Организация складского учета на предприятии. Методы складского учета материально-производственных запасов

Сальдовый метод учета  заключается в том, что в бухгалтерии  не ведется количественный и суммовой учет движения ТМЦ в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре. Учет движения ТМЦ ведут в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов для учета ТМЦ только в денежном выражении исходя, как правило, из учетных цен.

Материально-ответственные  лица складов на основании первичных  документов ведут количественный (а  в ряде случаев согласно п.264 Методических указаний и суммовой учет) учет ТМЦ  в карточках (журналах или книгах) складского учета.

Бухгалтер принимает первичные учетные документы по данному складу от материально-ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках складского учета и подтверждает это своей подписью на карточках. Затем остатки материалов на первое число каждого месяца переносятся в сальдовую ведомость.

В качестве сальдовой  ведомости может использоваться ведомость остатков ТМЦ по форме № МХ-19, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 N 66 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения". Эта ведомость представляется складами вместе с первичными документами. Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, за исключением оборотов (прихода и расхода) (приложение 1).

При сортовом учете товаров (материалов, продукции) на каждое наименование и сорт открывается одна или несколько  страниц в товарном журнале (в  зависимости от объема операций по приему и расходу) или отдельная карточка.

В заголовке страницы журнала (карточки) указываются наименование, артикул, сорт, цена и другие отличительные  признаки товара. В остальной части  страницы журнала отражаются приход, расход и остатки товаров. Записи в товарные журналы делают на основании каждого приходного и расходного документа, а при большом объеме операций для сокращения числа записей - на основании итогов предварительно составленных накопительных документов.

Постановлением Госкомстата  России N 66 утверждены различные формы  таких товарных журналов. Так, например, для учета на складе может применяться Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, по форме № МХ-2 (приложение 2).

Он ведется материально-ответственным  лицом на основании документов о  приеме и выдаче ТМЦ, сданных на хранение. В журнале указываются:

- дата приема ТМЦ  на хранение;

- подразделение, передавшее  ТМЦ на хранение (поклажедатель);

- наименование, единицы  измерения, количество, цена и  стоимость ТМЦ;

- место хранения;

- дата и номер документов  по приему и выдаче ТМЦ.

Прием ТМЦ на хранение и их выдача оформляются подписями  материально-ответственных лиц.

Для количественного  учета движения и остатков ТМЦ  материально-ответственными лицами в  местах хранения могут применяться  Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения (форма № МХ-5) и Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма № МХ-6).

Эти журналы можно также вести  в виде общего журнала учета движения продукции и ТМЦ или в виде ведомостей.

Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма  № МХ-19) применяется в организациях, учитывающих ТМЦ сальдовым методом. Ведомость учета остатков заполняется на основании данных карточек учета ТМЦ, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверившего бухгалтера.

Для передачи готовой продукции  из производства в места хранения применяется Накладная на передачу готовой продукции в места  хранения (форма № МХ-18).

Составляется она в двух экземплярах  материально-ответственным лицом  структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр  служит сдающему подразделению (цеху, участку, бригаде) основанием для списания продукции, а второй - принимающему складу для ее оприходования.

Накладная подписывается материально-ответственным  лицом сдатчика и получателя и  сдается в бухгалтерию для  учета движения продукции.

Организации - переработчики давальческого  сырья при передаче готовой продукции  на склад тоже используют накладную по форме № МХ-18.

При партионном способе учета каждая поступившая партия хранится отдельно. На каждую партию материально-ответственное  лицо выписывает партионную карту (форма  № МХ-10) в двух экземплярах.

Партионные карты регистрируют в специальной книге. Порядковый номер регистрации в этой книге является номером данной партии. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета, второй передают в бухгалтерию.

Одной партией допускается считать  ТМЦ одного наименования, поступившие от одного и того же поставщика, причем в партию могут входить ТМЦ, доставленные одним и тем же видом транспорта или одновременно несколькими видами транспорта.

Заполняя партионную карту, работник склада указывает ее номер и дату составления, наименование товара, номер и дату акта о приеме товара, номер и дату накладной, по которой получен товар, реквизиты поставщика, вид транспорта, место отправления, наименование, сорт и количество (массу) товара.

По мере отпуска товаров в  партионной карте отражают дату отпуска, номер расходного товарного документа, наименование получателя, вид транспорта, место отправления, наименование, сорт и количество (массу) отпущенного товара. Одновременно в расходном документе указывают номер партионной карты.

Когда партия ТМЦ будет полностью  израсходована, товаровед и заведующий складом ставят в карте свои подписи  и передают ее в бухгалтерию для  проверки.

Если при проверке выявится недостача  товаров, то бухгалтер, не дожидаясь  очередной инвентаризации, должен списать недостачу в пределах норм естественной убыли на издержки обращения, а недостача сверх норм подлежит взысканию с материально-ответственных лиц. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуются.

На полностью израсходованную  партию ТМЦ составляется Акт о расходе товаров по партии (форма № МХ-11) или Акт о расходе товаров по партиям (форма № МХ-12).

Акт по форме № МХ-11 оформляется при обнаружении расхождений данных по приходу и расходу товаров по отдельной партии. В остальных случаях для оформления полного расхода товаров по партиям применяется Акт по форме № МХ-12.

В актах отражаются приход и расход по каждой партии ТМЦ. Акты составляются в двух экземплярах членами комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию  не позднее следующего дня, а второй остается у материально-ответственного лица.

