• на придбання службових  проїзних квитків та оплату проїзду  за маршрутними листами;

• надбавки до заробітної плати, що виплачуються у передбачених рішеннями  Уряду випадках окремим категоріям працівників замість компенсації  видатків на відрядження (добових, квартирних);

• на відрядження працівників  в бюджетних установ (організацій) на сесії, наради, з′їзди наукового  характеру, а також різного роду поїздки з науковою метою, відрядження  викладачів, проїзд на виробничу практику студентів, учнів;

• оплату відряджень (зокрема  проїзду, добових тощо) учнів, студентів, тренерів, інших учасників та навчально  – тренувальні збори, змагання, олімпіади  тощо;  оплата проїзду та добових  у разі звільнення військовослужбовців  строкової служби;