Оптимизация ведения учета кассовых операций в Администрации Чашинского сельсовета

В Администрации  Чашинского сельсовета при получении  наличных денег по чеку, кассир составляет Приходный кассовый ордер (Приложение 3) и к нему распечатывается бухгалтерская справка, в которой видно по каким кодам аналитического учета получены наличные денежные средства.

Денежная наличность сверх установленных лимитов  остатка наличных денег в кассе  сдается в орган федерального казначейства по Объявлению на взнос  наличными ГРКЦ ГУ Банка России по Курганской области, кассиру выдается квитанция, на основании которой выписывается Расходный кассовый ордер.

Наличные деньги сверх установленных лимитов  хранятся только для оплаты труда  и выплаты пособий по социальному  страхованию не свыше трех рабочих  дней, включая день получения денег в банке.

Наличные деньги выдаются из кассы учреждения по Расходным  кассовым ордерам и ведомостям на выплату заработной платы.

При выдаче денег  по расходному кассовому ордеру  или заменяющему его документу, отдельному лицу, кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя. Также к расходному кассовому ордеру распечатывается бухгалтерская справка , в которой так же видны коды аналитического учета и бюджетной классификации.

В Администрации  Чашинского сельсовета денежные средства выдаются под отчет тем работникам, которые имеют на это право  по письменному распоряжению руководителя, который каждый год составляется заново. Денежные средства выдаются по заявлениям  в которых указываются цели выдачи денежных средств, которые подписываются главным бухгалтером и ставиться виза руководителя «выдать сумма прописью» и подпись.

Деньги выдаются лицам, не состоящим в списочном  составе учреждения, по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

 

2.3. Ведение  учета кассовых операций в  системе 1С: Предприятие 7.7

 

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации  выписка и регистрация приходных и расходных  кассовых документов  может  осуществляться   с  применением средств вычислительной техники, при этом в машинограмме журнала регистрации ордеров, составляемой за день, должно обеспечиваться формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Конфигурация  «Бухгалтерия для бюджетных учреждений»  обеспечивает ведение кассовых операций в соответствии с Порядком ведения кассовых операций и Инструкцией по бюджетному учету .

Учет наличных денежных средств в программе «Бухгалтерия для бюджетных учреждений» ведется на активном балансовом счете 201.04 «Касса», к которому открыты субсчета второго порядка по источникам финансирования. К последним, в свою очередь, открыты субсчета следующего порядка для раздельного учета средств в рублях и иностранной валюте:

201.04 «Касса»

201.04.1 «БЮДЖЕТ Касса»

201.04.2 «ВНЕБЮДЖЕТ Касса»

201.04.1.1 «БЮДЖЕТ Касса руб.»

201.04.2.1 «ВНЕБЮДЖЕТ Касса руб.»

201.04.1.2 «БЮДЖЕТ Касса вал.»

201.04.2.2 «ВНЕБЮДЖЕТ Касса вал.»

Для  оформления кассовых операций в типовой  конфигурации предназначены документы вида «Приходный кассовый ордер» и  «Расходный кассовый ордер», которые позволяют распечатать заполненные ордера и сформировать проводки, отражающие операцию на счетах бухгалтерского учета.

При ведении  централизованного учета, когда  обслуживаемые учреждения получают наличные средства из кассы централизованной бухгалтерии, для оформления операций получения (возврата) наличных денег из банка применяются документы «ЦБ: Наличные из банка» и «ЦБ: Наличные в банк».

Документы «ЦБ: Наличные из банка» и «Приходный кассовый ордер» имеют единые нумераторы. Документы «ЦБ: Наличные в банк» и «Расходный кассовый ордер» имеют единые нумераторы.

Следует отметить, что одной из задач, которая решается при ведении учета в «1С:Бухгалтерии», является автоматическое формирование регистров учета, месячной и квартальной отчетности утвержденного образца.

Для того чтобы не оформлять операции по аналитическим счетам несколькими приходными (расходными) ордерами — каждый по одному коду, документы вида «Приходный ордер» («Расходный ордер») имеют табличную часть, в которой можно расшифровать общую сумму поступления (выбытия), что позволяет сформировать по каждой строке спецификации отдельную проводку.

Документы группы «Касса» - универсальные, они позволяют оформлять кассовые операции не только в рублях, но и в любой валюте.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Оптимизация ведения учета кассовых операций в Администрации Чашинского сельсовета

3.1 Преимущества  и недостатки в отражении кассовых  операций в Администрации Чашинского  сельсовета

 

По результатам анализа  организации бухгалтерского учета  в Администрации Чашинского сельсовета можно сделать выводы о существующих преимуществах и недостатках системы учета кассовых операций.

Учет осуществляет кассир, что позволяет оградить главного бухгалтера от дополнительных обязанностей по ведению кассы, что положительно отражается на ведении других участков системы бухгалтерского учета.

