Организация учета и оформление операций денежных средств

После проведения предварительной  экспертизы аудиторская организация  определяет объем операций, осуществляемых по кассе организации, а затем  метод проверки: сплошной или выборочный.

Правильно составленная программа  проверки поможет аудитору в дальнейшем последовательно изучить различные  участки учета операций с денежными  средствами, избегая повторов и пропусков, целенаправленно осуществить сбор необходимых доказательств и  их документирование.

Программа проведения проверки кассовых операций

Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в  такой последовательности:

1. Инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;
2. Проверка наличия и качества составления внутренних распорядительных документов (учетная политика, право подписи первичных документов, перечень подотчетных лиц и т.п.);
3. Проверка правильности документального оформления операций;
4. Проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
5. Аудиторская проверка правильности списания денег;
6. Проверка соблюдения кассовой дисциплины;
7. Проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
8. Оформление результатов проверки.

При составлении программы  проверки следует оценить эффективность  внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации.

Предварительное знакомство с системой внутреннего контроля на предприятии позволяет аудитору оценить, как обеспечивается сохранность  и целевое использование наличных денежных средств. При возникновении  у него подозрений о возможных  хищениях средств из кассы, других злоупотреблениях ему следует рекомендовать провести инвентаризацию кассовой наличности. По предварительной договоренности с руководством предприятия внезапная  проверка кассы может быть проведена  с участием аудитора сразу после  начала аудиторской проверки.

Аудит кассовых операций должен проводиться в соответствии с  разработанной программой по следующим  направлениям:

- проверка правильности  документального оформления операций  по кассе; 

- оценка полноты и своевременности  оприходования денежных средств; 

- анализ правильности  списания денежных средств в расход;

- проверка соблюдения  кассовой дисциплины;

- выяснение правильности  отражения кассовых операций  в учете. 

Под уровнем существенности понимается то предельное значение ошибки бухгалтерской отчетности, начиная  с которой квалифицированный  пользователь этой отчетности с большой  степенью вероятности перестанет быть в состоянии делать на ее основе правильные выводы и принимать правильные экономические решения.

При нахождении абсолютного  значения уровня существенности аудитор  должен принимать за основу наиболее важные показатели, характеризующие  достоверность отчетности экономического субъекта, подлежащего аудиту, далее  называемые базовыми показателями бухгалтерской  отчетности.

Уровень существенности должен быть выражен в той валюте, в  которой ведется бухгалтерский  учет и готовится бухгалтерская  отчетность.

Значение уровня существенности для данной аудиторской проверки должно быть определено по завершении этапа планирования аудиторской  проверки. Полученное значение уровня существенности должно быть в обязательном порядке зафиксировано в общем  плане аудита.

Значение уровня существенности, полученное по окончании этапа планирования аудита, а также любые корректировки  значения уровня существенности в ходе проверки, должны быть утверждены руководителем  данной проверки, что должно найти  отражение в рабочей документации проверки.

Аудит денежных средств в пути. В ходе независимой экспертизы аудитор проверяет реальность сумм, числящихся в бухгалтерском учете на счете 1020 «Денежные средства в пути».

На этом счете должны отражаться денежные суммы, сдаваемые в кассу  банка, но еще не зачисленные банком на расчетный счет или специальный  счет предприятия, а также суммы, перечисленные проверяемому предприятию  контрагентами, но не поступившие в  отчетном месяце на расчетный счет проверяемого предприятия.

Аудитор должен проверить  наличие оснований для таких  записей в учете. Основания –  это первичные бухгалтерские  документы, подтверждающие законность произведенных операций.

Основанием для принятия на учет по счету 1020 «Денежные средства в пути» сумм (например, при сдаче  выручки от продажи) являются квитанции  банка, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и  т.п.

Кроме того, на счете 1020 «Денежные  средства в пути» могут быть отражены операции, связанные с продажей иностранной  валюты.

Аудитору необходимо также  проверить правильность отражения  на счетах бухгалтерского учета соответствующих  записей в первичных документах по счету 1020 «Денежные средства в  пути» записям в журнале-ордере и в Главной книге (при журнально-ордерной форме учета).

Аудит операций с наличной иностранной валютой

Согласно действующему законодательству Республики Казахстан операции с  наличной валютой по расчетам с юридическими и физическими лицами запрещены. Однако допустимы расчеты с наличной иностранной валютой по следующим операциям:

- операций при оплате расходов физического лица, связанных с его командировкой за пределы Республики Казахстан, в том числе представительских расходов, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи с командировкой за пределы Республики Казахстан;

- выплаты юридическими лицами-резидентами заработной платы работникам-нерезидентам, а также юридическими лицами-нерезидентами заработной платы работникам - резидентам и нерезидентам в иностранной валюте.

При этом наличная иностранная  валюта, полученная юридическими лицами-резидентами  и нерезидентами при проведении валютных операций на территории Республики Казахстан, подлежит обязательному  зачислению на банковские счета в  уполномоченных банках.

Бухгалтерские записи в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте производятся в валюте, действующей на территории Республики Казахстан, в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу Национального Банка Республики Казахстан, действующему на дату совершения операций. Одновременно указанные записи производятся в валюте расчетов и платежей (по каждой иностранной валюте).

При аудите операций с наличной валютой необходимо проверить:

- полноту и своевременность оприходования валюты;

- правильность оформления кассовых ордеров на поступление и выдачу валюты.

