Організація бухгалтерського обліку на прикладі СТОВ «Іва» Роздільнянського району Одеської області

Для кожного структурного підрозділу облікового апарату, внесену у функціональну сітку, потрібно скласти перелік посад облікових працівників, які належать до цієї групи, зазначивши їх основні функції відповідно до посадових характеристик. Такий перелік називається функціональною картою. Функціональні карти є керівним документом для працівника, який очолює структурний підрозділ облікового апарату і надають неоцінену допомогу в розподілі та перерозподілі обов'язків між працівниками облікового апарату при зміні його структури, скорочені.

Таким чином для визначення чіткого кола обов'язків, прав і відповідальності, зафіксованих у посадових інструкціях, функціональних сітках і функціональних картах, підвищує ініціативу працівників, зменшує втрати робочого часу , поглиблює професійні навички та знання, активізує оперативність та дієвість обліку. Тому розробка  і впровадження науково- обґрунтованих посадових інструкцій працівників обліку є одним з важливих факторів об'єктивної роботи облікової служби.

Успішна реалізація завдань раціональної організації бухгалтерського обліку можлива при наявності певних умов та передумов. Однією з таких передмов являється висока кваліфікація та ділові якості головного бухгалтера, так як організація бухгалтерського обліку на підприємстві - його прямий обов'язок, зафіксований у Положенні про головного бухгалтера.

 Головний бухгалтер  повинен мати вищу спеціальну  освіту, високий рівень теоретичної  підготовки, достатній практичний  досвід, знати економіку і організацію  підприємства, досконало володіти  технологією обліку, бути в курсі  найновіших досягнень обліку та економічної думки, розбиратися в конкретних економічних питаннях.

В СТОВ «Іва» головний бухгалтер наділений певними правами,  обов'язками та несе відповідальність в межах своїх повноважень. (додаток Д)

3.2.3.Порядок узагальнення даних первинних документів і відображення їх в облікових регістрах при різних формах обліку.

Питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник, який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавчих та установчих документів. Організація економічної інформації засобами обліку охоплює також і обробку документів, яка має забезпечити швидке та вірогідне відображення в обліку господарських операцій. На досягнення цієї мети повинні спрацьовувати всі чотири стадії обробки: попередній контроль, наступний, групування даних, зафіксованих у документі та складання бухгалтерської проводки.

Попередній контроль, який здійснює головний бухгалтер підприємства, полягає в перегляді та звітування договорів, угод, наказів про ставки заробітної плати, наказів про прийоми та звільнення робітників та службовців, а також у перегляді та підписуванні касових і банківських документів для проведення грошових і розрахункових операцій. Попередній контроль здійснюють також інші особи (комірники перевіряють , чи правильно оформлені документи на відпуск цінностей, касири — справжність підписів касових ордерів тощо).

Наступний контроль складається з таких стадій: формальна перевірка документу (перевірка правильності і вірогідності), перевірка по суті (на законність і доцільність операцій) та арифметична перевірка підсумків.

Групування даних первинних документів потрібне для того , щоб краща уявити сукупність однорідних господарських операцій за певний період, узагальнити ці операції систематизацією окремих показників у спеціальній таблиці, скоротити таким чином кількість показників, які відображають у реєстрах поточного обліку, й цим полегшити сприймання його даних. Це дуже важливо для аналізу й оцінки діяльності підприємства та його окремих ділянок, для складання звітності.

До групування вдаються, як правило, у відомостях різної форми залежно від характеру даних і способу їх записування. Можна зробити просте нагромадження даних первинних документів, записати їх у відомість у такому порядку як і в документі. Показники первинних документів можна розподілити на кілька «тем» і внести в різні відомості (наприклад, при обробці облікових листів тракториста - машиніста нагромаджувати показники роботи трактора в одній відомості, витрати палива в другій, а нараховану зарплату - в третій).

