Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами по командировкам внутри страны и прочим операциям

   На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба [25].

  В дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценности), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др. По кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» записи производятся в корреспонденции со счетами:

- учета денежных средств  - на суммы внесенных платежей;

- 70 «Расчеты с персоналом  по оплате труда» - на суммы  удержаний из сумм по оплате  труда;

- 94 «Недостачи и потери  от порчи ценностей» - на суммы  списанных недостач при отказе  во взыскании ввиду необоснованности  иска.

Таким образом, схема бухгалтерских  проводок по удержанию с виновных лиц сумм нанесенного материального  ущерба будет следующей:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным  ценностям» (41 «Товары», 59 «Резервы под  обесценение финансовых вложений»  и т.д.) - на сумму недостачи или  иного ущерба, причиненного организации  неправомерными действиями работника;

 Дебет 73 - Кредит 94 - на сумму ущерба, подлежащего взысканию с работника - в размере суммы фактически нанесенного ущерба;

 Дебет 73 - Кредит 98 - на сумму, подлежащую взысканию с работника сверх сумм фактически нанесенного ущерба - в тех случаях, когда за недостачу отдельных видов имущества предусмотрена кратная материальная ответственность;

 Дебет 73 - Кредит 28 - на сумму производственного брака, отнесенного на счет виновных лиц;

 Дебет 50 - Кредит 73 - на сумму задолженности, погашенную работником, посредством сдачи наличных денег в кассу организации по приходному кассовому ордеру [17].

 Однако, следует иметь в виду, что трудовое законодательство не предусматривает возможности требовать внесения в кассу организации сумм, превышающих установленные размеры - это может быть сделано только самим работником по собственному желанию [2].

Дебет 51 - Кредит 73 - на сумму  задолженности, погашенную работником посредством зачисления ее на расчетный  счет организации в банке (как  правило, почтовым переводом). Суммы  в возмещение ущерба, поступившие  на расчетный счет от уволенных работников должны отражаться по дебету счета 76, так  как такая задолженность на счете 73 числиться не может.

 Дебет 70 - Кредит 73 - на сумму задолженности, удержанную с сумм начисленной оплаты труда работника;

 Дебет 94 - Кредит 73 - на сумму задолженности (всей или части) во взыскании которой отказано судом. Эта ситуация может возникнуть тогда, когда решение о взыскании было принято руководителем организации, а вследствие выяснилось, что он при этом превысил свои полномочия или соответствующие документы были оформлены с нарушениями, что дало работнику основание обратиться в суд, который принял решение в его пользу.

  Если применяется кратная материальная ответственность, одновременно с проводками, отражающими погашение задолженности, оформляется проводка по списанию части сумм доходов будущих периодов в состав прочих доходов и расходов:  Дебет 98 «Доходы будущих периодов» - Кредит 91 «Прочие доходы и расходы».

Если работник увольняется  до момента полного погашения  задолженности по суммам нанесенного  материального ущерба, на него оформляется  исполнительная надпись, а сумма  задолженности переводится на счет 76:

 Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

 Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации [16].

Таким образом, проанализировав  полученную информацию можно сделать  вывод, что на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражается обобщенная информация о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами. К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» могут быть открыты субсчета:

73-1 «Расчеты по предоставленным займам»

73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и другие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.5 Синтетический и аналитический учет расчетов с       подотчетными лицами в организации ОАО «Ростелеком»

      Для практического рассмотрения учета расчётов с подотчётными лицами и его документального рассмотрения мною выбрана коммерческая организация ОАО «Ростелеком». Открытое акционерное общество «Ростелеком» - одна из крупнейших телекоммуникационных компаний России, национальный оператор международной и междугородной связи [8].

   Открытое акционерное общество «Ростелеком» учреждено 23.09.1993 года в соответствии с Законом РФ №1531-1 «О приватизации государственных и муниципальных предприятий в Российской Федерации» от 3 июля 1991 года и с Государственной программой приватизации государственных и муниципальных предприятий РФ на 1992 год, утвержденной постановлением Верховного Совета РФ №2980-1 от 11 июля 1992 года. Учредителем Общества является Государственный комитет РФ по управлению государственным имуществом [8; 27].

  Ведение бухгалтерского учета в ОАО «Ростелеком» и составление его бухгалтерской отчетности осуществляет бухгалтерская учётная служба организации, возглавляемая главным бухгалтером.

   На рассматриваем предприятии действует функциональная структура бухгалтерии. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителем подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетентности. Структуру бухгалтерской службы ОАО «Ростелеком» можно представить в виде рисунка 1.

 

 

Рисунок 1- Структура бухгалтерской  службы ОАО «Ростелеком»

  Работники ОАО «Ростелеком» (в том числе и совместители), которым выдаются из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании, получают денежные средства по следующим направлениям:

-на командировочные расходы;

-на хозяйственные нужды;

-на оплату представительских расходов.

На предприятии определен перечень лиц, которым предоставлено право получения  наличных под   отчет на   хозяйственно-операционные    нужды [7].

Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под  отчет производится при условии  полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу [7]. Перечень подотчетных лиц, которым могут выдаваться наличные деньги под отчет, утверждён приказом № 25 руководителя ОАО «Ростелеком» (см. Приложение А).

