Організаційн процедури аудиту дебіторської заборгованості ТзОВ «Інтер-Синтез»

Підприємством видано гроші підзвітній особі на придбання марок та конвертів підтвердженням цього є Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт та чеки.

2.3 Перелік реєстрів  аналітичного та синтетичного  обліку дебіторської заборгованості  і фінансово звітності, у якій  відображена дебіторська заборгованість 

Джерелами для аудиту розрахунків підприємства за роботи, товари, послуги з різними дебіторами, крім вищенаведених, являються: Баланс; Звіт про фінансові результати; Журнал № 3 та Відомості аналітичного обліку 3.1, 3.2, 3.4, 3.5, 3.6:

У першому розділ Журналу 3 відображаються обороти за кредитом рахунків 16, 34, 36, 37, 38. Записи в цьому Журналі здійснюються на підставі підсумкових даних Відомостей 3.1-3.6 та первинних документів.

Відомість 3.1(Додаток М1) призначена для аналітичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи й послуги, що відображаються на рахунку 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками».

Відомість 3.2(Додаток М2) призначена для аналітичного обліку поточної дебіторської заборгованості ( з підзвітними особами, за авансами виданими, за претензіями, за відшкодуванням завданих збитків тощо) ( рахунок 37 «Розрахунки з різними дебіторами»).

Відомість 3.4 призначена для аналітичного обліку заборгованості покупців, замовників та інших дебіторів за відвантажену продукцію (товари) , виконані роботи, надані послуги та за іншими операціями, яка забезпечена одержаними векселями ( рахунок 162 «Довгострокові векселі одержані», 34 «Короткострокові векселі одержані»). Тут також ведеться облік векселів виданих.

В балансі залишки по статтях дебіторської заборгованості відображаються в залежності від терміну погашення (в межах року чи більше) за різними статтями.

Поточна дебіторська заборгованість покупців та замовників за надані їм продукцію, товари, роботи або послуги (крім заборгованості, яка забезпечена векселем) відображається в статті балансу «Дебіторська заборгованість за товари, роботи, послуги» (рядок 160-162 активу балансу). До підсумку балансу включається чиста реалізаційна вартість.

Чиста реалізаційна вартість (рядок 160 активу балансу) – сума поточної дебіторсько заборгованості за товари, роботи, послуги за вирахуванням резерву сумнівних боргів.

Згідно з положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 2 «Баланс», ця сума на баланс підприємства визначається шляхом віднімання від загальної суми дебіторсько заборгованості за продукцію, товари, роботи, послуги (рядок 161 активу балансу) резерву сумнівних боргів (рядок 162 активу балансу), тобто тієї суми заборгованості, за якою існує невпевненість у погашенні її боржником.

Дебіторська заборгованість по нетоварних операціях відображається в рядках 180-210 ΙΙ розділу активу балансу.

У статті «Довгострокова дебіторська заборгованість» (рядок 050 «Балансу») показується заборгованість фізичних та юридичних осіб, яка не виникає в ход нормального операційного циклу та буде погашена після дванадцяти місяців з дати балансу. Ця стаття відповідає дебетовому сальдо рахунка 16 «Довгострокова дебіторська заборгованість» та відображає вартість заборгованості за майно, передане у фінансову оренду, довгострокові векселі одержані та іншу дебіторську заборгованість, наприклад, розрахунки з працівниками за виданими довгостроковими позиками тощо.

2.4 Класифікатор  можливих порушень, які виявляються  під час проведення аудиту  дебіторської заборгованості

Для проведення аудиту дебіторської заборгованості ТзОВ «Інтер-Синтез» необхідно ознайомитися з типовими порушеннями, які часто трапляються при бухгалтерського обліку на підприємстві.

До типових порушень, що зустрічаються під час перевірки розрахунків із покупцями та замовниками можна віднести наступні:

- списання недостач та  крадіжок за рахунок збільшення  дебіторської заборгованості;

- зарахування отриманих  сум дебіторської заборгованості  на погашення заборгованост невідповідних  дебіторів;

- неправомірне здійснення  бартерних операцій для погашення  дебіторської заборгованості;

- невідповідність даних  синтетичного і аналітичного  обліку дебіторської заборгованості;

- неправильне оформлення  або відсутність договорів, що  стали підставою для відвантаження  товарів і виникнення дебіторської  заборгованості;

- неправильна кореспонденція  рахунків при відображенні в  обліку дебіторської заборгованості;

- шахрайство із сумами  дебіторської заборгованості підзвітних  осіб (списання її без підстав  документального підтвердження  на загальногосподарські витрати) [22, c. 143].

