Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами по командировкам внутри страны и прочим операциям

 

    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета [13].

  Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п [16]. Порядок оформления командировки и расчеты с работником можно отразить в виде таблицы 4.

Таблица 4 – Порядок оформления командировки и расчеты с работником

№	Порядок оформления командировки
1	Издание приказа о командировке
2	Оформление командировочного удостоверения работнику
3	Выдача денежного аванса в пределах сумм, причитающихся для выполнения установленного задания
4	Отражение фактического времени нахождения работника в командировке, путем отметки в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия.
5	Днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта
6	Организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны

 

   По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы [3] . Расчеты по командировке – казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит командировочных расходах.

   Таким образом, проанализировав все данные можно сделать вывод что, выполнение работником своих обязанностей во время служебной командировки связано с расходованием наличных денежных средств как на оплату расходов, непосредственно связанных с командировкой (оплата проезда и проживания в месте, куда работник командирован), так и при осуществлении затрат, обусловленных выполнением служебного задания: приобретение объектов основных средств, материально-производственных запасов, производство расчетов с контрагентами. Поэтому расчеты с командированными лицами являются наиболее распространенной группой расчетов с подотчетными лицами, причем они характерны практически для всех организаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3  Состав первичных документов и их учет по расчетам с подотчетными лицами

   Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно - хозяйственные и операционные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов [15].

 Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

  Счёт 71 - активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо - сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные). Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Любому сотруднику предприятия может понадобиться произвести какие-либо расходы для нужды самого предприятия (съездить в командировку, купить какие-то материалы, оплатить мелкие ремонтные работы и т.д.) [21]. Для подобных случаев сотруднику выдают наличные деньги. Произведя расходы, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия, составив специальный отчет и приложив к нему все оправдательные документы. Выдача денег под отчет оформляется записью:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"

Подотчетные суммы списываются  на основе отчета подотчетного лица. При  этом счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется, а дебетуются счета 10 "Материалы" если были приобретены  какие-либо ценности и/или счета  затрат. В ряде случаев сотруднику могут быть выданы деньги для приобретения товаров. В этом случае, на основании отчета составляется запись:

Дебет 41 "Товары" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Неизрасходованные суммы  возвращаются в кассу или удерживаются из заработной платы.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств [15].

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные  кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. Ежемесячно итоги из журнала - ордера №7 переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс [20].

 Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 50 "Касса"

- на суммы, возвращенные  в кассу;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

- на суммы, удержанные  из зарплаты;

Дебет 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей"

- если сотрудник не  отчитался за выданные ему  денежные средства;

Дебет 73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

- если недостача будет  удерживаться в течение нескольких  отчетных периодов;

Дебет 91.2 "Прочие расходы"

- если недостачу нельзя  возместить.

 Но если в кассе предприятия не будет наличных денег, бухгалтер должен будет сделать записи  дебет счетов по учету затрат или приобретенных ценностей.

  Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами", ибо расходы возникают не тогда, когда они оплачены, а тогда, когда возникла необходимость обязательство организации их оплатить Аналитический учет ведется в разрезе подотчетных лиц, но каждое лицо должно отчитаться по каждой отдельной выданной сумме [20].

  Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей либо внеоборотных активов у других юридических лиц или населения.

К операционно-хозяйственным  относятся:

- канцелярские расходы;

-почтово-телеграфные расходы;

-расходы на приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет и т.д.

При приобретении вышеуказанных  ценностей либо услуг у юридических  лиц либо частных предпринимателей основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной  суммы служат:

1. Документы, подтверждающие  фактически уплаченную сумму  по вышеперечисленным расходам:

-контрольно-кассовые чеки;

-приходно-кассовые ордера.

2. Документы, указывающие  на количество и ассортимент  приобретенных ценностей, полученных  услуг:

-товарные чеки - документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки товара;

-счета-фактуры;

-накладные;

-бланки строгой отчетности;

-акты выполненных работ, оказанных услуг [17].

 При приобретении ценностей у физических лиц основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат: торгово-закупочные акты, в которых указываются количество, ассортимент и стоимость приобретенных ценностей, а также сумма денежных средств, за них уплаченная.

  Кроме документов, фиксирующих факт и сумму сделки, при оформлении авансового отчета необходимо приложить складскую накладную либо приходный ордер, подтверждающий фактическое поступление товарно-материальных ценностей на склад предприятия. В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.

  Таким образом, проанализировав систематизированные знания можно сделать вывод, что для правильного отражения операций авансового отчета по списанию с подотчета сотрудника средств, потраченных на приобретение активов либо оплату работ (услуг) сторонних организаций, бухгалтеру необходимо наличие:

-документов, подтверждающих приобретение ценностей, работ (услуг) с указанием их стоимости;

-документов, подтверждающих факты потребления предприятием вышеперечисленных услуг (акт выполненных работ) или поступления ценностей на склад (приходная складская накладная);

-документов, подтверждающих оплату этих расходов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4 Особенности учета расчетов с работниками по прочим операциям

    Учет расчетов с персоналом по прочим операциям ведут на синтетическом счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами. К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» могут быть открыты субсчета:

73-1 «Расчеты по предоставленным займам»

73-2 «Расчеты по возмещению  материального ущерба» и др.

   На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.).

   По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета» [20].

  На сумму платежей, поступивших от работника заемщика, счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредитуется в корреспонденции со счетами 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимости от принятого порядка платежа). Последний случай, когда сумму задолженности по займу удерживают с сумм начисленной заработной платы работника, применяется чаще всего, так как это позволяет минимизировать риск непогашения задолженности по займу. Если работник увольняется до момента полного погашения задолженности по полученному займу, сумму задолженности нужно перевести на счет 76, так как счет 73 предназначен только для расчетов с работниками организации: Дебет 76 - Кредит 73.