Каждое материально-ответственное  лицо за каждый отчетный период обязано  представлять в бухгалтерию товарные отчеты, например Отчет о движении товарно-материальных ценностей в  местах хранения по формам № МХ-20, 20а.

Форма № МХ-20 составляется при сортовом учете (по наименованиям, ассортименту и количеству), а форма № МХ-20а составляется и при ведении партионного учета (по отдельным партиям внутри ассортимента). Они подписываются материально-ответственным лицом.

В товарном отчете (форма № МХ-20) записи производятся по каждому приходному и расходному документу и остаткам ТМЦ по всему ассортименту, отчет составляется в виде оборотно-сальдовой ведомости (остаток на начало периода, приход, расход, остаток на конец периода).

Товарный отчет (форма № МХ-20а) составляется по наименованию (ассортименту) ТМЦ с указанием общего количества по приходу и расходу в соответствии с итогами прилагаемых к отчету накопительных ведомостей за день или иной установленный период (остаток на начало, приход, расход и конец отчетного периода). Количество экземпляров и комплектность составленных документов определяются главным бухгалтером в каждом конкретном случае.⁵

При малых номенклатуре и оборотах ТМЦ разрешается вместо карточек (журналов) складского учета вести месячные материальные отчеты в виде отчета о движении ТМЦ в местах хранения по форме N МХ-20 или МХ-20а.

То есть если система  учета движения товаров и остатков обеспечивает получение необходимой  информации (аналитический учет) и позволяет организовать необходимый контроль за движением ТМЦ в местах хранения, то карточки складского учета можно не вести, а оформлять только товарные отчеты.

 

1.3. Планирование  снабженческо-заготовительной деятельности

 

 

Расчеты потребности  в материальных ресурсах осуществляются в плане материально-технического снабжения предприятия, который является важнейшим разделом тактического плана. От тщательности его обоснования зависят не только выполнение производственной программы и эффективность работы данного предприятия, но и многих других, так как установленные в нем объемы поставок материальных ресурсов одновременно являются основанием для разработки плана производства и реализации продукции других предприятий и объединений.⁶

Целью разработки плана материально-технического снабжения является оптимизация потребности предприятия в материально-технических ресурсах, так как экономия на ресурсах может привести к ухудшению качества и конкурентоспособности продукции, а стремление к созданию сверхнормативных запасов и нерациональному использованию ресурсов — к "омертвлению" оборотных средств и снижению эффективности их использования, что, в конечном счете, скажется на конечных результатах деятельности предприятия.⁷

Основными задачами плана материально-технического снабжения (МТС) являются:

своевременное и полное удовлетворение потребности предприятия в материально-технических  ресурсах;

обеспечение высокого качества поставляемых ресурсов;

минимизация затрат на приобретение, доставку и хранение товароматериальных ценностей;

определение оптимальных сроков поставки и размеров транспортных партий приобретаемых  материальных ресурсов;

определение оптимального уровня запасов  материально-технических ресурсов;

разработка политики всемерной  экономии материальных ресурсов, максимального вовлечения в хозяйственных оборот вторичного сырья, опережающего развития производства экономичных и ресурсосберегающих видов продукции и технологий;

создание условий для  эффективной  деятельности структурных подразделений  предприятия на принципах полного коммерческого расчета и т.д.

Потребности в материально-технических  ресурсах служба снабжения должна определять на основе заказов производственных подразделений, выступающих в роли потребителей. Только производственные подразделения могут знать, что, где и к какому времени требуется. Однако служба материально-технического обеспечения должна проверять заказы производственных подразделений с точки зрения соответствия заказанных материалов техническим условиям и, кроме того, с учетом имеющихся материальных запасов.

Служба материально-технического снабжения изучает рынок сырья и материалов с целью возможности закупок более дешевых материально-технических ресурсов, она может накапливать заказы производственных подразделений для того, чтобы закупать материалы экономически обоснованными партиями и получать скидки при покупке больших партий.

Исходными данными для  разработки плана материально-технического снабжения являются намеченные объемы производства, объемы работ по техническому и организационному развитию, капитальному строительству, а также нормативная база с учетом заданий по снижению норм расхода материалов.⁸

План материально-технического снабжения составляется в натуральном  и стоимостном выражении на год  и с разбивкой по кварталам.

В ходе разработки плана  материально-технического снабжения  должна всесторонне учитываться максимально возможная экономия средств производства, достигаемая в результате:

снижения веса машин  изделий без ухудшения их качественных характеристик, что, помимо экономии сырья  и материалов, влечет за собой снижение трудоемкости их изготовления, увеличение пропускной способности оборудования, уменьшение объема перевозок,  расхода топлива и т.д.; эта экономия зависит от точного расчета конструкций, выбора оптимальных запасов прочности, правильного выбора марок, размеров и профилей материалов и т.д.;

уменьшения отходов  и потерь за счет внедрения новых  прогрессивных технологических  процессов — точных методов литья,  замены ковки штамповкой, специальных  нестандартных профилей и размеров, рационального раскроя материалов, комплексного использования сырья;

замены дорогостоящих  и дефицитных материалов, более дешевыми, применения пластмасс вместо черных и цветных металлов, железобетона в качестве конструкционного материала  и т.п., а также многократного  использования смазочных масел, макулатуры, тары, резины, стекла.

План материально-технического обеспечения состоит из расчетов потребности в материально-технических  ресурсах и плана закупок.