Організація бухгалтерського обліку на прикладі СТОВ «Іва» Роздільнянського району Одеської області

Міністерство фінансів України здійснює методологічне керівництво обліком: затверджує за згодою Мінстату типові плани рахунків, типові форми обліку, розглядає бухгалтерські звіти міністерств і відомств, положення і інструкції на окремих ділянках обліку, здійснює державний контроль за дотриманням фінансової дисципліни.

Таким чином основними завданнями бухгалтерського обліку є:

1)забезпечення керівних  органів достовірною економічною  інформацією для обґрунтованого  прийняття управлінських рішень;

2)контроль наявності, надходження  і використання грошових та  матеріальних засобів виробництва;

3)достовірне визначення  податкових платежів і контроль  за правильністю й своєчасністю  їх сплати;

4)складання та подання  бухгалтерської звітності;

5)економічне використання  коштів на збирання та опрацювання  економічної інформації;

6)своєчасне запобігання  негативним явищам у фінансово-господарській  діяльності, виявлення і мобілізація  внутрішньогосподарських резервів.

У відповідності з Положенням про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні, основними функціями бухгалтерських служб по управлінню і організації бухгалтерської роботи в міністерствах і відомствах є: здійснення методичного керівництва бухобліком і звітністю; розробка галузевих і відомчих положень, вказівок та інструкцій, вжиття заходів по механізації і автоматизації бухобліку, впровадження АСУ; розробка форм первинної документації на основі типових форм; контроль за роботою бухгалтерії підлеглих організацій, підвідомчих ланок управління; подання у встановленому порядку іншим службам апарату управління необхідної обліково-аналітичної інформації; участь у розробці нормативних документів з планування і фінансування; здійснення заходів по підвищенню кваліфікації бухгалтерських працівників; організація робіт по забезпеченню підвідомчих органів бланками облікової і звітної документації, вказівками і інструкціями по їх заповненню.

Таким чином держава гарантує безперервний розвиток бухгалтерського обліку, його організацію.

Організація бухгалтерського обліку в підрозділах господарства, а також штати працівників що приймають участь у обліковому процесі дуже залежить від вибору варіанта облікових взаємовідносин між структурними підрозділами господарства й центральним органом управління. Обліковий процес технологічно дуже складний і достатньо різноманітний. Тому він повинен бути розділений між окремими виконавцями - обліковими працівниками. На нинішньому етапі розвитку науки розроблені і використовуються три форми розподілу облікової праці і побудови обліку: централізована, децентралізована і неповна централізація обліку в межах одного економічного суб'єкта.

При централізованій формі весь апарат облікової служби, як методично, так і адміністративно підпорядкований одному керівнику - головному бухгалтеру і сконцентрований в центральній бухгалтерії. Тут зосереджується ведення всього синтетичного в аналітичного обліку. Завдяки централізації обліку можна одержувати звітність у розрізі окремих структурних підрозділів господарства і повніше використовувати за призначенням працю працівників та потужність лічильно - обчислювальної техніки.

В окремих виробничих підрозділах оформляють тільки первинну документацію і здають в бухгалтерію без попереднього4опрацювання або з не значним опрацюванням.

В централізованій бухгалтерії створюються внутрішні структурні підрозділи по окремих технологічних ділянках - сектора. Наприклад, сектор обліку матеріалів, сектор обліку праці і заробітної плати, сектор розрахунків тощо. При цьому дотримуються оперативно — виробничого принципу розподілу праці. Структура централізованої бухгалтерії формується залежно від умов роботи, змісту, обсягу, територіальної віддаленості та інших факторів.

Наступній вид організації - це децентралізована форма обліку. Вона запроваджується у великих підприємствах з великою кількістю господарських операцій у виробничих підрозділах, часто ці підприємства мають значні площі і можуть мати підрозділи що знаходяться на окремому балансі. В кожному такому підрозділі є свій обліковий апарат на чолі з старшим бухгалтером. Отже, затрати праці та коштів на ведення обліку, а також строки складання звітності по господарству в цілому значно збільшується, що негативно впливає на оперативність облікової інформації.