При совершении операций с  наличной иностранной валютой должны быть выписаны обычные кассовые ордера (приходные или расходные), в которых  указана сумма в валюте платежа (например, доллары США, евро и т.п.) и в тенге. Операции в кассовой книге должны быть отражены как в валюте платежа, так и в тенговом эквиваленте по курсу на дату совершения операции;

- правильность определения курсовых разниц;

- правильность бухгалтерского учета курсовых разниц.

Аудит денежных документов

В ходе аудиторской проверки денежных документов, находящихся в  кассе, аудитору необходимо проверить  наличие путевок в санатории  и дома отдыха, почтовых марок, проездных  билетов, марок госпошлины, бланков строгой отчетности, приобретенных авиабилетов и прочих документов. Проверка денежных документов осуществляется по следующим направлениям:

• устанавливается правильность учета денежных документов. Их учет должен производиться в книге  по движению денежных документов. Поступление  и списание денежных документов должны быть оформлены кассовыми приходными и расходными документами. Таким  же образом, как и по денежным средствам, кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру. Аналитический учет ведется по видам денежных документов;

• определяется правильность составления бухгалтерских проводок, а также соответствие записей  в книге по учету и движению денежных документов.

Оформление результатов  аудита кассовых операций. Оформление результатов работ, осуществляется в соответствии с аудиторской деятельности:

На заключительном этапе  аудита денежных средств организации  формируется пакет рабочих документов аудитора и составляется аудиторский  отчет, который представляется вместе с рабочей документацией руководителю проверки.

По материалам произведенной  проверки до составления аудиторского заключения аудитор должен подготовить  отчет (письменную информацию) для руководства  проверяемого субъекта.

Аудиторский отчет составляется по результатам проведенного аудита и должен соответствовать требованиям Закона «Об аудиторской деятельности» и стандартам аудита. Аудиторский отчет содержит независимое мнение аудитора – исполнителя. Цель составления отчета заключается в доведении до руководства предприятия информации о недостатков в учете, выявленных при аудиторской проверки.

Цели и задачи аудита денежных средств на расчетном счете. Аудиторская проверка состояния учета денежных средств на расчетном счете начинается с того, что аудитору следует определить круг счетов: текущих, сберегательных, валютных, ссудных и других, которые могут быть открыты предприятием в коммерческих банках. При наличии в действительности таких счетов, аудитор должен быть убежден в том, что по каждому из них имеется договор и по ним имеется официальное уведомление органов налоговой службы.

Согласно действующему законодательству РК не позднее одного рабочего дня, следующего за днем открытия банковского счета физическому лицу, состоящему на регистрационном учете в качестве индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, частного судебного исполнителя, адвоката, иностранцу и лицу без гражданства, юридическому лицу, включая нерезидента, его структурным подразделениям, кроме банковских счетов, предназначенных для хранения пенсионных активов накопительных пенсионных фондов, активов, являющихся обеспечением выпуска облигаций специальной финансовой компании, и активов инвестиционного фонда, сберегательных счетов юридических лиц-нерезидентов, иностранцев и лиц без гражданства и (или) корреспондентских счетов иностранных банков-корреспондентов, банки уведомляют соответствующие органы налоговой службы посредством передачи по информационно-коммуникационной сети, обеспечивающих гарантированную доставку сообщений, об открытии указанных счетов, с указанием идентификационного номера. При невозможности уведомления об открытии указанных счетов посредством таких электронных каналов связи из-за технических проблем уведомление направляется на бумажном носителе в налоговый орган по месту нахождения (жительства) налогоплательщика в течение трех рабочих дней.

В ходе проверки правильности и полноты отражения в учете  и отчетности оборотов и сальдо по счетам предприятия в банках аудитором  применяются ряд процедур в том числе:

- наличие и полноты выписок банка по расчетному счету (счетам) и документов, приложенных к нам;

- соответствия сумм в банковских выписках по расчетному счету (счетам) с данными первичных документов, приложенных к выпискам;

- полноты банковских выписок по валютному счету (счетам) и приложенных к ним документов;

- соответствия сумм в банковских выписках по валютному счету (счетам) с данными первичных документов, приложенных к ним;

- правильности расчетов и отражения в учете курсовых разниц по валютному счету;

- своевременность и правильность отражения в учете операций по покупке валюты.

В тех случаях, когда за какие-то дни (периоды) отсутствуют  банковские выписки или они заменены копиями, аудитору следует получить в банке заверенные дубликаты  и сличить их с первичными документами  и бухгалтерскими записями в учетных  регистрах. При этом необходимо также  проверить правильность оформления выписок и убедиться, что в  них нет каких-либо исправлений, подчисток.

Одним из основных моментов проверки операций по расчетному счету  является проверка остатков на счетах клиента, путем подсчета оборотов по каждому счету на основе выписок  банка за каждый месяц и сверки их с данными бухгалтерского учета. Выявленные отклонения, по ним следует  установить причины.

Серьезное внимание по расчетному счету следует уделять содержанию операций, которые позволяет выявить  перечисление авансов поставщикам  по товарным операциям; операциям по оплате за выполненные работы по капитальному ремонту или капитальным вложениям, за счет оборотных средств; незаконные зачеты при расчетах во встречных  операциях.

Проверяя перечисления средств с расчетного счета за материалы, работы и услуги аудитору необходимо установить фактическое оприходование предприятием оплаченные ценности и принятие их по актам выполненных работ и оказанных услуг.

Характерными ошибками, допускаемыми при совершении хозяйственных операций по расчетному счету могут быть:

- отсутствие выписок банка, подчистки и исправления в выписках банка;

- неполное представление оправдательных документов к выпискам банка;

- отсутствие на документах штампа банка о принятии документов для обработки;

- нарушение порядка аккредитивной формы расчетов.