Синтетическиё учёт расчётов с подотчётными лицами в ОАО «Ростелеком» ведётся в журнале-ордере №7 и  на активно-пассивном счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». В данном учётном регистре осуществляется также аналитический учёт по каждому подотчётному лицу. Рассмотрим конкретные примеры осуществления расчётов с подотчётными лицами в ОАО «Ростелеком» [5; 7].

Начальник коммерческого  отдела Тимирязев С. П. был направлен  в командировку в Москву сроком на 4 дня с 5 по 8 марта 2012 г. включительно в связи с производственной необходимостью.

Приказ о направлении  Тимирязева С. П. был оформлен на основании  служебного задания с указанием  цели командировки (см. Приложение В). На основании приказа о направлении работника в командировку Тимирязеву С. П. было выдано командировочное удостоверение, в котором сделаны отметки о времени прибытия и выбытия работника, заверенные подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен (см. Приложение Б).

Сумма аванса –  5800 руб. исходя из следующего расчёта: проезд в оба конца 1600 руб. (включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату за пользование постельными принадлежностями в поезде и оплату услуг по предварительной продаже билетов). Проживание в гостинице –2 200 руб. (1100 руб.× 2 дня), суточные –2000 руб. (500 руб. × 4 дня).

Фактические расходы по окончании  командировки составили 6600 руб. учитывая ходатайство Тимирязева С. П. на имя генерального директора организации об увеличении размера суточных в связи с более высоким уровнем цен в г. Москва, в соответствие с решением генерального директора суточные были установлены в размере 650 руб. в день, а всего на  2600 руб. (650 руб. × 4 дня). Кроме того, Тимирязев С. П. представил в бухгалтерию квитанцию об оплате за проживание в гостинице на сумму 2 400 руб. (1 200 руб. × 2 дня). Бухгалтерия оплатила фактические расходы.

В учёте производственные расходы в пределах действующих  норм ставили 5800 руб. (500 руб. ×4 дня + 1100 руб.× 2 дня + 1600 руб.); сверх норм –800 руб. (6600 руб. –5800 руб.). Сумма командировочных расходов сверх установленных норм (200 руб.) рассматривалась как доход работника. Она была включена в его совокупный годовой доход, с которого должен быть исчислен налог на доходы физических лиц.

В соответствие с действующим  законодательством вся сумма  расходов по командировке – 6600 руб. подлежит отнесению в состав текущих издержек ОАО «Ростелеком». Прибыль для целей налогообложения увеличивается на суммы превышения фактических затрат, включённых в стоимость услуг, над установленными лимитами, нормами и нормативами по командировочным расходам связанной с производственной деятельностью. На счетах бухгалтерского учёта указанная сумма превышения никакой проводкой не отражается. В соответствие с приведёнными выше операциями в учёте следует отразить следующие записи в виде таблицы 5.

Таблица 5 – Отражение  проведенных операций по командировочным расходам

№	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма (руб.)
	Выдана в подотчет сумма на командировочные расходы начальнику коммерческого отдела Тимирязеву С. П.	71	50	5800
	Расходы Тимирязева С. П. включены в состав текущих расходов организации	26	71	6173
	Налог на добавленную стоимость	19	71	427
	Сумму НДС, принятую к вычету,	68	19	427
	Возмещение перерасхода  по командировке.	71	50	800

  

  Подотчётное лицо Тимирязев С. П. в соответствие со служебным заданием для направления в командировку и отчёта о его выполнении в указанные сроки (в течение трёх дней со дня возвращения из командировки) представил авансовый отчёт об израсходованных суммах. Бухгалтером Самойловой И. Д. было проверено целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.) [7].

Следующим примером учёта  расчётов с подотчётными лицами в  ОАО «Ростелеком» является удержание  невозвращенных своевременно менеджером отдела продаж подотчётных сумм. Работник Смирнов Н. И. 21.06.2012 года получил наличные денежные средства под отчёт для поездки в командировку в сумме 1500 руб. Командировка была отменена. Работник не возвратил в срок неизрасходованный аванс.

В этом случае бухгалтерия  ОАО «Ростелеком», руководствуясь ст.124 КЗоТ РФ, установила, что для погашения  задолженности работника своему предприятию организация произведёт удержания из сумм оплаты труда, в  частности, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного  аванса, выданного на служебную командировку [2]. В соответствие с этим в бухгалтерском учёте организации были сделаны следующие записи, их можно отразить в виде таблицы 6.

Таблица 6 – Отражение  операций  по  удержанию невозвращенных  сумм

№	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма (руб.)
	Выданы подотчётному лицу денежные средства на командировочные расходы	71	50	1500
	Списана подотчётная сумма, своевременно не возвращённая работником	94	71	1500
	Удержана из оплаты труда работника задолженность по авансу, выданному под отчёт	70	94	1500

 

В качестве примера выдачи денежных средств под отчёт на представительские расходы в  ОАО «Ростелеком» можно рассмотреть  следующий пример:

В сентябре 2012 года ОАО «Ростелеком» принимало делегацию ОАО «Связьинвест», прибывшую на переговоры для заключения договоров о реконструкции и строительстве новых линий связи. Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение завтраков, обедов и ужинов на сумму 12 600 руб., в том числе НДС - 1922 руб. Для оплаты представительских расходов менеджеру по связям с общественностью ОАО «Ростелеком» Свиридову М. Д. был    выдан   аванс в    сумме     15 000 руб.