В ході аудиту розрахунків з підзвітними особами найчастіше виявляють такі порушення:

- незаконна ( відсутність  наказу, не відзвітувалася підзвітна  особа за попередній аванс, не  працівникам підприємства тощо ) видача авансів;

- неправильне оформлення  витрат на відрядження ( відсутність  наказу, посвідчень, неправильне нарахування  добових тощо );

- неправильне оформлення  придбаних ТМЦ та відображення  ПДВ ( неповне оприбуткування, включення  до первісної вартості ПДВ  тощо );

- неправильне відшкодування  витрат працівникові валових  витрат по відрядженню до фонду  оплати праці, утримання прибуткового  податку та зборів до соціальних  фондів тощо );

- неналежне оформлення  первинних документів;

- порушення ведення синтетичного  та аналітичного обліку, неправильне  складання кореспонденції рахунків  та відображення в облікових  реєстрах [22, c. 145].

При аудиті розрахунків за претензіями та відшкодуванням матеріальних збитків основні порушення, що можуть бути виявлені:

- приховування справжньої  причини матеріальної шкоди;

- виставлення необґрунтованих  претензій для приховування справжніх  причин нанесених підприємству  збитків;

- незаконне списання нестачі  матеріалів на природні втрати, стихійні лиха, пожежі тощо;

- неправильне нарахування  суми до відшкодування;

- неправильна кореспонденція  рахунків за розрахунками по  претензіях та відшкодування  завдано шкоди.

Аудитор зобов’язаний у процесі всього аудиту звертати увагу на порядок виправлення помилок і їх документальне оформлення, адже виправлення помилок є серйозною бухгалтерською операцією, яка має бути належним чином задокументована [22, c. 150].

При проведенн аудиту дебіторської заборгованості було виявлено деякі помилки:

- у накладній 124 не заповнені  всі реквізити, зокрема, не вказано  серію і номер довіреності;

- у Наказ (розпорядженні) № 315 про відрядження не вказана  дата видання наказу;

- у Відомост 3.2. аналітичного  обліку розрахунків з різними  дебіторами не вказана сума  «сальдо на кінець місяця»  по дебітору Ніконова О. С.;

- Відомості 3.1. аналітичного  обліку розрахунків з покупцями  та замовниками відсутній підпис.

2.5 Методи збирання  аудиторських доказів

До основних методів збирання аудиторських доказів відносять спостереження за нвентаризацією або участь у ній; спостереження за виконанням господарських або бухгалтерських операцій; усне опитування; одержання письмових підтверджень; перевірка документів, одержаних клієнтом від третіх осіб; перевірка документів клієнта; перевірка арифметичних розрахунків; проведення аналізу.

Інвентаризація проводиться в цілях забезпечення достовірності даних обліку та звітності. З точки зору технології аудиторсько справи інвентаризація - це метод отримання найбільш цінних та дійсних доказів про реальність і точність статей активу балансу, фактів здійснення господарських операцій.

Інвентаризація дебіторської заборгованості у ТзОВ «Інтер-Синтез» полягає у виявлені за відповідними документами її залишків і ретельної перевірки обґрунтованості сум, які обліковуються на рахунках. Члени інвентаризаційної комісії встановлюють терміни виникнення дебіторської заборгованості, її реальність, перевіряють вжиті заходи зі стягнення заборгованості.

На рахунках обліку розрахунків із дебіторами повинні залишатися виключно узгоджені суми, відображення в обліку неврегульованих сум не допускається. Реальність даних бухгалтерського обліку про стан розрахунків підтверджується актами звірки.

Спостереження за виконанням бухгалтерських операцій - це нескладна процедура, але дуже важлива для оцінки системи внутрішнього контролю та організації обліку ТзОВ «Інтер-Синтез». Цю процедуру бере на себе ведучий аудитор. Іноді буває достатньо простежити за тим, як виконується в бухгалтерському обліку оформлення тієї чи іншої господарської операції, щоб точно оцінити стан внутрішнього контролю та бухгалтерського обліку на підприємстві, що перевіряється. Насамперед перевіряється відображення в обліку операцій з відвантаження товарів та операції з підзвітними особами.

Усне опитування або бесіда повинні бути проведен практично із всіма працівниками «Інтер-Синтез», що приймають участь у веденн обліку та складанні звітності. Для того, щоб бесіда дала необхідні аудитору результати, вона, як і всі аудиторські процедури, повинна бути гарно спланована.

Однією з не менш важливих процедур є перевірка документів, отриманих від третіх осіб. Проводячи цю процедуру, аудитори звертають увагу на правильність складання і оформлення цих документів, а також на своєчасність, точність та повноту відображення їх в бухгалтерському обліку.

Перевірка арифметичних розрахунків проводиться в залежност від оцінки аудитором стану внутрішнього контролю на ТзОВ «Інтер-Синтез». В даному випадку стан системи внутрішнього контролю є задовільним, тому перевірка арифметичних розрахунків проводиться вибірково. Зокрема перевіряються суми в журналі № 3 та відомостям до нього.

В аудиторській перевірці широко застосовується ряд прийомів і методів економічного аналізу, зокрема аналіз фінансового стану підприємства, який наведений у пункті 2.7.

