Организация, методика, техника проведения инвентаризации и отражение её в учете

·          по производственным запасам и оборудованию к установке, хранящимся на складе и других местах хранения, - наличие карточек учета материалов (ф. № М – 17), других аналогичных документов, в которых осуществляется складской учет запасов. При отсутствии перечисленных документов необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении неточностей и расхождений в регистрах бухгалтерского учета, а также расхождений между регистрами складского и бухгалтерского учета должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения;

·          по документарным ценным бумагам, хранящимся в депозитариях и банках, а также по бездокументарным ценным бумагам – выписки, подтверждающие наименования, количество и реквизиты (номер, номинал, эмитент) принадлежащих организации ценных бумаг. Выписки необходимо заранее затребовать у организаций, осуществляющих хранение и учет прав на ценные бумаги (банков, депозитариев, регистров).

Также необходимо подобрать подтверждающие первичные документы и регистры аналитического учета по следующим  объектам инвентаризации:

·          запасам, не находящимся в период проведения инвентаризации под отчетом материально ответственных лиц (переданным на ответственное хранение, материалам и товарам в пути, товарам отгруженным);

·          расходам на НИОКР;

·          расходам будущих периодов;

·          объектам незавершенного строительства;

·          незавершенному производству;

·          резервам предстоящих расходов. 

На практике подготовка первичной  документации и учетных регистров, внесение необходимых исправлений  в бухгалтерский учет перед инвентаризацией  производится далеко не в каждой организации, а ведь осуществление этих мероприятий  значительно снижает объем работ  при проведении инвентаризации и  подведении ее итогов. [4]

Бланки инвентаризационных описей и активов инвентаризации составляются по унифицированным формам до начала инвентаризации и выдаются на руки членам инвентаризационной комиссии.

Альбом унифицированных форм не содержит форм для отражения результатов  инвентаризации некоторых категорий  имущества: незавершенного строительства, незавершенного производства, расходов на НИОКР, резервов предстоящих расходов. Эти формы должны быть разработаны  организацией самостоятельно и утверждены организацией самостоятельно и утверждены в составе учетной политики. [1]

Если последующая обработка  результатов инвентаризации будет  производиться автоматизировано, то еще на стадии подготовки могут быть частично заполнены графы в следующих  описях:

·          инвентаризационной описи основных средств (ф. № ИНВ – 1);

·          инвентаризационной описи нематериальных активов (ф. № ИНВ – 1а);

·          инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (ф. № ИНВ – 3);

·          инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ф. ИНВ – 5).

До начала инвентаризации могут  быть заполнены графы, в которых  указываются наименование и основные характеристики каждой инвентаризуемой  единицы имущества. Перечень заполняемых  до проведения инвентаризации граф каждой из описей содержится в Указаниях  по применению и заполнению форм первичной  учетной документации по учету результатов  инвентаризации (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88). [4]

Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами (поставщиками, покупателями, подрядчиками, комитентами, комиссионерами и т.п.) составляются на 1 января года, следующего за отчетным, и рассылаются.

Для инвентаризации расчетов с бюджетом организация должна составить и  направить запрос во все инспекции  МНС РФ, в которых она зарегистрирована как налогоплательщик, о предоставлении актов сверки по всем видам налогов, уплачиваемых организацией. [4]

1.2 Проведение инвентаризации

В отношении различных объектов инвентаризации применяются три  различных регламента ее проведения. [1]

I. Проверка фактического наличия  имущества сверка фактического  наличия с данными бухгалтерского  учета.

Применяется в отношении следующего имущества, хранящегося и используемого  в организациях: основных средств, нематериальных активов (в части наличия правоустанавливающих документов), незавершенного строительства, оборудования к установке, производственных запасов (материалов, товаров, готовой  продукции), незавершенного производства, наличных денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности, документарных ценных бумаг.

II. Документальная сверка расчетов  с бюджетом, кредитными организациями  и другими контрагентами.

Применяется при инвентаризации всех видов расчетов, в том числе  расчетов с бюджетом, а также при  инвентаризации финансовых вложений в  части выданных займов и вкладов  в договоры простого товарищества.

III. Проверка документальной обоснованности  сумм, числящихся на счетах бухгалтерского  учета, на основании имеющихся  у организации документов.

Таким способом осуществляется инвентаризация нематериальных активов (в части  правильности формирования балансовой стоимости); запасов, не находящихся  в период проведения инвентаризации под отчетом материально ответственных  лиц (переданных на ответственное хранение, материалов и товаров в пути, товаров  отгруженных); расходов на НИОКР; бездокументарных ценных бумаг; расходов будущих периодов; резервов предстоящих расходов и  платежей. Данный порядок применяется  также при инвентаризации расчетов и финансовых вложений в выданные займы и вклады в договоры простого товарищества. Применение этого регламента без проведения документарных сверок с контрагентами снижает достоверность  инвентаризации. [25]

1.3 Проверка фактического наличия  имущества и сверка с данными  бухгалтерского учета

До начала проверки фактического наличия  имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные  документы, отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к отчетам, записью "до инвентаризации" и  указывает ее дату. Данная отметка  служит бухгалтерии основанием для  определения остатков имущества  к началу инвентаризации по учетным  данным. [1]

Проверка фактического наличия  имущества производится инвентаризационной комиссией в присутствии материально  ответственного лица, а в части  нематериальных активов – лица, ответственного за сохранность правоустанавливающих документов. До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица берется расписка о том, что  к началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие  на их ответственность, приняты к  учету, а выбывшие списаны в расход. Расписка материально ответственного лица включена в заголовочную часть  инвентаризационных описей.

