Облік розрахунків із підзвітними особами

- на виплату заробітної  плати;

- оплату проїзду співробітників  до місця роботи експедицій  і назад;

- добових;

- квартирних;

- орендної плати за  користування транспортною технікою;

- наймання комор, лабораторій,  житла;

- на придбання пально  – мастильних матеріалів.

 

2.3.3 Відрядження в межах України

 Термін відрядження в межах України визначається керівником або його заступником, але не перевищувати 30 календарних днів. Строк відрядження працівників, які скеровуються для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати терміну будівництва об′єктів.

Норми відшкодування витрат на відрядження у межах України  та за кордон для державних службовців і працівників підприємств, установ  і організацій,що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок  коштів бюджетів, встановлені Постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон».

Витрати на наймання житлового  приміщення під час відрядження  відшкодовують у разі надання  оригіналів підтвердних документів.

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях або  до проїзних документів, оплачуються  відрядженим за рахунок добових.

Державним службовцям і працівникам  зазначених підприємств, установ  та організацій, які перебувають за кордоном тривалий час і отримують  заробітну плату в іноземній  валюті, та працівникам дипломатичних  установ України, які перебувають за кордоном у довготерміновому відрядженні та одержують виплати в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовують у розмірі 80 відсотків норм добових витрат, визначених у додатку до цієї  Постанови для цієї країни. У разі відрядження у межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовують у розмірі 50  відсотків зазначених норм.

Кількість днів відрядження  для виплати добових визначають з урахуванням дня вибуття  у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховується  як два дні.

У разі відрядження працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має  змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовують як за повну добу.

Якщо відсутні відмітки в  посвідченні про відрядження, то добові не виплачують.

Витрати працівника за час  відрядження відшкодовують працівникам  лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість циз витрат в такому порядку:

• витрати на проїзд:

- до місця  відрядження  і назад в розмірі вартості  проїзду повітряним, залізничним,  водним і автомобільним транспортом  загального користування (крім, таксі)  з урахуванням усіх витрат, пов′язаних  із придбанням проїзних квитків  і користуванням постільними  речами в поїздах, та страхових  платежів на транспорті;

   - транспортом загального  користування (крім, таксі) до станції,  пристані, аеропорту, якщо вони  розташовані за межами населеного  пункту, де постійно працює відряджений,  або до місця перебування у  відрядженні;

- міським транспортом  загального користування (крім, таксі)  за місцем відрядження відповідно  до маршруту, погодженого керівником.

За наявності декількох  видів транспорту, що зв′язує місце  постійної роботи з місцем  відрядження, адміністрація може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому необхідно користуватися. У разі відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту;

• витрати на проживання:

- плата за бронювання  місця в готелях у розмірі  не більш як 50 відсотків його  вартості за одну добу;

- витрати на наймання  житлового приміщення у розмірі  граничної норми за добу, що  встановлена Постановою № 663 (з  29.06.2004 вона становить 120 грн.);

- витрати на побутові  послуги, що надають в готелях  (прання, чищення, лагодження та  прасування одягу, взуття чи  білизни), але не більш як 10 відсотків  норм добових витрат за всі  дні проживання;

- користування холодильником,  телевізором, телефоном (крім  витрат на телефонні переговори);

- витрати на наймання  житлового приміщення за час  вимушеної зупинки в дорозі, в  розмірах, передбачених вище;

• витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або проїзних документів, оплачуються відрядженими за рахунок добових;

• витрати на перевезення  до 30 кг багажу.

З дозволу керівника бюджетної  установи відрядженому відшкодовують  витрати:

• вартості проживання понад  установлені граничні норми та оплата витрат на перевезення понад 30 кг багажу для державних службовців, а також  інших осіб, яких відряджають бюджетні установи;

• витрати у зв ′язку  з поверненням відрядженим працівником  квитка на потяг, літак або інший  транспортний засіб з поважних причин (рішення про відміну відрядження , відкликання  з відрядження тощо);

• на проїзд відрядженого працівника в м′якому вагоні, на суднах морського  флоту в каютах,що оплачуються  за 1-4 –ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1 –ї і 2 –ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу;

• на службові телефонні  переговори відшкодовуються в розмірах, погоджених з керівником.

У разі тимчасової непрацездатності   відрядженого працівника йому на загальних  підставах відшкодовують витрати  на наймання жилого приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває  на стаціонарному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров′я розпочати виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більш від двох місяців. Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров′я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності    відрядженому працівникові на загальних  підставах виплачують допомогу з  тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включають до строку відрядження.