Таким чином в кожному обліковому підрозділі не тільки оформляють первинні документи, а й опрацьовують їх, ведуть синтетичний і аналітичній облік господарських операцій з використанням робочого плану рахунків, складають періодичну бухгалтерську звітність, в тому числі й бухгалтерський баланс по підрозділу тощо. Баланс і звітні форми підрозділ здає у центральну бухгалтерію підприємства. Функції центральної бухгалтерії при цьому зводяться до перевірки облікових даних і організації економічного контролю і ревізійних перевірок.

Найбільш раціональним протягом багатьох років вважається варіант неповної централізації обліку дуже поширений у підприємств з різними формами власності та організації. Теоретично, у кожному структурному підрозділі господарства має бути рахівник або бухгалтер, який опрацьовує первинні документи, формував нагромаджувальні та зведені документи, фіксує господарські операції в реєстрах первинного обліку і нараховував заробітну плату працівникам підрозділу й складав місячну звітність — Виробничий звіт, який після перевірки ставав підставою для підготовки бухгалтерських проводок центральною бухгалтерією.

 

 

3.2.Організація  бух. обліку в бухгалтерії господарства.

         3.2.1.Графік документообігу і його виконання.

 

Графік документообороту є однією з головних складових графіка обліку, тому питання про організацію документообороту за графіком є дуже важливим. Цей графік вимагає дотримання кожним виконавцем точних строків виконання не лише певної облікової або звітної роботи, а й кожної її операції, частини, деталі. Графіки документообороту можна складати як окремо на кожен вид документу, так і на весь перелік документів що використовуються в структурному підрозділі господарства. Другий варіант застосовують за умови невеликої кількості видів документів з одним і тими ж самими інстанціями просування. Але доцільніший перший варіант, що дає змогу конкретно й детально описувати шлях руху кожного виду документу, не обтяжуючи графік рядками, які потрібні для  інших документів, але зайві для даного виду.

Проект кожного графіка складає головний бухгалтер при допомозі бухгалтерів відділів, потім його обговорюють на нараді, а після внесення поправок графік затверджує керівник підприємства.

Графік складають у двох примірниках: перший передається структурного підрозділу господарства й вивішується в конторі або біля робочого місця бригадира, інший зберігається у головного бухгалтера.

Графік документообороту - найбільш трудомістка частина плану організації обліку. Впровадження їх організовує і впорядковує обліковий процес, підвищує відповідальність кожного працівника, вносить чіткість і злагодженість у роботі посадових осіб, які оформляють і обробляють документи. Завдяки графікам рівномірно надходять документи до бухгалтерії, ритмічно працює обліковий апарат, а також, своєчасно складається звітність. Результатом впровадження графіка звичайно є скорочення облікового апарату й підвищення його контрольних функцій, адже графіки виключають періоди підвищеного навантаження, які вимагають надмірної чисельності апарату, позбавляючи його можливості здійснювати контрольно - аналітичні функції.

Документооборот тримає й після здавання в бухгалтерію документа, але ця його частина фіксується вже в плані виконання облікових робіт, а точніше - в індивідуальних графіках роботи облікового апарату.

 

До основних принципів побудови графіків документообороту відносяться

 

1)документ треба складати  в момент виконання операції, після створення він проходить  лише ті інстанції де здійснюється  контроль за цією операцією. З  графіка повинні бути виключені  ті інстанції, де його тільки  формально візують без перевірки; 
2)час просування документа від місця складання до бухгалтерії повинен бути мінімальним, а надходження документів в бухгалтерію рівномірним; 

3)у графіку повинен  бути чітко зазначений час  складання документу, строки передачі  від виконавця до іншої особи, які повинні бути узгоджені.

 

Рис. 3.1 Принципи побудови графіків документообороту

 

Необхідно, щоб організація документообороту базувалась на мінімальному часі, який витрачається на оформлення документами господарських операцій, застосуванні найдосконаліших способів і засобів обробки та просування документів, групування та одержання потрібних узагальнених відомостей. Кожна стадія праці над документами передбачає попереднє планування, регулювання документопотоків і здійснення контролю за дотриманням встановленого документообороту.

