Организация бухгалтерского учета в торговых организациях

Перечень лиц, которые  могут подписывать первичные  документы, утверждает руководитель организации  по согласованию с главным бухгалтером. Лица, составившие и подписавшие  первичные документы, несут ответственность  за своевременное и качественное оформление этих документов, а также  за достоверность содержащихся в  них данных. Если документ подписывает  лицо, у которого нет полномочий на это, то такой документ считается  составленным от имени этого лица, а не от имени организации. Такое  лицо будет полностью нести ответственность  за последствия по совершенной операции, оформленной этим документом. Однако руководитель организации может  одобрить совершенную сделку.

Внесение исправлений  в банковские и кассовые документы  не допускается. В остальные первичные  документы исправления могут  вноситься только по согласованию с  лицами, составившими и подписавшими эти документы. При этом не допускаются  подчистки и неоговоренные исправления. Неправильный текст или цифру  надо аккуратно зачеркнуть и над  зачеркнутым текстом или цифрой сделать правильную запись. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы  можно было прочитать исправленное. Рядом надо написать «Исправлено». Лица, подписавшие документ, должны снова поставить свои подписи.

Первичные документы, прошедшие  обработку, должны иметь отметку, исключающую  возможность их повторного использования. Это может быть, например, дата записи в учетный регистр и подпись  бухгалтера, оттиск штампа «Погашено» и т. п.

На всех документах, приложенных  к приходным и расходным кассовым ордерам, на самих ордерах и на документах, послуживших основанием для начисления заработной платы, делают надпись от руки или проставляют  штамп «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Унифицированные формы первичной  учетной документации по учету торговых операций, денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, по учету торговых операций при  продаже товаров в кредит, по учету  торговых операций в комиссионной торговле утверждены постановлением Госкомстата  России от 25 декабря 1998 г. № 132. Во всех этих формах требуется наличие кода предприятия по ОКПО и кода вида деятельности по ОКДП. Эти коды указаны  в информационном письме органа статистики, в котором зарегистрирована организация. Показатель «Код операции» заполняется  организациями, у которых имеется  справочник таких кодов. Этот справочник организация разрабатывает самостоятельно. Он используется, как правило, при  автоматизированной системе обработки бухгалтерских документов. В графах «Код товара» организации проставляют код, присвоенный товару в складском учете. Эти коды организация также разрабатывает самостоятельно.

Для учета торговых операций утверждены следующие общие унифицированные  формы (табл. 1).

Таблица 1

Унифицированные формы для  учета торговых операций

На основании первичных  документов поставщиков производится оприходование товаров и, следовательно, возмещение НДС. Возмещение из бюджета НДС производится по фактически оплаченным поставщикам за приобретенные (оприходованные) материальные ресурсы (выполненные работы, оказанные услуги), стоимость которых относится на издержки производства и обращения. Поэтому при поступлении документа, не соответствующего унифицированной форме, или с не полностью заполненными показателями, или с отсутствующими обязательными реквизитами, во-первых, следует попытаться получить у партнера первичный документ типовой формы, заполненный в установленном порядке. Если попытка окажется неудачной, торговой организации рекомендуется создать собственный документ унифицированной формы на основе документа, полученного от контрагента. Например, при поступлении товара накладная поставщика не соответствует форме № ТОРГ-12. Предприятие торговли может оприходовать товар на основе данной накладной и документа, составленного внутри предприятия и соответствующего требованиям законодательства, например формы № ТОРГ-1«Акт о приемке товаров».

Предприятия и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты  с помощью контрольно-кассовых аппаратов, обязаны выдавать покупателям (заказчикам) чек, подтверждающий прием от него наличных средств. Следует помнить, что выдаваемые предприятиям счета, квитанции и  другие документы не являются заменителями чека.

Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно — кассовой машине организации, а также является контрольно — регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями  налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации  и печатью.

Все записи в журнале ведутся  кассиром — операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира — операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При совпадении показаний  их заносят в журнал за текущий  день (смену) на начало работы, и эти  данные заверяются подписями кассира  и дежурного администратора (графы 7, 8).

В графу 4 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных «Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» (форма № КМ-3), а также  количество напечатанных за рабочий  день (смену) нулевых чеков. В конце  рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним  сдает выручку по приходному кассовому  ордеру старшему кассиру.

