Особенности учета и выдачи подотчетных сумм

 Аналитический  учет по счету 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" ведется  по каждой сумме, выданной под  отчет.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  корреспондирует со следующими счетами  бухгалтерского учета (таблица 1).

 

Таблица 1

Корреспонденция счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со счетами:
- по дебету		- по кредиту
50	Касса	07	Оборудование  к установке
51	Расчетные счета	08	Вложения во внеоборотные активы
52	Валютные счета	10	Материалы
55	Специальные счета  в банках	11	Животные на выращивании и откорме
76	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами	15	Заготовление  и приобретение материальных ценностей
79	Внутрихозяйственные расчеты	20	Основное производство
		23	Вспомогательные производства
91	Прочие доходы и расходы	25	Общепроизводственные  расходы
		26	Общехозяйственные расходы
		28	Брак в производстве
		29	Обслуживающие производства и хозяйства
		41	Товары
		44	Расходы на продажу
		45	Товары отгруженные
		50	Касса
		51	Расчетные счета
		52	Валютные счета
		55	Специальные счета  в банках
		70	Расчеты с персоналом по оплате труда
		73	Расчеты с персоналом по прочим операциям
		76	Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами
		79	Внутрихозяйственные расчеты
		91	Прочие доходы и расходы
		94	Недостачи и потери от порчи ценностей
		97	Расходы будущих  периодов
		99	Прибыли и убытки

 

В Таблице 2 представлены основные проводки по со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Таблица 2

Содержание хозяйственной  операции	Бухгалтерская проводка
	Дебет	Кредит
Отражена сумма наличных средств, выданных из кассы под отчет	71	50
Денежные средства перечислены подотчетному лицу с расчетного счета организации	71	51
Учтена сумма, полученная подотчетным лицом с денежных счетов другой организации	71	76
Отражена сумма не погашенной задолженности перед подотчетным  лицом, зачисленная в прочие доходы в связи с истечением срока  исковой давности	71	91
Оприходованы на складе организации материалы, приобретенные  подотчетным лицом	10	71
Учтены расходы по подотчетным суммам	20,25,26,44	71
Оприходованы на складе организации товары, приобретение и  доставка которых оплачена подотчетным  лицом	41	71
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, внесены в кассу организации	50	71
Не возвращенные в срок подотчетные суммы удержаны или не удержаны из заработной платы	94 70,73	71 94

 

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет, то есть по каждому подотчетному лицу отдельно.

 

5. Случаи выдачи денежных средств под отчет

 

Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы организации только на определенные цели.

В каких же случаях у организации  возникает необходимость отношений  с подотчетными лицами?

Во-первых, на хозяйственные нужды;

Во-вторых, организация выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку;

В третьих  наличные денежные средства могут выдаваться сотруднику на представительские расходы.

 

1. Выдача подотчетных сумм на хозяйственные расходы

Под расходами на хозяйственные нужды  обычно понимаются затраты по приобретению:

- канцелярских и почтовых;

- хозяйственных принадлежностей;

- материальных ценностей;

- денежных документов, комплектов бланков бухгалтерской отчетности;

- технической и экономической  литературы;

- бензина на автомобильно-заправочных станциях;

- продуктов питания;

- оплата мелкого ремонта и т. п.

Приобретение товарно-материальных ценностей в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

 

2. Выдача подотчетных сумм на командировку

"...Служебная командировка - поездка работника по распоряжению  работодателя на определенный  срок для выполнения служебного  поручения вне места постоянной  работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется  в пути или имеет разъездной  характер, служебными командировками  не признаются..."³

В случае направления работника  в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

³ Извлечение из документа: "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012).

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом.

Направление работников в  командировку должно быть оформлено  первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты». К числу таких документов относятся:

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а)⁴;

- приказ (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а)⁴;

- командировочное удостоверение (форма № Т-10)⁴.

Срок  командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени  нахождения в пути. Срок командировки работников в министерства, ведомства  Российской Федерации и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени  нахождения в пути.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном  удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне  выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Командированному сотруднику возмещаются  все произведенные им и документально  подтвержденные затраты на проживание в полном объеме.

⁴ Постановление от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Суточные  выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Особенности порядка направления  работников в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение).

Пунктом 10 Положения установлено, что суточные - это дополнительные расходы, связанные с проживанием  вне места постоянного жительства.

В соответствии с пунктом 17 Положения порядок и размеры возмещения суточных должны быть определены коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким локальным нормативным актом может быть, например, Положение о командировках.

Поэтому в каждой конкретной организации вопрос о размере  суточных, возмещаемых работодателем, решается самостоятельно.

В то же время нормативные  размеры расходов на выплату суточных, учитываемые или не учитываемые  для целей налогообложения, определяются Налоговым кодексом Российской Федерации.

Для того чтобы суточные можно было учесть в целях налогообложения  прибыли, но при этом они не облагались НДФЛ, их максимальный размер не должен превышать 700 рублей за каждый день командировки на территории Российской Федерации и 2500 рублей за границей. При этом указанный размер должен быть установлен коллективным договором или локальным нормативным актом.

В течение трех дней после возвращения  из командировки работник обязан представить  в бухгалтерию авансовый отчет  об израсходованных в связи с  командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету прилагаются командировочное  удостоверение, оформленное в установленном  порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование  постельными принадлежностями в  поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы.

 

1.5.3 Представительские расходы организации

Организация с целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами  и заключения новых хозяйственных  договоров осуществляет расходы, связанные  с приемом и обслуживанием  представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

Проводиться подобные мероприятия (официальный  обед, ужин и др.) могут либо непосредственно  в самой организации, либо с выездом  на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий, должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

К представительским расходам относятся  расходы налогоплательщика на официальный  прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в  переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших  на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий⁵.

К представительским расходам не относятся  расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения  заболеваний.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика  на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.