Господарські операції оформляють документами до початку або в момент їх виконання. Затримка відбивається як на наступних господарських процесах, так і на вірогідності відображення господарської діяльності в документах. На оформлення  документів впливають носії інформації, що застосовується в сільських господарствах, способи фіксування вихідної інформації, ступінь використання обчислювальної техніки. Організація документообороту дуже залежить від організації виробництва, кількість вироблених підрозділів, їхньої структури тощо. Так в СТОВ «Іва» всі документи складаються вручну без використання автоматизованої системи обробки інформації , тому, якщо документ повинен пройти декілька інстанцій, то він надходить у бухгалтерію, разом зі зведеними даними через деякий проміжок часу, який іноді перевищує встановлені норми . тому щоб обліково — економічна інформація чітко і власно надходила з місць її утворення до місць опрацювання, треба встановити по кожному об'єкту обліку та виду документів тверді строки передачі їх бухгалтерії.

 

 

3.2.2.Розподіл обов'язків між працівниками бухгалтерії господарства.

 

Важливим єтапом організації обліку є розробка посадових інструкцій. Першим етапом при цьому є розробка посадової інструкції кожного облікового працівника, за структурою яка аналогічна до «Положення про відділ з обліку», де деталізуються функції, права та відповідальність. Облікові роботи між конкретними виконавцями розподіляють згідно з посадовими функціями, визначеними у відповідних інструкціях. Розробку посадових інструкцій у кожному конкретному господарстві здійснює головний бухгалтер. Відповідно до Статуту підприємства, на підставі штатного розпису він готує список виконавців облікових робіт, до яких потрібно розробити проекти посадових інструкцій. За основу беруть проекти посадових інструкцій працівників обліку, рекомендовані в кожному з розділів (організації обліку матеріальних цінностей, розрахунків, витрат виробництва тощо).

У подальшому розробка посадових інструкцій зводиться до обговорення проекту з конкретним працівником, який здійснює облік на даній ділянці. Потім проекти уточнюють та узгоджують на нарадах працівників обліку господарства; затверджує голова, після чого посадова інструкція набуває сили.

Посадові інструкції створюють нормативно - правову основу для правильного застосування заходів дисциплінарного та матеріального впливу на осіб, які не виконують покладених на них обов'язків. Через посадові інструкції фіксуються трудові функції кожного працівника, готуються умови для стандартизації та уніфікації облікової праці в умовах механізації облікових робіт.

Кожна посадова інструкція складається з чотирьох розділів: «Загальні 
положення», «Обов'язки», «Права», «Відповідальність».

У першому розділі «Загальні положення» визначаються: службове положення працівника в бухгалтерії, кому він і хто йому безпосередньо підпорядковується, основні завдання і документи якими керуються в своїй практичній діяльності, а також яка потрібна кваліфікація.

Другий розділ - «Обов'язки» - містить перелік функцій, робіт, їх меж для кожного працівника облікового апарату в конкретних умовах господарства. Функції кожної посадової особи визначають на підставі розподілу всього комплексу облікових робіт.

У третьому розділі - «Права» - записують права облікового працівника що є важливим засобом виконання покладених на нього обов'язків і випливає з його конкретних завдань. Законодавство встановлює основні і загальні для всіх господарств  положення, які характеризують права працівників.

Кожен обліковий працівник повністю відповідає за доручену йому ділянку роботи, за точне й своєчасне виконання покладених на нього обов'язків, за дотримання встановленого порядку. У розділі «Відповідальність» перераховуються найважливіші функції, за виконання яких кожен працівник відповідає персонально (передусім за дотримання графіку документообігу на своїй ділянці, грамотне та якісне оформлення облікової  документації, за своєчасне складання та здачу бухгалтерської звітності статистичним органам, банку, податковому органу, вищестоящій організації).

Складання переліку окремих груп облікових працівників і зазначення їх основні функції дуже зручно з використанням функціональних сіток.

Функціональна сітка робить чіткою працю облікового апарату, упорядковує її, підвищує  відповідальність виконавців за доручену роботу, полегшує складання  структурних і зведених графіків облікових і звітних робіт узгоджених з працею інших служб.