После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки  делается запись в Журнале кассира  — операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

При расхождении результатов  сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а  выявленные недостачи или излишки  заносятся в соответствующие  графы Журнала кассира — операциониста.

Фактическая сумма выручки  определяется путем сложения сумм, напечатанных на контрольной ленте. При расхождении результатов  сложения сумм на контрольной ленте  с выручкой, определенной по счетчикам, представитель администрации с  кассиром должны выяснить причину расхождений.

Возможно уменьшение выручки  операционной кассы на возвращенные суммы по неиспользованным покупателями чекам. На суммы соответствующих  чеков кассиром совместно с администрацией предприятия составляется акт по форме КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям по возвращенным ими  кассовым чекам.

Для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам в  одном экземпляре составляется акт  о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) — форма  № КМ-3.

В акте должны быть указаны  номер и сумма каждого такого чека.

Акт составляется членами  комиссии и вместе с погашенными  чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию организации  и хранится с приложенными документами  в документах за данное число. На сумму  денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка  кассы и заносится в Журнал кассира — операциониста (графа 15 формы № КМ-4). Подписывается акт ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира—операциониста организации.

1.2 Особенности  бухгалтерского учета товарных  операций

Основными хозяйственными процессами в торговле является приобретение товаров  и их дальнейшая реализация через  предприятия розничной или оптовой  торговли.

Торговля товарами на практике разделяется на оптовую, мелкооптовую и розничную в зависимости от типа договора купли-продажи, вида расчетов за продукции, приобретаемых (отгружаемых) количеств товара и т.д. Причем, вовсе не обязательно, чтобы торговая организация осуществляла какой-то определенный вид деятельности. Часто оптовое предприятие производит продажу товаров населению в розницу и, наоборот, организация розничной торговли реализует оптом партию товаров. В этой связи в целях и бухгалтерского, и налогового учета важно, чтобы торговая организация могла при любых обстоятельствах четко определить вид конкретной операции, а также какой из этих видов торговой деятельности является для нее преобладающим (основным).

Оптовая торговля - вид предпринимательской  деятельности в сфере торговли, связанный  с реализацией товаров производителями  или торговыми посредниками для  дальнейшего использования в  розничной торговле или профессионального  использования.

Мелкооптовая торговля - разновидность  оптовой торговли, связанная с  реализацией партий товаров производителями  и торговыми посредниками для  последующей перепродажи в розничной  торговле и ином коммерческом обороте. Минимальная партия товара при мелкооптовой торговле не может быть меньше, чем  количество единиц соответствующего товара в одной упаковке производителя  для розничной реализации.

Розничная торговля - вид  предпринимательской деятельности в сфере торговли, связанный с  реализацией товаров потребительского назначения непосредственно потребителю  для личного, семейного, домашнего  или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью.

Основными задачами учета  товарно-материальных ценностей в  торговых организациях является обеспечение  контроля за: правильным и своевременным  поступлением товарно-материальных ценностей  и оприходованием материально-ответственными лицами; состоянием и сохранностью товарно-материальных ценностей; выбытием и реализацией товаров; определением финансового результата от реализации товаров; предотвращением отрицательных результатов хозяйственной деятельности торгового предприятия; выявлением внутренних хозяйственных ресурсов.

Принципы управления торговой организацией невозможны без поставки эффективной системы бухучета, основанной на соблюдении правил ведения бухгалтерского учета, связанных с товарно-материальными  операциями и установленных законодательными и нормативными актами, который состоят  в единстве оценки товаров при  оприходовании и выбытии (продажной или покупной цене); в выборе варианта оценки товарных запасов при пуске из в реализацию (метод себестоимости каждой единицы, метод средней стоимости, метод ФИФО); в определении порядка отражения в бухучете процесса приобретения товаров (с использованием или без использования счета 15 «заготовление и приобретение материальных ценностей»); в признании выручки и прибыли от реализации товаров и материальных ценностей для целей налогообложения (по оплате товаров или по мере их отгрузки и предъявлении покупателем расчетных документов); в обеспечении достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности путем проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние, оценка; в разграничении материальной ответственности за сохранность товарно-материальных ценностей и своевременным заключением договоров о материальной ответственности.