Положительным моментом является заключение договора о полной материальной ответственности с кассиром, что позволяет кассиру нести ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. И в случае возникновения спорных моментов и недостач при учете кассовых операций, договор является основанием для наказания кассира.

Положительным моментом в организации является специально оборудованное помещение кассы - помещение изолированно, и предназначено для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. При этом доступ в кассу не разрешен лицам, не имеющим отношения к ее работе.

Наличные операции по кассе в сельсовете не превышают  установленного законодательством  предела в размере 100 000 рублей.

Поскольку предельный размер расчетов наличными деньгами относится к одному договору, стороны с целью обойти данный запрет «разбивают» договор на несколько более мелких договоров. Тогда лимит применяется к каждому из этих мелких договоров. Таким образом, можно обходить ограничения по размеру наличных расчетов.

Следующим положительным моментом является то, что в сельсовете учет ведется в программе 1С: Предприятие 7.7 конфигурация «Бухгалтерия для бюджетных учреждений», т.к. основным недостатком в работе бухгалтеров и кассиров, связанной с учетом кассовых операций, является оформление документов, сопровождающих факт получения и выплаты наличных денежных средств. Очевидно, что автоматизация только этих операций уже способна принести существенную пользу - за счет уменьшения возможных ошибок, описок и других неточностей, как правило, сопровождающих «ручное» оформление документов.

Следующим по объему работы является учет движения денежных средств, который ведется кассиром в кассовой книге. Так как записи в эту книгу вносятся на основании  приходных и расходных кассовых документов, то при ручном учете происходит определенное дублирование информации, что также чревато ошибками. Поэтому автоматизация и этого этапа деятельности также дает заметный выигрыш в повышении достоверности учета.

Наиболее эффективным  является комплексный подход к автоматизации кассовых операций, начиная от выписки первичных документов и заканчивая построением кассовой книги, что позволяет сделать программа 1С: Предприятие 7.7. 

При работе с  документом пользователь заполняет  экранную форму, вводя информацию в соответствующие ее поля. Некоторые поля в формах можно заполнить, выбрав необходимую строку из соответствующего справочника (например, справочника сотрудников предприятия). Это позволяет избежать многократного ввода одинаковой информации в разных режимах программы.

После формирования документ «проводят». При этом автоматически формируются проводки, которыми оформляют в бухгалтерском учете хозяйственную операцию, зарегистрированную документом. В свою очередь, бухгалтерские проводки изменяют бухгалтерские итоги (остатки и обороты) и таким образом завершают регистрацию хозяйственной операции в программе.

Для просмотра  бухгалтерских итогов в программе  предусмотрена система отчетов. Стандартные отчеты позволяют получить информацию об остатках и оборотах на счетах в целом и с детализацией по субсчетам и объектам аналитического учета (в количественном и валютном выражении). Любой из стандартных отчетов может использоваться для контроля движения средств на счете 204.01.

Кроме использования  документов для регистрации хозяйственных операций, существует возможность их «ручного» ввода непосредственно в журнал хозяйственных операций. Это позволяет регистрировать в программе и редко встречающиеся кассовые операции.

На мой взгляд, недостатком  в системе организации кассовых операций на предприятии является сдача наличных денежных средств, превышающих лимит кассы самостоятельно в кассу банка, что является опасным мероприятием, так как кассир может подвергнуться покушению, а также это неудобно в плане траты времени кассира.

Следующая по степени  сложности проблема -  это техническая  база. Эти проблемы связаны с недостаточным  обеспечением учреждения компьютерной техникой, значительное количество морально и технически устарело, необходима модернизация сетевого оборудования. Также в сельсовете существуют проблемы, связанные с программным обеспечением. Прикладное программное обеспечение в основном состоит из устаревших технологий, не отвечающим требованиям сегодняшнего дня.

 

 

 

 

3.2 Пути совершенствования ведения учета кассовых операций в Администрации Чашинского сельсовета

 

В данное время  наиболее распространенной версией  является «1С: бухгалтерия 8.0» В новой  редакции учтены замечания и пожелания  пользователей предыдущей конфигурации «Бухгалтерия предприятия», которая  стала исторически первой реализацией типового бухгалтерского решения на современной платформе «1С:Предприятие 8.0».

Новая редакция отличается значительным расширением функционала  и сервисных возможностей. Расширение функционала коснулось практически  всех участков учета:

В программе «1С:Бухгалтерия  бюджетного учреждения 8.0» предусмотрено  ведение учета как одного бюджетного учреждения, так и группы бюджетных  учреждений или структурных подразделений  учреждения, выделенных на самостоятельный  баланс, в единой информационной базе.

Учет по всем учреждениям  ведется в единой информационной базе. При этом каждая операция оформляется  от имени конкретного учреждения. Каждая бухгалтерская запись (проводка) содержит информацию об учреждении, к  которому она относится. Это позволяет использовать программу «1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8.0» для ведения централизованного учета за учреждения, передавшие свои полномочия по ведению бюджетного учета на основании соглашения.