За час затримки в місці  перебування у відрядженні без  поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються  добові витрати , витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Планування в навчальних закладах витрат на відрядження для  участі в нарадах, семінарах тощо, як правило здійснюється за заявками на відрядження окремих підрозділів (кафедр), які повинні бути враховані  в кошторисі закладу після  розгляду та погодження їх керівництвом. Заявка повинна містити відомості, необхідні для розрахунку витрат на відрядження: місце відрядження, його тривалість, кількість викладачів чи студентів, які повинні бути відрядженими , інші умови перебування їх у відрядженні.

Витрати на відрядження на курси підвищення кваліфікації плануються на підставі встановленої кількості  осіб,які повинні бути скеровані  для підвищення кваліфікації, підготовки, навчання іншим професіям з відривом від виробництва, визначена Постановою Кабінету Міністрів України від 28 червня 1997 року №665 відповідно до ст. 12 Закону України «Про оплату праці».

Аналогічні витрати в  навчальних закладах І рівня акредитації  здійснюються за рахунок спеціальних  асигнувань на курсові заходи.

Витрати на   відрядження  на виробничу практику плануються на підставі кількості студентів, які  виїжджають на виробничу практику, та її тривалості, а також чисельності  викладачів, які вибувають для  керівництва виробничою практикою  разом зі студентами. Умови оплати практики, що проходить за межами місцезнаходження вищих навчальних закладів, регламентуються  наказом  Міністерства освіти України 08.04.93 №93.

2.3.4 Відрядження за кордон

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника установи після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування  за кордоном (у разі поїздки за запрошенням  подають його копію з перекладом), і кошторису витрат.

Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів. Термін відрядження  працівників, які скеровуються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для з монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних  пусконалагоджувальних робіт, шефмонтажу та авторського нагляду під час  будівництва, не повинен перевищувати одного року.

Установи чи організації, що скеровують працівників у відрядження  за кордон, зобов′язані забезпечити  їх коштами у національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті країни, як аванс на поточні витрати  у розмірах згідно з установленими  нормами. Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перерахуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Відповідно до Постанови  Правління Національного банку  України від 26.03.98 № 119 «Про затвердження Правил використання готівкової іноземної  валюти на території України» для  отримання іноземної валюти готівкою з поточного рахунку, а також  для придбання у банку дорожніх чеків у вільно конвертованій  валюті на відрядження за кордон до уповноваженого банку подається заявка юридичної особи, в якій зазначають:

• номер і дату наказу (розпорядження);

• прізвище, ім′я, по батькові осіб, які виїжджають за кордон;

• термін перебування за кордоном;

• розрахунок передбачених витрат.

Крім того, надається довіреність (доручення) на отримання коштів на відрядження в касі уповноваженого банку.

За наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат за час перебування  у відрядженні, працівникові відшкодовують  витрати за:

• проїзд (зокрема попереднє  замовлення квитків, користування постільними  речами в поїздах, оплату аеропортних  зборів, перевезення багажу):

- повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування за тарифом другого класу (на літаках – економічного, на суднах – другого або туристського класу);

- до вокзалу, аеропорту  або пристані і з вокзалу,  аеропорту або пристані (якщо  ці пункти розташовані за межами  міста) в місцях відправлення, призначення та пересадки;

- за місцем відрядження  на міському транспорті (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо (крім, таксі)) за умови, що працівникові не надавалися безкоштовно засоби пересування.

Якщо класифікація кают на пасажирських суднах установлена в  категоріях, то каюти 1, 2 і 3 –ї категорій  вважають каютами першого класу, а каюти інших категорій –  другого (туристського) класу.

Вартість проїзду залізницями  в країнах Азії та Африки відшкодовується  за тарифами першого класу.

У разі необхідності пересуватись країною відрядження керівник підприємства може визначити відрядженому працівникові вид транспорту, яким він може користуватися. Якщо така пропозиція не надходить, працівник  самостійно вирішує питання про  вибір виду транспорту.

• перевезення до 30 кг багажу, вартість перевезення якого входить  до вартості квитка на той вид транспорту, яким користується працівник;

• проживання:

- на бронювання місць в готелях – у розмірі не більше ніж 50 відсотків вартості місця за одну добу;

- на побутові послуги, вартість яких входить до рахунку про оплату з наймання жилого приміщення (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат, установленої для країни, куди відряджається працівник;

- на наймання жилого  приміщення під час відрядження  в разі транзитної зупинки,  а також вимушеної зупинки  в дорозі – у межах граничних  норм, установленої для країни, де  відбулася зупинка;

• оформлення закордонних  паспортів, дозволів на в′їзд (віз), на комісійні (в разі обміну валютних коштів), обов ′язкове  страхування, інші документально  оформлені витрати, пов′язані з  правилами в′їзду та перебування  в місці відрядження, включаючи  будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв′язку зі здійсненням  таких витрат.