2.6 Опис контрольних  процедур для виявлення можливих  порушень під час проведення  аудиту дебіторсько заборгованості

Аудит розрахунків проводиться в кілька етапів. На першому необхідно встановити, чи не є відображена в балансі заборгованість простроченою, на другому етапі розглядається дебіторська і кредиторська заборгованість, щодо якої минув термін позову, списання заборгованості та правильність ведення обліку. Спочатку перевіряють дані активу балансу за відповідними рахунками. Ці дані за рахунками 16, 36, 37, 38, 63 та ін. порівнюють з даними журналів та відомостей на певну дату (1-ше число місяця). Після цього аудитор вивчає договори на поставку продукції, передбачену форму розрахунків, застосування попередньої оплати покупця продукції, зокрема плановими платежами, розрахунковими чеками, векселями, акредитивами, дорученнями, установлює, з чиєї ініціативи обрана невигідна для підприємства форма розрахунків і які заходи вживаються щодо поліпшення системи розрахунків. Важливим питанням є оцінка дебіторської заборгованості для відображення її в балансі підприємства. Згідно зі Стандартом 10 дебіторська заборгованість ма відображатись у балансі за чистою реалізаційною вартістю, тобто за реальною сумою заборгованості, яку підприємство може мати. Необхідно також врахувати знижки з ціни, що їх надають клієнтові, а також повернення товарів покупцями. Для аудиту важливо знати відсоток безнадійної дебіторської заборгованості, для того щоб перевірити інформацію про створення резерву сумнівних боргів. Згідно з принципом обережності підприємство повинно наприкінці року визначити суму безнадійних боргів і створити резерв для її погашення за рахунок витрат поточного року. Під час перевірки обліку дебіторської заборгованості було виявлено, що на підприємстві не створено резерву сумнівних боргів. Для отримання інформації про реальний стан дебіторської заборгованості можна надіслати листи-запити підприємствам-боржникам про звірку даних та самостійно провести зустрічн перевірки.

Особливу увагу аудитор має зосередити на контролі позовно давності заборгованості, що значиться на балансі як реальна, а насправді строки стягнення через арбітраж чи суд адміністрацією підприємства пропущені, тому вона підлягає списанню на збитки. Аудитор мусить виявити причини безгосподарності, місце утворення збитків та винних за них осіб. З'ясовують, чи немає випадків приховування дебіторської заборгованості відбиттям в баланс вгорнутого сальдо замість розгорнутого. Під час вивчення цього питання розглядають такі рахунки: «Розрахунки з покупцями і замовниками», «Розрахунки з постачальниками і підрядниками», «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами» тощо. Необхідно підкреслити, що зменшення дебіторської заборгованості не порушує рівності активу й пасиву балансу. Іноді окремі керівники та головн бухгалтери вуалюють дебіторську заборгованість, щоб мати підставу для одержання премій. У зв'язку з цим необхідно перевіряти первинні документи. Завданням аудиту дебіторської заборгованості є перевірка реальності (правдивості) та правильності її оформлення, правильності визначення ймовірності повернення ц заборгованості.

Перевіряється заборгованість у розрізі окремих покупців, замовників і дат виникнення заборгованості, термін утворення якої більше року. Така заборгованість (за наявності виправдовувальних документів) може бути віднесена до позареалізаційних витрат і списана на збитки як дебіторська заборгованість, за якою минув строк позовної давності, або за іншими боргами, нереальними до стягнення за рішенням інвентаризаційної комісії. Необхідно вивчити аналітичні рахунки за кожним дебітором і встановити, чи немає знеособлених аналітичних рахунків. Важливим є вивчення показників якості та ліквідност дебіторської заборгованості. За даними відомості обліку з покупцями замовниками аудитор може скласти аналітичну таблицю, за якою аналізується стан дебіторської заборгованості за строками виникнення.

Щомісячне ведення такої відомості дає змогу бухгалтеру аналізувати дебіторську заборгованість і своєчасно вживати заходів щодо усунення простроченої заборгованості. Такий аналіз дебіторської заборгованості, як було зазначено вище, здійснюється за даними внутрішньої звітност підприємства і використовується для потреб управління. Але, як відомо, зовнішн користувачі інформації, які перебувають у ділових взаємовідносинах з підприємством, також дуже заінтересовані мати інформацію про його дебіторську заборгованість, оскільки зростання її завжди свідчить про нестабільний фінансовий стан. Тому для аудитора дуже важливо дати достовірну оцінку тако заборгованості. За даними бухгалтерської звітності (ф. 1, ф. 2), визначається цілий ряд показників, що характеризують стан заборгованості, наприклад частка сумнівної дебіторської заборгованості в загальному обсязі заборгованості, відсоток, оборотність дебіторської заборгованості тощо. Методика аудиту показників оборотності дебіторської заборгованості: дані за звітний період зіставляються з даними за минулий рік (або за інший звітний період). Вивчення претензійних сум починається з аналізу та інвентаризації заборгованості за кожною сумою. На підприємствах звіряння розрахунків необхідне. Для цього дебіторам надсилають виписки з особистих рахунків або направляють до них для взаємозвіряння спеціалістів.