Доцільно використовувати таку форму відомості, у якій показники розташовані у послідовності, що забезпечує одержання підсумків для бухгалтерської проводки, для записів у реєстрах аналітичного обліку, для контролю виконання планових завдань та інших цілей. Такі групувальні відомості звичайно мають форму запиту з підрізами по горизонталі та по вертикалі та записами по кожному документу окремо або по групі документів. В останньому випадку однорідні документи попередньо комплектують за окремими ланками господарства або за іншою ознакою, до них прикріплюють ярлик із зазначенням назви документів, кількості їх, приналежності до ділянки господарства, порядкових номерів, а також підсумків по кожному показнику, підрахованих по ланці в цілому. Документи перегортають для підрахунку кожного показника окремо. Підсумки записані на ярликах переносять у групувальні відомості.

При механізованому групуванні показників документів групувальні відомості складають у вигляді машинограм.

Усі зазначені способи групування показників дуже трудомісткі, потребують багаторазового перегортання документів тощо. Тому при розробці способів і прийомів опрацювання первинних документів, зокрема групування їхніх показників, слід керуватися такими принципами.

1. Ознаки  для  групування треба порівняти з планом, інакше потрібні будуть вибірки контролю виконання плану.
2. показники у групувальній відомості слід підсумовувати так, щоб результати були придатними для контролю виконання плану як по підприємству в цілому, так і по окремих ділянках та виконавцях (наприклад, виконання плану продуктивності праці у цілому, окремими бригадами, ланками, робітниками.)

3 При підсумуванні показників  у групувальній відомості слід  забезпечити можливість контролю  за збереженням власності. Тому  показники руху цінностей у  різних складах, довірених різним  матеріально відповідальним особам, доцільно групувати окремо.

4. Показники групувальної відомості повинні бути придатними для складання бухгалтерської проводки в запису операції за рахунками аналітичного обліку без додаткових вибірок і повернень до первинного документа. Це так само обов'язкове і для автоматизованої обробки даних.
5. Побудова групувальної відомості повинна відповідати позиціям звітних форм, щоб наприкінці звітного року підсумки  групування можна перенести безпосередньо у звіт без повторних розрахунків та вибірок.
6. Групувальні відомості треба групувати так, щоб забезпечити поглиблений аналіз господарської діяльності як підприємства в цілому, так і окремих ділянок, тощо.
7. Треба щоб  документ був опрацьований (разом із його записом до групувальної  відомості, протягом одного робочого дня, бо багаторазові повернення до документа можуть призвести до чисельних помилок, потребують системи звірянь і перевірок, а це збільшує трудомісткість роботи. Практика показала, що тільки разове перегортання документів, складених у великому господарстві протягом місяця, потребує праці на 3-4 людино-дні.

Ці принципи розповсюджуються на всі форми обліку, оскільки первинний облік, майже однаковий. В тому числі в СТОВ «Іва» кожен первинний документ проходить чотири стадії обробки, але організація опрацювання їх з складання  відомостей не відповідає деяким критеріям, зазначених вище.

3.2.4.Організація  діловодства і архіву.

Взаємовідносини бухгалтерії з оперативно відокремленими підрозділами підприємства полягають у тому, що перша отримує від них потрібну для обліку і контролю документацію і, у свою чергу, забезпечує їх економічною інформацією про результати їхньої роботи.

У господарстві встановлюють єдиний порядок приймання документації, яка надходить, її реєстрації, відправки документів своїм контрагентам, зберігання відпрацьованих документів, формування папок, справ тощо. Вихідним елементом організації діловодства номенклатура — перелік назв справ господарства для групування та зберігання в них документів. Загальну номенклатуру справ для господарства складає канцелярія, погоджуючи її з різними підрозділами, в тому числі з бухгалтерією, в СТОВ «Іва» дані канцелярні роботи виконує помічник економіста. У номенклатурі зазначають перелік справ, які необхідно відкрити для зберігання. Змістовно розроблена номенклатура справ має велике значення для правильної організації діловодства в цілому, надає спрямованості всій бухгалтерській роботі.

Наскільки важливим є діловодство для бухгалтерської роботи, слід відмітити те, що у багатьох зарубіжних країнах є частиною бухгалтерської служби.

Аналогічно тому, як план рахунків бухгалтерського обліку визначає систему поточного обліку, так номенклатура справ діловодства визначає систему документування, зберігання документів та усі пов'язані з ними справ.

Після закінчення строків зберігання документів, які не підлягають передачі на державне архівне зберігання, знищують, а інші в архів. Тому важливою роботою є організація архіву на підприємстві.

Архів підприємства ділиться на постійний і поточний. Постійний архів 
складають документи за ті роки й місяці, за які вже складені бухгалтерські 
звіти, а поточний - документи за місяць, на який бухгалтерський документ 
не складено.

Поточний архів підприємства тримають в папках або зв'язаних папках на стелажах, полицях, у шафах ящиків столів у приміщені бухгалтерії, якщо в неробочий час всі місця зберігання зачиняються. Зразу ж після складання бухгалтерського звіту за місяць, до якого належать документи поточного архіву, їх передають у постійний архів. Архів підприємства організований на місці, перебуваючи під контролем Центрального державного архіву України. Відповідальною особою за організацію та зберігання архіву головний бухгалтер підприємства. Постійний архів підприємства розміщується в обладнаному стелажами спеціальному приміщені, входити до якого дозволяється архіваріусу головному бухгалтерові.

Обов'язки архіваріуса пов'язані з не складними процесами тому вони покладені на працівника бухгалтерії. Архіваріус зобов'язаний приймати до архіву папки з документами, оформленими належним чином, записувати їх у архівну книгу, щорічно вибраковувати справи, термін зберігання яких минув, робити про помітку в архівній книзі, стежити за збереженістю архіву та робити перевірку наявності справ. Ключі від архіву зберігаються у архіваріуса. Справи з архіву видаються за письмовою вимогою головного бухгалтера, або компетентних органів.

Тривалість зберігання документів різна. Так, наряди на працю та журнали - ордери зберігаються протягом трьох років, розрахунково-платіжні відомості та особові рахунки до рахунка розрахунків з робітниками - 75 років. Документи з строком зберігання не більше одного року здавати до архіву після звичайного підшивання в папки або папки будь якої товщини без картонної обкладинки. Решту документів треба оправити в папки. На верхній обкладинці папки зазначають: назву підприємства, назву справи, індекс справи, рік і місяць початку і закінчення справи.

Папки здають архіваріусу по опису, у якому він розписується. Опис зберігається у головного бухгалтера. Архіваріус записує папки в архівну книгу й проставляє на кожній папці номер за архівною книгою. Зникнення папок з архіву оформляють актом при обов'язковій участі представника міліції. Складається акт і при щорічному вибракуванні справ з архіву, тут обов'язковим є присутність представника Центрального державного архіву України або відповідного відділу міліції. В архівній книзі робить запис про вибракування та спалювання справ, а самі акти передають головному бухгалтеру для зберігання.

Таким чином у правильно організованому архіві забезпечена схоронність документів, які використовуються як доказовий матеріал під час ревізій, аудиту тощо, при вивченні окремих питань, видачі довідок. Короткі вказівки про зберігання поточного архіву міститься в спеціальному розділі діючого положення про документи й документоборот у бухгалтерському обліку.

3.3.Перспективи  удосконалення бух. обліку в сільськогосподарському підприємстві.

В умовах переходу до ринку бухгалтерському обліку, аналізу і контролю відводиться вирішальна роль у збереженні форм власності, раціональному використання всіх видів ресурсів, активізації боротьби с безгосподарництвом. Посилення контролю за ефективністю використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів є одним з найважливіших завдань послідовного та постійного удосконалення організації облікового процесу.

Без удосконалення організації обліку й аналізу не вдається реалізувати такі важливі завдання, як підвищення ефективності виробництва, зростання продуктивності праці, ресурсозбереження, збільшення прибутків, раціональне використання й прискорення обігу оборотних коштів. Це викликає потребу глибокої, якісної перебудови бухгалтерського обліку відповідно до нових умов управління економікою.