Результаты проверки фиксируются  в инвентаризационных описях и актах, составляемых по унифицированным формам:

·          инвентаризационной описи основных средств (ф. № ИНВ – 1);

·          инвентаризационной описи нематериальных активов (ф. № ИНВ – 1а);

·          инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (ф. № ИНВ – 3);

·          инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ф. ИНВ – 5).

·          акте инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ – 15);

·          инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. № ИНВ – 16).

Эти документы составляются не менее  чем в двух экземплярах, а опись  по ф. № ИНВ – 5 – в трех экземплярах. Также в трех экземплярах составляется инвентаризационная опись арендованных основных средств, составляемая по ф. № ИНВ – 1. [10]

По окончании проверки и выведения  итоговых показателей описи подписываются  всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. При этом материально ответственные  лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное  хранение. Один экземпляр описи остается у материально ответственного лица, второй – передается в бухгалтерию. Третий экземпляр инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ф. № ИНВ 5), передается организации-собственнику этих ТМЦ. Третий экземпляр инвентаризационной описи арендованных основных средств передается арендодателю. [4]

Достаточно распространенной ошибкой  является отсутствие в описи подписи  одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии, что приводит к признанию  результатов инвентаризации недействительными.

По основным средствам, нематериальным активам, производственным запасам  и оборудованию к установке (не сданному в монтаж), при проверке фактического наличия которого были выявлены отклонения от учетных данных, бухгалтером составляются сличительные ведомости (ф. № ИНВ – 18, ИНВ – 19). В них отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач имущества указываются в соответствии с его оценкой в бухгалтерском учете. Сличительные ведомости оформляются в двух экземплярах, а затем подписываются бухгалтером и материально ответственным лицом. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, другой хранится в бухгалтерии.

В акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ – 15) и инвентаризационную опись ценных бумаг (ф. № ИНВ – 16) включаются показатели как собственно инвентаризационных описей, так и сличительных ведомостей. [20,21]

1.4 Особенности проверки фактического  наличия имущества

При инвентаризации основных средств (ОС) инвентаризационная комиссия осуществляет осмотр объектов и заносит в инвентаризационную опись основных средств (ф. № ИНВ – 1) следующую информацию:

·          при автоматизированной обработке результатов инвентаризации, если инвентаризационной комиссии выдана частично заполненная опись, - данные о фактическом наличии объектов, их стоимость;

·          если описи не были заполнены – полное наименование объектов, их назначение, инвентарные номера, основные технические или эксплуатационные показатели. [9, 6]

При выявлении объектов, которые  не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие  их, инвентаризационная комиссия должна включить в инвентаризационную опись  недостающие сведения и технические  показатели по этим объектам. Например, по зданиям – указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), общую полезную площадь, число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.

Оценка выявленных инвентаризацией  неучтенных объектов должна быть произведена  по рыночной цене, а амортизация  по действительному техническому состоянию  объектов с оформлением сведений об оценке и степени амортизации  соответствующими актами.

В бухгалтерском учете выявленные инвентаризацией неучтенные объекты  ОС отражаются на основании сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств (ф. № ИНВ 18). Производится запись:

Дебет счета 08 Кредит счета 91 – отражается рыночная оценка ОС, приведенная в  сличительной ведомости и акте оценки объекта. [11]

В соответствии со сличительной ведомостью и актом оценки объекта (в котором  отражается рыночная цена ОС на момент инвентаризации и данные о степени  его изношенности) составляется акт  приема-передачи объекта основных средств (ф. № ИНВ ОС – 1). Принятие к учету здания (сооружения) оформляется актом о приеме-передаче здания (сооружения) по ф. № ОС – 1а только при наличии документов о государственной регистрации прав на недвижимость. Указанные акты составляются не инвентаризационной комиссией, а комиссией по приему-передаче основных средств. При этом определяется срок полезного использования объекта информации об амортизации. Производится бухгалтерская запись:

Дебет счета 01 Кредит счета 08 – отражено принятие к учету объекта основных средств (в соответствии с актом  по ф. № ОС – 1 или ОС – 1а). [11]

Более подробно инвентаризация ОС будет  рассмотрена в п. 2.1 данной курсовой работы.

Инвентаризация нематериальных активов (НА) заключается в проверке:

·          наличия документов, подтверждающих права организации на его использование;

·          правильности и своевременности отражения нематериальных активов в бухгалтерском балансе.

Инвентаризационная комиссия должна убедиться о регистрации прав и указать в инвентаризационной описи нематериальных активов (ф. №  ИНВ – 1а) его реквизиты (дату и номер), сличить дату получения организацией прав на интеллектуальную собственность, зафиксированную в регистрирующем права документе, и дату принятия объекта к учету, которая указана в карточке по ф. № НМА – 1. [25]

По незавершенному капитальному строительству  в описях указывается наименование объекта и объем выполненных  работ по этому объекту, по каждому  отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т.п. При  инвентаризации незавершенного капитального строительства следует проверить:

·          числиться ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;

·          состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов. Необходимо выявить причины и основание для консервации этих объектов.

На законченные строительством объекты, полностью или частично введенные в эксплуатацию, приемка  и ввод в действие которых не оформлены  надлежащими документами, составляются особые описи. Отдельные описи составляются также на законченные, но не введенные  в эксплуатацию объекты. В описях необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов.