Основные подходы к определению метода бухгалтерского учёта в отечественной и зарубежной литературе

Внешние документы поступают на предприятие с других предприятий (счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.),

По способу охвата операций первичные документы подразделяются на разовые, накопительные и группировочные.

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (наряд на работу).

Накопительный документ отражает однородные разовые операции в последовательности порядка их составления. Накопительные ведомости составляются по приходу материалов на склад, расходу материалов со склада, по приходу денег в кассу и др. Использование этих документов сокращает количество документов в обороте предприятия, ускоряет процесс документального оформления операции и сокращает расходы по ведению бухгалтерского учета.

Группировочным считается документ, в котором отражается информация из однородных разовых документов, сгруппированных по тем или иным видам материалов, затрат и. т. д.

Путь движения документа  от момента составления до архива называется документооборотом.

На этапе первичного наблюдения на первый план выступает документирование - первичная регистрация хозяйственных операций в момент и в местах их совершения с помощью документов при соблюдении определенных требований, в результате чего документ приобретает юридическую силу. Даже если операция зафиксирована на машинном носителе, то в последующем она должна быть оформлена в соответствии с унифицированной системой документации. Если в организации не создана система организации и ведения первичного учёта, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Первичные учётные документы обеспечивают бухгалтерскому учету сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия. Согласно статьи 9 закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков — Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование, номер документа, дату и место его составления;
• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;
• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера  хозяйственных операций и системы  обработки данных в первичные  учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, — непосредственно после ее совершения.

В первичных учетных  документах стирание записей и неоговоренные  исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Первоочередное требование к документам - своевременность составления, полнота и достоверность информации, обеспечивающие возможность предварительного, текущего и последующего контроля  хозяйственной деятельности организации и активного воздействия на результаты ее работы.

Однако ряд хозяйственных  операций нельзя оформить документально  в момент их совершения. Так, отдельные  виды товарно-материальных ценностей  имеют тенденцию к усушке, утруске, распылению и другим процессам, порождающим неизбежную естественную убыль. В других случаях потери, недостачи возможны из-за небрежности в работе материально-ответственных лиц, ошибок, обмана и т.п.; стихийных бедствий (пожара, наводнения и пр.). Выявление подобных фактов и оформление их в учете производится путем инвентаризации, которая является продолжением документирования.

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств – это проверка и документальное подтверждение фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета. Обязательной инвентаризации подлежит все имущество организации, а также имущество, не принадлежащее организации и учитываемое за балансом: арендованные основные средства; объекты интеллектуальной собственности, взятые во временное пользование; сырье и материалы, полученные для переработки; товары и иные виды имущества, находящиеся на ответственном хранении либо принятые на комиссию; оборудование, принятое для монтажа, и т.д.

Основными нормативными документами, которыми следует руководствоваться  при проведении инвентаризации, являются:

1. Закон РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (в ред. от 25.06.2001 № 42-З) ;
2. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Минфином РБ 05.12.1995 № 54 ;
3. Разъяснение к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденным Министерством финансов РБ 05.12.1995 № 54, утвержденное приказом Минфина РБ от 18.05.1999 № 126.

Статьей 12 Закона определено, что порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых  при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при смене собственника или реорганизации организации;
• при ликвидации (упразднении) организации;
• перед составлением годовой отчетности;
• при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, утраты и (или) порчи имущества (в т.ч. по причинам пожара, стихийного бедствия и т.п.); 
  при передаче имущества государственного УП в аренду, его купле-продаже;
• по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством РБ.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия. При большом  объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. В состав комиссий включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.), представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

К началу инвентаризации в бухгалтерии необходимо закончить  обработку всех документов по приходу и расходу ценностей, произвести соответствующие записи в регистрах аналитического учета и определить остатки на день инвентаризации.

Материально ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом  наличии имущества и реально  учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или  акты инвентаризации не менее чем  в двух экземплярах. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Фактическое наличие  имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Проверка фактического наличия  имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Описи подписывают все  члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризация денежных средств на счетах в банках производится путем сверки остатков, числящихся в бухгалтерском учете организации, с данными выписок банков. 
Результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей, отражаются в сличительных ведомостях.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии со ст. 12 Закона и разд. 5 Методических указаний.

Излишки имущества, денежных средств подлежат оприходованию  и зачислению на увеличение бюджетного финансирования или внебюджетных источников с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

Стоимость недостачи, порчи  или иной утраты имущества в пределах норм естественной убыли списывается  по распоряжению руководителя организации на расходы (затраты) организации.

Нормы убыли могут  применяться лишь в случаях выявления  фактических недостач и только после  зачета недостач ценностей излишками  по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице все  же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники  пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как  недостачи сверх норм убыли и  списываются на расходы организации, а в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие  объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Недостачи денежных средств  и имущества, а также порча  сверх норм убыли списываются  за счет виновных лиц, а при их отсутствии – на расходы организации. Основанием для таких записей являются решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание стоимости вреда с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Предложения о регулировании  выявленных при инвентаризации расхождений  фактического наличия ценностей  и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и  отчетности того месяца, в котором  была закончена инвентаризация, а  по годовой инвентаризации – в  годовом бухгалтерском отчете.

Оценка выявленных инвентаризацией  неучтенных объектов основных средств должна быть проведена с учетом рыночных цен, а амортизация определена по действительному техническому состоянию объектов с оформлением соответствующих актов.

Порядок отражения в  бухгалтерском учете хозяйственных  операций, связанных с проведением инвентаризации, приведен в Приложении 1.

Размер вреда определяется контролирующими органами в соответствии с Инструкцией о порядке определения  размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с  утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц, утвержденной постановлением Минфина и Минэкономики РБ от 24.03.2003 № 39/69* (в ред. от 28.06.2005 № 89/119).